Wordの文字数が「規定よりオーバー」してしまう理由とその対策
6月から受講している天狼院書店のライティング・ゼミ。
ここでは毎週月曜〆切で課題を提出します。
テーマは自由。文字数は1800文字以上、3000文字未満。
基本的にWordで書いて、非公開のFacebookグループに投稿します。
（MACの人はWordに相当するソフトを使用するらしい）
私は今まで11回提出し、合格はわずか3回です。
「合格」とは課題を読んだフィードバック担当に「WEB掲載OKレベル」と判断されることで、その記事は天狼院書店ホームページの「メディアグランプリに掲載されます。
昨日〆切の12回分が、今回書いた「Wordの文字数が「規定よりオーバー」してしまう理由とその対策」でした。
結果は不合格。
「テーマが狭く、興味が無い第三者には読んでもらえない」から。
そりゃ当然です。第三者に向けて書いてませんから。
この記事はライティング・ゼミの運営と受講生に向けて書いたのだから。
ターゲットが、せっま～～～～～～～いことは百も承知です。
それでも「ライティング・ゼミ」という言葉はひとつも書いてません。
いちおう合格は意識していましたので（これでも）。
文字数オーバーを経験した人は、既にご存じの情報だと思います。
だから、Wordを使っているけど、使ったことはあるけど「文字数なんて考えたこともなかった」という人に、お読みいただけたら嬉しいです。
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Wordの文字数が「規定よりオーバー」してしまう理由とその対策
わたしは今、公共職業訓練でWordを学んでいる。
見出しを利用して目次を作れることは、なんとなく知っていたが、索引・注釈・参考文献一覧まで入れることができ、さらにコメントを付けて他の人とやり取りすることも、果ては修正前と後の文章を「比較」して、どちらかを選ぶことまでできるとは、思わなかった。
しかし授業の中に「Word文書全体の文字数の数え方・確認方法」が無いのは意外だった。
訓練校で使っている、かなり詳しいテキストにも載っていない。
何故それが気になったかと言うと、初めて「決まった文字数内の文章をWordで書く」ことになった時、自分では「文字数内」と思っていたのに「オーバーしている」と指摘されたことがあるからだ。
そこで僭越ながら失敗経験のあるこのわたくしから「Wordで文字数を確認する方法」を説明させて頂こう。
私と同じ失敗をする人が出ないように。
その中で、なぜこういった「文字数の認識違い」が発生するのか、原因も合わせてお伝えしたい。
(下記手順はWord2016と365&2019で確認)
それでは、早速Wordを開いてみよう。入力前の真っ白い画面を出してほしい。
左下に「0文字」と書いてあると思う。
何も設定していなければ、「0文字」はひとつのはずだ。
もし「0文字 0文字」とふたつあったら、そのWordは誰かが既に設定をいじっている。
今回はデフォルトの「0文字」ひとつを前提に説明させて頂く。
まず日本語の平仮名で「あいうえお」と入力してみよう。
「0文字」は「5文字」に変わったはずだ。
続いて、スペース(半角全角どちらでも可)を入れ日本語入力をオフにして、半角英字で「aiueo」と入力しよう。
「あいうえお aiueo」と書けただろうか。
その状態で左下を見てみると「6文字」と出ているはずだ。
「5＋5＝10文字」ではなく「5＋1＝6文字」と数えられているのだ。
これはWordの文字数のカウントが、デフォルトでは「単語数」になっているために起こる現象である。
なぜか？ それはWordが英語圏で作られたソフトだからだ。
しかしこれでは日本語圏の我々は困る。
日本人は「aiueo」を見て1文字と考えることは無い。
ではどこを見たら日本語式のカウント方法がわかるのか。
「6文字」と書かれたところをクリックしてみよう。
「文字カウント」と左上に表示されている四角い囲み(ダイアログボックス)が出ただろうか。
その中を見ると以下のように書かれた部分がある。
(実際の画面の数字は右端に揃っている)
単語数 6
文字数（スペースを含めない） 10
文字数（スペースを含める） 11
つまり、日本語式の数え方は「文字数」なのだ。
ここでプロの表現を借りてまとめてみよう。
WEBサイト「リクナビNEXTジャーナル」から引用させていただく。
『文字数は「半角、全角問わずワード文書に入力された文字数」をそのままカウントします。
一方、単語数は「半角英数字で入力された単語 ＋ 全角入力された文字数」をカウントしています。』
