ドキュメント整理の思考法

当社では最近、資産管理戦略の一環として、仕様書のドキュメント整理について検討していました。各部署からのインタビューを通じて、エンジニア、デザイナー、ビジネスサポート、マネジメントなどから、ドキュメントの中央集権化がないこと、情報の素早い検索が困難であること、管理指針の欠如などについての課題が報告されました。

また、Confluenceを使用することに制限があり、テンプレートやラベルの使用方法、分散したワークスペースの構造が検索の障害となっており、適切なドキュメントの検索が困難であることが判明しました。そのため、ドキュメントをNotionに移行して中央集権化を図ることにしました。ただし、この移行によってユーザーのストレスが発生し、新しいシステムに適応するための追加的な認知的努力が必要となる可能性があることを認識しました。

このリスクを軽減するために、外部または外注のリソースを活用してNotionへの移行を支援することにしました。また、製品またはプロジェクトに関連する適切なドキュメントのみが移行されることを明確にし、プロジェクトのスコープを明確に把握し、ユーザーのストレスを最小限に抑えることができました。

次に、TOCのATTを使用して、移行プロセスの詳細な計画を立てました。Confluenceに関する問題点を特定し、その解決方法を決定し、対処の順序を決めました。計画は3つのフェーズで構成されています。

フェーズ0：プロジェクト計画
•明確な目標を設定する
•関係者を特定する
•プロジェクトチームメンバーを決定する

フェーズ1：Confluenceデータを管理するインフラを構築する
•クロス機能アクセスのためのユーザーを特定し、明確なガイドラインを確立する
•管理者とコンテンツ作成者の役割を明確にする

フェーズ2：Confluenceデータのアクセス性を向上させる
•情報を整理し、検索が容易になるようにする
•一貫性とナビゲーションの容易さを確保する
•ドキュメント管理とコンプライアンスの明確なルールを確立する

フェーズ3：ConfluenceデータをNotionに移行する
•移行に伴うリスクを特定し、軽減策を立てる
•スコープを明確にし、チームメンバーの役割を決定する
•明確なタイムラインと予算を設定する
•問題が発生した場合の予備対応策を立てる
•移行後の運用について明確なガイドラインを確立する

このように、ステークホルダーのニーズを慎重に検討し、課題に対処するための詳細な計画を策定することはとても重要です。