案件の権限管理を効率化

法律事務所LEACT（以下LEACT）でコーポーレート、エンジニアをやっているMiuchiです。

顧客情報へのアクセス権限コントロールに関する業務効率化を行ったのでnoteに記載したいと思います。

背景

LEACTは企業法務に特化した法律事務所です。
法律事務所では、顧客企業の守秘性の高い情報を取り扱います。そのため、情報へのアクセスをコントロールすることが重要となります。

やりたいこと

クライアントごとに複数の案件があり、基本的に固定のチームメンバーで協力しながら案件対応をしています。
そのため最小限の範囲の弁護士メンバーに情報を共有することと、必要な弁護士メンバーが手間なく適時に必要な情報にアクセスできることを両立する必要があります。

課題・悩み

LEACTでは、弁護士が業務をする上で複数のサービスを導入しており、 コミュニケーションはSlack、ファイル管理はGoogleドライブ、タイムシートはToggl Trackを利用しています。
それぞれでアクセス権限の付与が必要となっています。

• Googleドライブのフォルダ

  • クライアント毎に必要なドキュメントを保存する場所

• Slackのチャンネル

  • クライアント毎に弁護士同士ややりとりを行う場所

• Toggl TrackのProject

  • 案件毎にタイムシートを記入する場所

全て手動でやっているとどうしても漏れが生じ、シンプルに非効率です。

やりたいこと

1. クライアントごと、案件ごとに、担当弁護士の最新情報を一覧で確認したい

2. 一つのアクションだけで、全てのサービスのアクセス権限をコントロールしたい

解決

やりたいことの2点を解決するためにNotionを利用することにしました。 権限の一括管理とコントロールを実現したのがこちらです。

※クライアント、案件はダミー

このNotionテーブルで担当弁護士を変更すればGoogleドライブ、Slack、Toggl Trackのサービスに連動する仕組みとなっています。

また、クライアントおよび案件はマスターとなるスプレッドシートと同期しています。
スプレッドシートで管理している理由はGASやZapierなどを使った連携を行うためです。

この案件の権限管理を利用することで、効率的で正確な権限管理が実現しました。
LEACTでは弁護士が弁護士業務に最大限集中できる環境を目指しています。

同じく情報の取り扱いや権限で課題をお持ちの方はぜひ参考にしていただければと思います。
法律事務所の業務効率化の支援もおこなっているので、お気軽にご相談ください。