従業員が退職したときにやること～対応方法とその影響範囲を詳しく解説

マネーフォワード クラウド経費、マネーフォワード クラウド債務支払でカスタマーサポートを担当している中山です。

私たちのサービスを好きになっていただけるよう、便利機能や運用方法などをご紹介していきます！

クラウド経費・クラウド債務支払での「従業員が退職したときの対応」についてご紹介します。

従業員が退職したとき、どのように対応されていますか？

退職した従業員情報を残しておくことで料金が発生するのを避けたい一方、削除して過去の申請データに影響がないか心配ですよね。

今回は、以下2つのパターンの対応について、データや利用料金への影響をご紹介します。

1.従業員の「権限」を「権限なし」に変更する方法
2.従業員を削除する方法

※どちらも「管理設定」＞「従業員」＞「従業員一覧」で行います。（従業員一覧ガイド）

1.従業員の「権限」を「権限なし」に変更する方法

クラウド経費・クラウド債務支払には「権限なし」という権限があります。

「従業員一覧」画面で「権限なし」と設定された従業員は、事業者にログインできなくなります。

「編集」をクリックし、「権限」を「権限なし」に変更できます。

「権限なし」に変更しても申請が削除されることはありません。

検索条件の「氏名」のプルダウンにも表示され続けます。

しかし、検索対象候補が多くなり、検索しづらくなることがあります。

立替経費の払い戻し用の振込データの作成やクラウド給与への連携も可能です。

また、クラウド経費の場合、「権限なし」と設定された従業員は従量課金の対象にはなりません。

※クラウド債務支払は「申請数」による従量課金制ですので、従業員数は影響しません。

2. 従業員を削除する方法

「従業員一覧」にて従業員の「削除」をクリックすると、事業者から削除されます。

削除された従業員は事業者から退会したこととなり、ログインできなくなります。

従業員を削除しても、従業員が過去に作成していた申請などのデータは削除されません。

また、従業員が削除前に行っていた申請は、引き続き承認が可能です。

ただし、検索条件の氏名のプルダウンには表示されなくなります。

クラウド経費で従業員を「削除」するときの注意事項

従業員の削除を行うと、その従業員への立替経費の払い戻し用の振込データを作成することができなくなります。

さらに、クラウド給与への連携もできなくなりますので、操作が完了してから「削除」の操作をしてください。

※クラウド経費の場合、削除しても従業員が当月中に「アクティブユーザー」であった場合は、課金対象になりますのでご注意ください。

各サービスの料金については以下のガイドをご参照ください。

・クラウド経費のプランガイド
・クラウド債務支払のプランガイド

従業員の急な退職！代わりに申請・承認をしたい！

従業員が未申請や未承認の申請を残して退職してしまってお困りのときは、代理申請・代理承認をご利用ください。

代理申請

クラウド経費では、管理権限をお持ちの方が代理申請をすることで、被代理人の払い戻し用の振込データや、クラウド給与への連携が可能です。

被代理人が「権限なし」に設定されている、または削除されている場合、代理申請はできませんのでご注意ください。

操作方法はこちらのガイドをご参照ください。（代理申請ガイド）

代理承認

急な退職により承認者が不在となった場合、承認または管理権限の方を「代理人」として、代理承認することが可能です。

詳細はこちらの記事をご参照ください。（承認のお悩み解決！「代理承認」のおすすめポイント）

まとめ

退職した従業員の対応・設定方法や影響範囲について把握することで、安心してクラウド経費・クラウド債務支払をご利用いただけると幸いです。

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今後ともマネーフォワード クラウドをよろしくお願いいたします。

次回もお楽しみに！