７つのポイント！伝える文章作成ガイドライン

みるさんの体験談

ある平成の日、某ブラック下請け会社に務める、みるの元に「制作指示書」がき届きました。

【制作指示】
・華やかで煌びやかな平安時代の百合物
・減色しない程度に動き大きめ
参考画像３枚

みるさんは、ダウンロード失敗したのかと思い、
何度か再ダウンロードを試みましたが…変わらず…。
みるさんは、途方もなく…泣きながら仕事をしました。

１週間後、度重なる残業を重ね、何とか元請けに「制作前確認」を出しました。そして後日「修正指示書」が届きました。

【修正指示書】
・どこが百合なんですか？百合感全く感じられません
・動き大きめと指示を書いたのですが、これで動きが大きのですが？
・全然イケてないので、考案し直してください
・色のイメージが想像と違います
・ラフイラストのクオリティーが低いです

と、まぁ〜言われたい放題でした。みるさんは当日付で仕事をやめました。

伝える文章を書く心構え

上記の様な、伝える気が無い文章は、さておき…
あなたは、「依頼書」や「指示書」を作成して、相手に伝わらなかった経験はございますか？
無いと答えた方は、私の上を行く方です！！！是非私にご教示を！！
有ると答えた方向けに、この記事を作成します。

文章を書くという事は、読み手がいる前提で成り立ちますよね。
その時、字が汚かったり、読みづらい文章は、読み手に苦痛を与えます。
伝える文章とは、「読み手を思いやる気持ち」で作成する事が大切です。

でもね…常に読み手の気持ちになりながら文章を作成をするのは大変！なので、私が…『７つのポイント！伝える文章作成ガイドライン』を作成します…！(ハイ拍手！)

それでは〜　『ヒアウィーゴー！』

1.「森→林→木」の順番を意識する

一番重要です！これを気をつけるだけで、大体伝わります。
「森→林→木」と例えていますが、全体像〜詳細という意味です。

先ずは、自分が伝えたいことの全体像が分かっているか？を確認してください。これ大事です…分かって無いと、矛盾を発生させて読み手を混乱の渦に落とします。そして、密かに貴方は恨らまれますw

では「森→林→木」を意識して説明してみましょう。
例えば

ゆめ可愛い系女子
⬇️
少しふっくらとしている
⬇︎
髪型・顔立ちイメージ
⬇︎
髪色・服のデザイン

とこんな風に、自分のイメージを伝えると良いです！カテゴリーを作成して、分類分けを行う感覚です。

全体像から伝える事で、大まかなパーツは頭の中でイメージが準備されます。今回は『ゆめ可愛い』＋『女子』なので、『きゃりーぱみゅぱみゅ』の様な子がイメージされたのでは…ないでしょうか？
そこから詳細が追加されていき、スムーズにイメージの組み立てができるので、齟齬が起きにくいという事です。
これが逆から説明したり、バラバラになった場合…こんな事になります。
下記の説明でどんな人物なのか想像してください。こちらは、全体像を抜いて居ます。

胸が大きい
⬇︎
ムチムチ美ボディ
⬇︎
日焼けしたお肌
⬇️
引き締まったお尻
⬇️
童顔フェイス
⬇︎
160cm台

ここまで、皆さんはどんなイメージをしましたか？
私はある特定の方をイメージしながら記述しました。

それでは答え合わせと行きたいと思います。

⬇️

⬇️

⬇️

⬇️
最後に…全体像で

マッチョ系男子　

を追加すると…答えは
YouTuberの「ぷろたん」さんです！

きゃー！素敵w
皆さま〜当たりましたでしょうか？

当たった方も、当たらなかった方も、「森→林→木」の便利さを実感できた事と思います！

2.先に結果(結論)をのべる

よくカップルの喧嘩を電車で聞いていると、

「たっくんが、家に女の子いっぱい…入れてお酒飲んだとか…それで、何にも無かったとか信じられない！何か言う事無いの？何で私がこんなに怒っているのか分からないの！信じられない！もう悲しいから別れる！」

とか聞いた事無いですか？
上記の伝え方では、相手に100％要件を伝える事は難しいです。
では、結果(結論)を先に相手に伝えてみましょう。

「私は貴方が信じられない、こんな悲しい思いをするぐらいなら別れる。悲しい思いをさせた理由はわかりますか？たっくんが、家に「女の子を複数人」入れてお酒を飲んだ事で、何か起きたと思っています。何か言う事はありませんか？」

となります。この様に結果(結論)を先に伝える事で、先の「森→林→木」と同じく、読み手は結果(結論)を念頭に、その先の流れを確認する事ができます。
修正前の文章ですと、最後に結果が来るので…話始めから「結論を予測する」アクションを読み手は行います。考えながら話を理解するのは大変です。混乱して、きっと貴方の要件は半分程度しか伝わりません。フリーズする人まで現れます。

