訪問看護事業所、イントラサイトを作ってみました！
ある日、社長と話をしていたときに、「みなとまちのイントラサイトが欲しい」という話題があがりました。このイントラサイトとは、社内専用のウェブサイトのことで、業務で使用する書類やお知らせなどの情報を一元化するためのものです。みなとまちで使っている書類などはスプレッドシートだったり、ノートパソコンに保存されていたり、USBに保存されていたりと保管場所がバラバラなのが、1つの課題でした。
イントラサイトの目的と機能
みなとまちがイントラサイトを作る目的と必要な機能は以下の通りです。
情報の一元化：
スプレッドシートやノートパソコン、USBなどに保管してある書類を、イントラサイトに集約し、業務効率を向上させること。
社内専用：
社外の人はアクセスできない完全な、みなとまち専用のサイトであること。
3事業所間の連携：
平沼事業所、戸塚事業所、二俣川事業所それぞれの職員紹介ページを作成すること。事業所が違う職員とはあまり会う機会がありません。でも同じみなとまちのメンバーですし、非常時がお互いに協力しあっているので、やっぱりお互いの顔や人柄などは知っておきたいなと思っています。
どうやってイントラサイトを作成するか
さて、イントラサイトを作っていこう、となったあとに考えなきゃいけないことは、どうやって作るのか？ということです。
・まず自分で作れるのか？それともどこかに依頼しなければいけないのか？
・自分で作れるならできるなら無料で作りたい
・コードとか書かずに簡単に作りたい
・情報を適宜追加、削除したりするのも簡単にしたい
このような希望がありました。
上記の条件を満たすものを探した結果、「googleサイト」で作るのが一番みなとまちに適していると思いました。以下の特徴がgoogleサイトにはありました。
・googleのアカウントを持っていれば無料で作れること（追加料金もなし）
・直観的な操作で作成できること
・スプレッドシートなどのgoogleサービスとの連携が簡単
・地図の共有もできる
・共有相手もgmailのグループで共有相手を指定できる
みなとまちは基本的にgoogleサービスを活用しており、連絡にはgmail、書類関係はスプレッドシート、訪問にはgoogleマップを使用するなど、googleサイトとの親和性がすごく高いと判断しました。
また、共有相手をgmailのグループで設定できるのもとても使いやすく、イントラサイトの閲覧自体は、みなとまちに所属している職員全員、各事業所ごとに使用している書類の閲覧・編集権限は、各書類ごとに設定する、といった使い方ができました。
イントラサイトの紹介
この画面はイントラサイトにアクセスして最初に見るトップ画面です。
毎日の業務：出勤したら必ず記載・確認する書類関係
訪問業務：訪問に関連する書類、マニュアルなど
CM関連：CMさんへご訪問するときにもっていく資料など
職員紹介：各事業所ごとに所属している職員を紹介
上記のように業務の種類ごとにページを設け、目的の資料のものにすぐにアクセスできるようにしました。
この画面は訪問業務のページです。このように画像とボタンセットで表示していて、画像でもボタンでも好きな方をクリックすると、該当のページに遷移するような仕組みになっています。
遷移する先はスプレッドシートが多いですが、googleドライブに保存されているPDFファイルなどにもアクセスすることが可能です。
職員紹介はこんな感じです。職員の顔写真と誕生日、好きなものを掲載しています。この好きなものがけっこう好評で、その人らしさが分かり話の話題にもなりやすいと評判です。私自身、自己紹介とかが苦手なので、答えやすい情報のみにしたのもちょっとしたこだわりです。
（顔写真代わりのイラストはhttps://iconbu.com/を使用）
googlemapとも連携できるので、おすすめの休憩ポイントなんかも共有しています。あとはお世話になっているCMさんがいる事業所などもマップで共有しています。今まではリストでまとめていたのですが、やはりマップのほうが出先の現在地からの位置関係とかもわかったりするので、マップが共有できたのも嬉しかったです。
あとがき
今回はみなとまちで作成したイントラサイトの紹介でした。あまり医療業界だとイントラサイトというものは珍しく、私も初めて知ったところからの挑戦でした。でも作ってみると、情報がすぐ探せるし、スタッフ情報も共有できて、みなとまち職員たちからも見やすくなったと喜んでくれました。今では新しい人が入るとイントラサイトに新しい人の情報がアップされないか楽しみにしているようです笑