議案の書き方シリーズ～青年会議所で式典を実施する際によく言われる意見➁～

こんにちは！
光秀マインド足立聖忠です！

昨日の記事の続きです。式典や大会のセレモニー、開会式等の運営用議案を作成する場合のポイントをそれぞれ解説してみようと思います。


①     会場選定、控室や動線
まずは会場の選定です。式典の全体参加者想定から収容人数で会場を検討します。会場によっては予約を半年以上前から抑えられたり、逆に３か月前までは抑えられなかったりとあります。ある程度選定の中で決まればまずは仮押さえをします。そうでないとその会場を前提に協議を進めていても「他が借りられて使えなくなりました」となるとすべてやり直しです。
会場の選定で収容人数以外に気にしておくべき点は、駐車場の台数や、周辺駐車場の有無です。そして来賓の方用の駐車スペースや動線（著名な方の場合一般受付を交わして控室に入れる動線が必要になります）
来賓やゲスト、オープニングを飾る芸者なども準備等で控室が必要になります。
そして会場の使用時間や控室の使用時間などもしっかりと価格表だけでなく打ち合わせをし、予算に盛り込んでいきます。公営施設は金額が安くなる場合がありますが季節によっては空調費がものすごく高い場合があります。また舞台等の設備使用料も個々で計算される場合もあるので要チェックです。議案上程の際も上記に書いたことを委員長が把握しているかという点で質問がきますのでしっかりと調べて答えれるようにしておきましょう。

➁来賓、参加者
お呼びする方を決めます。どんな団体がどんな式典を行うかですが、福知山青年会議所の場合で書きたいと思います。主にお呼びするのは自身の活動エリアの首長や、日頃より協働関係にある他団体の長。京都ブロック内の他の青年会議所理事長や役員。京都ブロック協議会会長、役員、青年会議所ＯＢ会の皆様といったところです。
式典をする際には首長や各団体の長に来賓いただくことで式典の格がぐっと上がります。逆に欠席が多かったり、代理出席が多いと見栄えもあまりよくなりません。
事業構築段階で案内が遅れたり、早めに日程をお伝えしておくこともとても大切です。また正式な案内文を出すことはもちろんですが、それまでに一声かけれる方であれば挨拶や電話等をしておくと出席いただけることが多くなります。紹介順や挨拶のことはまた次回書きますが、式典の内容により順番も結構決まっていたりします。間違えると色々言われます。

③タイムスケジュール
タイムスケジュールは当日の時間割を完ぺきに把握する必要があります。挨拶もしっかり時間を決めます。来賓等にも事前に祝辞以来の際に時間をお伝えするなど必要です。スタート時間も１分の誤差なくスタートし、終了もピッタリ終わらせれることを心がけます。その為には全体スケジュールの中で歓談や、アトラクションなどこちらで時間調整できる部分を間に入れ、押した場合に調整ができる準備が大切です。全体の流れを進むがままにしていると結構な時間の誤差が生じます。進行シナリオ等にどの部分で何時何分になっていたら遅れているのか早いのかを司会が確認できることが大切です。

④オープニング、演出
粛々とする式典もとても大切ですが、良い式典は時間の管理、受付や来賓の対応等以外に華やかさがあります。その華やかさを出す方法はいくつかありますが、オープニングの音楽の生演奏やムービー、芸者による演出などがあります。長すぎず、短すぎず、式典にテーマ等がある場合その趣旨に合う内容がベストです。議案の場合目的やその年のテーマやその年の工夫をだいたい質問されます。ある意味目玉的な部分ですのでここがワクワクする記載になっているとぐっと良い議案に見えます。

さて次回はポイントの後半を解説します。資料的な部分や当日対応の部分の資料作成や運営の注意点が主になります。式典を近に担当される委員長さんは是非３日分の記事をご覧ください。