必ず理解しなくてはならない「企画書」などでは、読み直しが起きていると思ってください。

NG「今回の合コン、色々とありまして、男性が多くなってしまったので、少しでも女性を増やしたいと思っています。なので女の子は500円引きにします。」

OK「今回の合コン、女の子は500円引きにします。理由は色々あるのですが、男性が多くなってしまったので、少しでも女性を増やしたいと思っています。」

こんな感じで結果から伝える癖をつけましょう！

3.イメージを補填

『綺麗な』とか『可愛い』とか、抽象的な言葉で説明していませんか？
抽象的な表現は、かなり曖昧で相手に伝わりません。
個人の感覚の違いを意識しないと…大変な事になります。

例えば、

貴方「可愛い子紹介してよ」

貴方の可愛い子の基準が「うまるちゃん」だとして、
頼んだ人の可愛いの基準が広かった場合、こうなります

これは、貴方のイメージを的確に伝えてない結果起こる齟齬です。
もし、「うまるちゃん」の様な可愛い子を紹介して欲しいのであれば、
貴方のイメージに近しい、画像を用意すれば問題は解決されます。

これが「指示書」や「依頼書」でも役に立ちます。

フリルスカート
　腰の部分に可愛いリボンの作成
　色：水色

これだけでは、かなり抽象的ですね。
読み手側に立ってみましょう。

フリルスカートの丈・形状がわかりません。
可愛いリボンで悩みます
水色の幅がでかい！

そこでイメージを補填をします。

上記指示に、こんな画像があれば、どうでしょうか？
イメージ出来ましたか？

これで、イメージの補填が完了しました。便利でしょう〜★
ただ注意する点があります。イメージ画像で得る情報は文章より優ってしまいます。これらの指示でイラスト制作依頼を出したら、粗方スカートをチェック柄で作成してきます。
なので、文章に

※チェック柄は作成しません。

と画像で使用しない箇所の、追記をしてください！これで完璧です！

4.箇条書き

箇条書きには、皆さまが思っている以上の魅力があります。
これを鍛える事ができれば、伝わる・読んでもらえる文章が作成出来ます。

構造を意識しましょう！

1.グルーピング
2.時系列化
3.ガバニング

これは大変有名なので、ググれ！と言いたい所ですが…説明しますw

・ルビーはオブジェクト指向スクリプト言語
・Pythonはオブジェクト指向型言語
・ぷろたんはYouTuber
・Pythonとはプログラミング言語
・Pythonは教育用のプログラミング言語
・AI（人工知能）と呼ばれる分野でPythonが利用される
・ぷろたんは男性
・Pythonは誰が書いても同じようなコードになるような思想の元設計
・Rubyは、すべてのデータがオブジェクトとして表現されています
・ぷろたんはマッチョ

こんな箇条書きがあったとします。これは箇条書きではありませんw
読み手の読解力を試している試練書？！！と私は構えますw
ただ、箇条書き風にしているだけの、箇条書き擬きです(わら)

では、これをグルーピングしていきます。
グルーピングする時に大切なのは、「何を伝えたいのか」です。見出しをつけるなら、何か？を意識して、「分類分け」を行います。
今回は『私が最近学んだ事』といたします。

・プログラミング言語
　・オブジェクト指向型言語
　　・Ruby
　　　・すべてのデータがオブジェクトとして表現される
　　・Python
　　　・教育用のプログラミング言語
　　　・AI（人工知能）と呼ばれる分野で利用される
　　　・誰が書いても同じようなコードになるような思想の元設計

・ぷろたん
　・マッチョ男性YouTuber

とこんな感じでグルーピングが出来ます。読みやすく整理整頓されたかと思います！

はい、ぷろたんさんの部分に注目〜！
３項目が、１つにまとめられていますね。
箇条書きのポイントとして、同じ様な説明は書かない様にします！まとめられる箇所はまとめる。今回はぷろたんの容姿や職業を纏める事で肩書きの様にしてみました。実績等はアピールポイントなので、別に記述する事で際立たせる事が出来ます。

・ぷろたん
　・マッチョ男性YouTuber
　・フィジークノービス4位
　・暴飲暴食
　・「ぷろたん筋肉研究所」

次に時系列化とは、時間の流れを意識して、項目を並べる事です。

・コンビニにいった
・トイレにいった
・ゴミの片付けをした
・お腹が空いた
・ご飯を食べた
・ご飯を買った

と、時系列がバラバラなので、何をしたのか伝わりません。
今回は簡単な例なので、笑えますが…これが『実績報告資料』だったら、会議室でクレームを言われるか、話を聞いてもらえない事態になりかねません。なので、時系列を意識して並べましょう。

