仕事を早くするコツ5選

■仕事の早さとは？
　仕事においてスピードは大切です。全ての仕事には締め切りがあります。例えば、誰かに会議の案内メールを出すという仕事について考えてみましょう。この場合、会議が始まる間近に会議の案内メールを出しても出席者が対応できないという事態になります。このような仕事の仕方は、締め切りに間に合っていないととらえられてしまいます。そして、締め切りに間に合わない仕事は、仕事をしたとはみなされません。また、仕事が遅い人の評価は下がり続けることになります。その人に仕事を依頼しても、仕事の成果が上がらないので、その人に対する信頼が失われていくからです。仕事が遅いというのは、仕事が出来ない人に共通する特徴かもしれません。

　ですから、仕事を早く仕上げることは極めて重要なのです。仕事で一定の成果をあげる人にはせっかちな人が多いように感じますが、これは仕事を早く終わらせるということと関係しているのかもしれません。仕事を早く進めるためには、コツがあります。今回は仕事を早く終わらせるコツを５つご紹介します。

■早く終わらせるコツ
①優先順位
　一つ目のコツは仕事に優先順位を付けることです。優先順位を付けるためにはタスクを洗い出すことが必要です。タスク管理やタスク設計については、別の記事を参考していただければと思いますが、タスクを洗い出し、優先順位を付けることは仕事を早く終わらせるために極めて重要です。

②一つの事に取り組む
　仕事の優先順位付けが終わった後は、最も優先順位が高い仕事、つまりこの瞬間にやらなくてはならない仕事に取り組みます。Panasonicの創業者の松下幸之助さんも「千の悩みも結局は一つ」という言葉を残しています。これは、経営者として取り組まなければならない課題や問題はたくさんあります。しかし、今この瞬間に取り組むことができるのは、一つの事だけで、その一つの事だけに全力を傾ければ良いのだということです。そして、その一つのことが終われば、次の重要な一つに取り組めば良いのです。そうすると、どんなにたくさんの仕事があろうとも、今この瞬間に取り組むべき仕事は常に一つの事だけなのです。
　仕事が出来ない人というのは、一つの事に取り組むことができない印象があります。たくさんの仕事がある場合にそのことに圧倒されて身動きが出来なくなってしまうとか、一つの事に集中せずにアレもコレも同時にやろうとして、結局一つも終わらないというような事態に陥っているように感じます。仕事がたくさんあったとしても、優先順位を付けたならば、安心してその一つの事に全力を傾けることが大切です。

③アウトプットから逆算
　次のコツはアウトプットから逆算して仕事を進めるということです。例えば、会議の議事録を書く仕事があったとします。この場合にアウトプットから逆算して仕事をする人は、会議中にワードやテキストファイルを画面に投影しながら決議事項やTo Do事項を記載していきます。そうすることで、会議の参加者の頭も整理されますし、議事録の内容に認識の齟齬が発生する可能性も低くなります。そして、会議が終わった瞬間に議事録を参加者に送付してしまいます。
　しかし、仕事が遅い人は、会議中はノートなどにメモを取ることや録音などをして、会議が終わってから議事録を書くので、やたらに時間がかかります。当然、画面に議事録を投影できないような場合もありますので、やむを得ない場合もありますが、少なくとも会議中に議事録の要点だけでも書いてしまうようにすることで、議事録の作成時間というのは圧倒的に削減可能です。
　また、仕事が早い人は、アウトプットのイメージを早い段階で上司や関係者とすり合わせようとします。これは、Quick ＆Dirtyという考え方でアウトプットとして完成していないものの、全体感がつかめるレベルまで仕上がったら早めにレビューをしてもらうことで最終的なアウトプットのイメージを確認し、素早く品質を高めていくという考え方です。このように、仕事が早い人は素早くアウトプットを作成するためにどうすれば良いのかということを常に意識しながら仕事をしています。

④時間を区切る
　仕事を早く終わらせるコツとして次に重要なことは、作業時間を区切るということです。作業時間を区切るためには二つの考え方があります。一つ目の考え方は、一つのアプトプットを作成するために、どれだけ時間をかけるのかを決めるということです。この場合には、締め切りのタイミングを踏まえてどれだけ時間をかけるべきかを見積もります。そして、見積もった時間以内に作業を終わらせるように集中して取り組みます。
　もう一つの作業時間を区切る考え方は、あらかじめ作業する時間と休憩時間をどの程度確保するかを決めておくことです。33分33秒の法則というものがあります。これは、文章を書く時などに、33分33秒間、極限まで集中して取り組み、タイムアップとなったら仕事の途中でも必ず休憩をして、また33分33秒間集中するという考え方です。このように、作業時間を区切り集中力を高めることは、仕事を早く終わらせるために非常に有効です。

⑤癖付けをする
　仕事を早く終わらせるコツの最後は、仕事を終わらせる癖をつけるということです。仕事が遅い人というのは、平気で指示されたことをやらない場合があります。これは、やるべき仕事を時間内に終わらせる癖がないために起こることです。ですから、普段からやると決めた仕事は期限内に必ず終わらせる癖をつけることが必要です。やると決めた仕事を終わらせないと気持ちが悪いと感じるようになればしめたものです。そうなれば、言われなくとも仕事をテキパキと早く終わらせることができるようになっているはずです。

　以上の５つが仕事を早く終わらせるためのコツです。仕事を早く進めたいという人はぜひ取り入れてみていただければと思います。

（第37回 2021/12/7）