タスク管理ツールの選び方〜プロジェクトに合わせて最適なものを選ぼう〜
本記事はタスク管理ツールの選ぶ記述にして紹介するものです。
タスク管理ツールは無料で使えるものだけでもTrelloやTodoistなど数多く存在します。
同じようなタスクツールでも機能が異なったりターゲットが異なったりするため、目的によって選択すべきツールも異なってきます。
自分がどのような目的でツールを導入するかを考えてから導入するようにしましょう。
タスク管理ツールを選ぶ4つの基準
タスク管理ツールを選ぶ時は以下の4つの基準を考えるようにしましょう。
・目的は合っているか
・誰でも簡単に使えるか
・必要の機能はあるか
・プロジェクトや会社のやり方にマッチしているか
用途やターゲットが目的と合っているか
ツールによって用途やターゲットが異なっている為、目的によって選択するツールは異なってきます。
例えばTodoistというツールは個人のタスク管理を目的として作られているツールです。このツールを個人で導入する場合は問題ないでしょうが、チームで導入する場合は使いにくく感じます。
ツールの用途はターゲットを明確にして導入の目的と合っているかを確認するようにしましょう。
誰でも簡単に使えるか
ツールを使う上で「誰でも使えるツールかどうか」というところは意外と重要な要素です。
どれだけ有用なツールであっても使い方を学ぶのに時間がかかるようでは教育の為のコストが非常にかかります。
人が増えるたびに説明も必要になってくる為マニュアルの作成も考えなければなりません。
コストを下げるためにツールを導入するはずなのでマニュアル作成や使う為の教育など余計なコストの増加は出来るだけ避けましょう。
必要の機能はあるか
簡単なツールの方が良いですが、必要な機能があるかは必ず確認しましょう。
しかし、必要な機能が全て一つのツールに備わっているケースは稀だと思います。複数のツールを組み合わせて実現することも視野に入れましょう。
◆連携機能もチェック
最近は他のツールと連携することで足りない機能を補っているツールが増えています。一つのツールだけでなく複数のツールで目的を達成しようという試みです。
連携機能も活用すればより効率的にツールを活用できます。
プロジェクトや会社のやり方にマッチしているか
今進行中のプロジェクトの管理に不向きであったり会社のやり方にマッチしていないツールを導入するとかえって効率が悪くなります。
プロジェクトに合ったものを選ぶようにしましょう。
ただし、ツールに合わせてプロジェクトのやり方を変えたり会社のルールを変えるなど柔軟性は必要です。
複数のタスク管理ツールをピックアップしよう
一つのツールに絞り込まずにいくつかピックアップして実際に使ったり話し合ったりして導入を決めましょう。
タスク管理ツール導入の試用期間を設けよう
ツールを導入する場合は試用期間を設けることが大切です。
導入前はマッチしていたと思っても実際に使ってみると使いにくいというケースもあると思います。
「これは良いツールだからだし、新しいツールを導入するのは面倒」
と思うかもしれませんが、ツールは何年にも渡って使う可能があるものです。
3ヶ月程度の試用期間を設けてイマイチ使いにくいと感じたら他のツールに変えることも検討しましょう。
まとめ
今回はタスク管理ツールを選ぶ時の以下の4つの基準を紹介しました。
・目的は合っているか
・誰でも簡単に使えるか
・必要の機能はあるか
・プロジェクトや会社のやり方にマッチしているか
導入するツールを間違えると使い方を覚えるのに時間がかかったり、教育やマニュアル作成など余分な作業が発生します。
また、目的や会社のやり方にマッチしていないとかえって非効率になります。
ケースに合わせて最適なツールを選ぶようにしましょう。
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