長～い会議を撲滅せよ！

「今日はお昼１時から夕方５時まで会議でさぁ～」

その会議、なんでそんなに長いんでしょう？改善できないか以下のことを見直してみましょう。

１．資料の読み上げ禁止

「資料をご覧ください。内容を順に読み上げます。」

誰かがこう言ったらすぐにストップをかけるべきです。代わりに、黙読の時間を取りましょう。ただ読み上げるだけであれば各々が自分で読んだほうがよく理解できるからです。読み上げ会議は居眠り者や内職者も生み出す原因になります。可能な限り、資料は事前に共有し、各自が予め目を通しておくのが理想。それができなかった場合には黙読です。

そこに集まった皆でやる必要があるのは本読みではなく、議論です。

２．アジェンダ毎に時間管理

「１０時までの予定の会議が３０分延長しちゃって～」

どれだけ工数を使っているか意識してますか？たかが１分１秒、されど１分１秒です。集まっている人数分コストは膨大になっていきます。時間管理は極めて大事です。

会議はアジェンダと各アジェンダの時間数まできっちり決めたうえで開催すべきです。１つのアジェンダが延長したなと思ったら、そのアジェンダの議論に終始するのか次のアジェンダに進むのか、会議中に軌道修正を行い、会議の終了予定時間までには必ず終わらせましょう。

アジェンダの残り時間を常に意識して議論を進めることが大事です。ファシリテーターが残り何分かを伝えるのが鉄則です。（Ecritを利用すると、残り時間が差し込みメッセージで通知されるので漏れることがありません。）

３．演説者に注意

「私が思うのはこうこうこうで～～、であるからして～、そういえばこの間も～～」

演説をさせてはいけません。こんな強敵が出現したら、「今のお話をまとめるとどうなりますか？」と投げかけてください。（それができない関係の場合は、Ecritが自動差し込みメッセージで注意喚起するので大丈夫！）

演説者は自分で気付かないので曲者なのですが、単なる意見に留まらず、話の内容がどんどん膨れ上がってす脱線する場合があるので注意が必要です。（Ecritを使った会議では、皆で議事画面を見ながら議論を進めるので、演説が文字になっていくと、話者自身が演説に気付くきっかけにもなります。）

４．会議の開催自体の見直し

そもそも会議は複雑な議論と合意が必要な場合だけ開催すべきです！定例だからといって毎週開催する必要はありません。メールでやチャットで情報共有すれば済む場合もあります。

そして、長すぎる会議は工数だけでなくエネルギーをも奪っていき、作業効率が著しく下がります！！

その会議、本当に必要ですか！？

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