【電源の入れ方知ってる？】ビジネス文書を書こう！
ようやく本題に入ります。
さて、Wordですが、散文を書くのなら別に機能を使う必要なんてありませんね。小説の文庫本なんかを読めば分かると思いますが、段落が一字字下げになってるという文章を書くルールを知ってたら正直それだけで十分です。あとは本人の文章力次第(笑)
なのでWordを「使う」ということから考えていこうと思います。
そこで何を題材にしたらいいのか？と考えたら「簡単なビジネス文書ならWordの機能の基礎の基礎が詰まっているんじゃないか？」という考えに至り、架空のビジネス文書を作ってみようということになりました。
まずはベタ打ち
まず、最初にするのはベタ打ちです。
「ベタ打ちって何？」と思う方が多いと思いますが、単純です。一切の機能を使わずに必要な文を書くだけです。
使うのは「改行」くらいですかね。
で、今回はこんなものを作ってみました。
ご覧のように、本当に何の飾り気も無い文書ですね。
ただ、こんなベタ打ちでもWordの機能で自動的に書式が設定されるところがあります。
一つは「手紙の挨拶文」
最初の「拝啓」とか「前略」なんかを入力すると、それに対応した〆の言葉が右揃えで入力されます。
二つ目は真ん中あたりですね。
「記」の文字を入力してエンターキーを押すと、記の字は自動で中央揃えになり、「以上」の文字が右揃えで自動で入力されます。
実際のWordの画面で見るとこんな感じです。
前回の記事「まずはWordの準備を」でも書きましたが、「すべての編集記号を表示する」をチェックしておくことでどこに空白を入れたか？とかが一目でわかりますね？
この記事を書いたのが夏なのでお客様(法人)向けに自社イベントの開催ということをしてみました。それにしても「水鉄砲サバイバルゲーム大会」って何でしょうね？(笑)
他に適当なものが思いつかなかったんです。
大の大人が水鉄砲でキャッキャ言いながら水をかけあうとか、なかなか面白くないですか？涼しいし。
この段階では改行と全角空白以外の編集は一切入ってません。
「日付」「社名」「名前」は各々お好きにしていただいていいと思います。
この書類を作った日付。自分が勤めている会社の名前。自分の名前というところでいいのではないでしょうか？
ではこれが体裁を整えるとどうなるのか？それがこの次の段階です。
体裁を整えよう
まず、結果だけを見せると、こんな感じになります。
体裁が整うとこんな感じになって、一気に「なんかそれらしい書類っぽいぞ」という感じに見えませんか？
で、このためにどういう風にすればいいのか？というと、最初にこれをプリントアウトして、以下のような感じで指示書を作っておきます。
ご丁寧にタイトルのフォントの種類、サイズ、太字にすることまで書いています。
これであとはどこを操作すればいいか？ということさえ分かればすぐに作れますね。
僕はこのための簡単なレジュメを作っておきます。本当は各自にスクリーンショット付きの事細かな説明書きを作ってあげればいいのですが、そこまでするのは大変なので「大体コレでわかるかな？」という感じのレジュメをメモ帳で作っておきます。
大体こんな感じで作っておきます。.txtファイルも置いておきますね。
まあ、分かる人の指導用にはこのくらいでいいのかな？と思います。
コレで大体基本中の基本の操作は覚えられると思います。
まとめ
今回は基本中の基本の操作ということで「右揃えと中央揃え」「フォントの種類、サイズ、効果の変更」「タブの使い方」「文字の均等割り付け」と4種類の機能の使い方を盛り込んでみました。このあたりが使えれば、仕事での文書作成は簡単な者であればできると思います。
最後にベタ打ちと完成のワードファイルを置いておきますね。
次回は
次の【電源の入れ方知ってる？】はもう少し高度な機能を使用したWord文書のお話をしたいと思います。
間に他の記事をはさむかもしれませんが(笑)
そして、次の【電源の入れ方知ってる？】はお試しで有料記事にしてみようかと思います。
今回のことでお気に入りいただけたらうれしいと思います。
では今回はここまでで。
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