何も設定していないWord左下に見えている「〇文字＝単語数」が「実際の文字数」より少なく表示されるのは、このような理由だったのである。
次にその「文字数」だが上記の通り、スペースを「含めない」「含める」の2種類がある。
どちらを基準にしたらいいのだろうか。
それはスペースを「含める」ほうだ。
私の推測で恐縮だが、スペースがあればその分を表示する「場所」が必要だからだと思われる。
さて、これで見るべきところはわかったが、いちいち左下の「〇〇文字」の上をクリックし、ダイアログボックスを出して確認するのは面倒だ。
上記サイトにはショートカットキーとして「Ctrl＋Shift＋G」の同時押しが紹介されている。
しかしもっと簡単な、何もしなくても「いつでも見られる」方法がある。
Wordの下の細い横長の部分（ステータスバー）を、どこでもいいので右クリックしてみよう。
するとメニューがずらっと出てくる。その中に上下に並んで
「文字カウント」と
「文字のカウント(スペース含む)」がある。
見つかっただろうか。
デフォルトでは「文字カウント」の左にチェックが入り、「スペース含む」には付いてないはずだ。つまり
「文字カウント」が「単語数」、
「文字のカウント（スペース含む）」が「文字数」にあたる。
次にWord左下の「6文字」あたりに注目しながら、チェックが付いてない「スペース含む」のほうをクリックしてみよう。
チェックが入ると同時に、左下に「6文字 11文字」とふたつ並んだのがわかるだろうか。
もう一度同じところをクリックすれば、チェックが外れ、バーからも消える。
他のメニューも同じだ。チェックが入っていれば表示され、なければ非表示となる。
今回必要なのは「文字のカウント（スペース含む）」だけだ。
しかし何かの拍子に誤って「文字カウント」だけにチェックが入る可能性も無いとは言えない。
ひとつしか表示されていなかったら、単語数か文字数か、一見しただけではわからない。
だからここは、両方ともステータスバーに出すことを、おススメしたい。
これで「単語数」も「文字数(スペース含む)」も、いつでもWord左下で確認しながら入力できる。
入力しながら右と左の「差」を見比べるのも面白い。
注目するのはもちろん、右側の「数字が大きい方」だ。
以上が、文字数規定オーバーの理由とその対策である。お役に立てれば嬉しい。
冒頭に書いたようにこの内容は、テキストにも書かれていない。
就職に役立てる為の授業に出てこないということは、文字数確認は一般的にそれほど重要視されていないのかもしれない。
論文やレポートを書く大学生や、出版業界に関係する人でもなければ、普通は文字数を指定されることなど、まず無いからだろうか。
しかしそのような立場でなくても、文字数を確認したい時はある。
ネットで検索すれば方法はいくらでも見つかることだが、検索するのは「困った時」だ。
私のように「文字数以内のはずなのにオーバーと言われた」などということでもなければ、そもそも調べようとは思わないだろう。
入力すれば、日本語で書かれた左下の「〇〇文字」のカウントが増えていくのだから、それが正しい数字と考えるのはごく自然なことだと思う。
決して個人が使用しているPCに問題があるわけではない。
もし今後あなたがWordで文字数を指定した文章を部下に書かせるようなことがあったら、
「Wordのどこで確認するのかを知らない人、間違っていることに気付かない人は居て当然だ」と考えて、
前もって丁寧に教えてあげてほしいと願いつつ、この記事を終わろうと思う。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
≪終わり≫
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改めまして、最後までお読みいただき、ありがとうございました。
m(__)m m(__)m m(__)m
通常わたしは提出する課題に、お礼の言葉は入れません。
しかし今回は、運営宛に要望する気持ちで書いたので、あえていれました。
Wordの文字数を指定されて書いた初めての経験とは、実はライティング・ゼミなのです。
それについてはまた別に「没ネタのグチ」として書くつもりです。
もしこの記事で「初めて知った」「読んでよかった」「わかりやすかった」などと思われましたら、スキして頂けると幸甚の極みです。
よろしくお願い致します。実里でした。
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