次にガバニングとは

【私が最近学んだ２つの事を紹介します】
・プログラミング言語
　・オブジェクト指向型言語
　　・Ruby
　　　・すべてのデータがオブジェクトとして表現される
　　・Python
　　　・教育用のプログラミング言語
　　　・AI（人工知能）と呼ばれる分野で利用される
　　　・誰が書いても同じようなコードになるような思想の元設計

・プロたん
　・マッチョ男性YouTuber

と最初にポイントの数を宣言します。聞き手は「これから伝えられること」の数のイメージや事前準備が出来ます。
結果情報処理が楽になり、聞き手は伝えられることの全体像を理解できる様になります。ただ聞くだけでは無く考えて聞く事ができるので、伝わりやすくなります。

最後に、箇条書きの見た目を統一しましょう！

例）
・第１カテゴリー
　→第２カテゴリー
　　※第３カテゴリー

テキストは、表示する環境で崩れる可能性があります。
なので、崩れる前提で可読性を上げておきましょう。
崩れていない環境でも、この様に見た目の統一で読みやすさが「グーーん」と上がりますw

5.改行のルール

・環境ごとに最適化・視認性を意識する
・話の内容が変わるとき
・意味が、わかりやすくなる様に調整する
・むやみにインデントしない

環境ごとに最適化・視認性を意識する
会議用の資料と、レポート用の書類は用途が違いますので、その時読みやすい資料を作成する事を心がけましょう！

話の内容が変わるとき
文章の流れの中で、例え話をする際は、流れが変わりますので、改行して流れが変わった事を強調するのが大切です。

意味が、わかりやすくなる様に調整する
自分で文章書いていて、伝わり難いな…なんて思った事ありますよね。
例えば、

小型犬用の公園で小型犬用ワゴンに乗った小型犬に会った。

みたいな文章は

小型犬用の公園で
小型犬用ワゴンに乗った
小型犬に会った。

とするとわかりやすいですね！

インデント
多用に注意してください。
むやみに使用すると、可読性を下げます。

　会いたくて会いたくて　震える　君想うほど遠く感じて
もう一度聞かせて嘘でも　あの日のように”好きだよ”って...
　今日は記念日　本当だったら　二人過ごしていたかな
きっと君は全部忘れて　あの子と笑いあってるの？
　ずっと私だけにくれてた言葉も優しさも
大好きだった笑顔も全部　あの子にも見せてるの？
　Baby I know　君はもう私のものじゃないことくらい
でもどうしても君じゃなきゃダメだから　You are the one

なので段落の間に空白を設ける方法をお勧めします。

会いたくて会いたくて　震える　君想うほど遠く感じて
もう一度聞かせて嘘でも　あの日のように”好きだよ”って...

今日は記念日　本当だったら　二人過ごしていたかな
きっと君は全部忘れて　あの子と笑いあってるの？

ずっと私だけにくれてた言葉も優しさも
大好きだった笑顔も全部　あの子にも見せてるの？

Baby I know　君はもう私のものじゃないことくらい
でもどうしても君じゃなきゃダメだから　You are the one

基本的ルール以外は、各自自由です。

6.美しい流れ

美しい流れは、パターンを作る事で文章の流れを作成して、読み易すくする事です。
文章を書く時、読み手は何も知らない前提です。わかり易さや、苦手意識を芽生えさせない努力が、文章の美しさにも繋がります。
私はこんな流れで文章を構成しています。

1.相手を説得させる。共感させる。
2.『何か』を説明する。
3.例をあげる
4.オチを付ける

これらの流れは、ドラマの構成みたいな物で、個人の裁量だと感じでいます。講座とか出て、この人の話上手だし…面白いな〜と思ったら、流れをメモしてください。それをパクればいいのですw

7.文章を短く

これはもう説明しなくても…　　　　嘘です　　　説明します…

文章を「長く書いてしまう癖」がある人は、結構多い気がします。
文章は出来るだけ短く簡略します。

何故なら、伝える要点以外は無駄だからです。

みるさんは、それはもう長い長い文章を書いてきたので、みるさんの脳みそと、みるさんの精神的疲労がかなり蓄積され、大変疲れてきました。
なので、みるさんの記事はこれ以降、誤字脱字が多発する事や、やる気のなさが顕著に現れるでしょう。

ここから誤字脱字が増えます。みるさん疲れてきました。

どちらがわかりやすいですかね？
文章に付属品をつけてしまう方は、注意しましょう！伝えたい要点を絞って、文章を短く作成してみましょう！

まとめ

以上で、『７つのポイント！伝える文章作成ガイドライン』となります。
実は、＋『伝わる文章の書き方』をマスターすれば、貴方は文章を使用して、思い通りに「読み手に伝える」事が可能となります。それはまたの機会で〜

次は有料にしてもいいかな…書くの疲れたw