多すぎる仕事への対処法

■精神論の限界
　仕事があるというのはありがたいことです。多くの引き合いがあるということは、仕事においては充実感につながります。しかし、仕事が多すぎると、深夜まで働くことや休日も仕事の対応に追われることになるかもしれません。短期間であれば何とか、精神論で乗り切れます。しかし、このような状態が何カ月も続くと、心身ともにつかれてしまいます。場合によっては、体や心を壊してしまうことにもなりかねません。そうはいっても、家族を養っているような場合には、簡単に仕事を止める事や減らすこともこともできません。

　このように、慢性的に仕事が多い場合に、精神論だけで仕事を乗り切ろうとするのは、危険です。とはいっても、どのようして仕事を効率的にできるのかということで悩まれている方いるかもしれません。仕事を効率化するためには、精神論ではなく、仕組化していくことが必要です。今回は仕事を効率化するための仕組化について５つのポイントをお話したいと思います。

■仕組化の5つのポイント
①戦略の見直し
　仕事を効率的に進めるための一つ目のポイントは、戦略を見直すということです。仕事が多すぎて困っている場合に、検討すべきポイントというのは、ご自身の時間の配分を見直すということです。仕事に避ける時間はどの程度あるのか、その時間に収めるためには、何をしなくてはいけないのか？といった観点で仕事を見直すことです。時には、取引先の絞り込みや納期の変更などを検討する必要も出てくるかもしれません。仕事が多すぎる時の対処法として一番インパクトが大きいのがこの戦略を見直すということです。戦略とは戦を略することです。精神論で自分の時間を使い切るのではなく、限られた時間をどこに使うのかという観点で戦略を見直しましょう。

②仕事のやり方の見直し
　２つ目のポイントは、仕事のやり方の見直しです。仕事のやり方で、仕事が効率的進むことがあります。やり方を見直すときには下記のような観点で見直せる仕事が無いか探してみてください。

・減らせる仕事は無いか？
・まとめて行うことで効率的になる仕事は無いか？
・順番を入れ替えることで効率的にできることは無いか？
・もっとシンプルにできないか？

　電話対応に追われて仕事が進まないときは、電話を受ける時間帯を決めてしまって、作業時間を確保するなどが有効かもしれません。このように、仕事のやり方の見直しが有効なケースもあります。

③アウトソース
　②の仕事のやり方を見直す中で、色々とアイデアが出るかもしれません。その中の一つとして、アウトソースする仕事が無いか探してみてください。電話の受付、経理処理、繰り返しの事務作業などは、アウトソースができるかもしれません。

④フォーマット化
　また、毎回決まって繰り返される資料作成やメールなどはフォーマットを決めてしまうことで、作業時間が大幅に短縮される可能性があります。

⑤自動化
　５つ目のポイントとして、②の仕事のやり方の見直しにおけるシンプルに行うことの一環で、ITツールを活用して自動化してしまうということも考えられます。

■仕組化の手順
　これらの５つのポイントについては、実行するための順番があります。５つのポイントの中で最も効果が大きいのは、①戦略を見直すということです。ですから、まず、仕事の戦略を見直すということを検討することをはじめに行ってください。順番を間違えると、せっかくの仕組がムダになってしまうからです。ITツールを使って自動化したとしても、もし戦略を見直すことによって、その業務自体が不要になったらどうでしょうか？せっかくの投資が丸々ムダになってしまいます。ですから、まずは戦略をみなすようにしてください。

　次に手を付けるべきは、②仕事のやり方の見直すということです。仕事のやり方を見直すことによって、必要な打ち手というものを洗い出すことが可能になります。つまり、仕事のやり方を見直す過程で、アウトソースやフォーマット化や自動化する対象となる仕事や方法のアイデア見てくるということです。

　以上のように、精神論でたくさんの仕事をさばききれないときや、深夜や休日まで仕事があふれてしまっているときには、仕組みを見直す時期に来ているのかもしれません。仕組みを見直すときは、５つのポイントあります。そして、５つのポイントの中でも、戦略を見直すことと、仕事のやり方をみなすことをまず行ってみると、改善のヒントが色々見つかるかもしれません。

（第50回 2022/3/8）