営業職はExcelができるだけでも業務をかなり効率化できると感じた

WEBディレクターの職種から社内転職でtoCの営業職になり、前の職種では膨大な量のデータ分析をしていたこともあって、今の職場では「定量的なデータの集計はExcelを活用しましょう」と言い続けています。
基礎的なExcelの関数を知っているだけで業務効率がかなり変わることを実感しています。分かりやすいがゆえに手計算に近い集計が当たり前のように行われており、Excelの基礎的な関数を組み合わせて使うだけでも何時間もの業務時間の圧縮に結び付くことがありました。マクロを使ったりSQLを使ったりするまでもなく、Excelで関数のvlookupやifをちゃんと使うだけで済むレベルでも意外と役に立つのです。
逆にExcelをあまり触ったことが無い方にとっては、Excelでどんな集計ができるのかイメージがつかず、直感的に手計算をすることも多いのかもしれません。もしかしたらヒントになる場合があるかもと思い、書ける範囲で役に立った事例をまとめました。

1．入力情報の抜け漏れを自動判定する

営業の仕事をしていると、お客様の情報や状況など、いろいろな情報を細かく記録をする必要があります。対面でのコミュニケーションで得る情報がほとんどなので、最終的には情報を管理するアプリケーションに手入力で情報を入れていくことになるのですが、人がやる作業ですのでたまに抜け漏れがあります。それを防ぐためにセルフチェック、他者によるダブルチェック、をするのですが、しっかりやると担当1人あたり週に30分ぐらい時間がかかります。
「こういう時にはこういう情報が必要」といった条件分岐があったりして、状況に応じて必要な情報が変わるため、抜け漏れのチェックが複雑で、結局1件ずつ目視で確認することになっていました。
それを聞いて、管理用のアプリケーションでの集計ができなさそうだったので、csvをダウンロードして貼り付けるだけで抜け漏れを全件自動判定できる関数を入れ込んだExcelのシートを作りました。結果、1週間に1度、csv貼り付けの1分ぐらいの手間だけで担当者全員分の30分を節約できるようになりました。

2．現状を可視化する

事業なので当然目標とする数値（KGI）があり、それを達成するための数値（KPI）や、それを含むKGIを分解したツリー状の各指標があります。
何らかのデータが必要になったときに、都度対象の担当者ごとに必要なデータを管理アプリケーションからダウンロードして、整形して集計してレポート形式にして…という作業をいままでしていたのですが、毎回似たような作業を繰り返すことになったり、人によって違う形式でレポートを作ったりするので、無駄が生じていました。
そこで同じくcsvを貼り付けるだけで、担当者ごとの各指標を網羅的に確認できるExcelのシートを作りました。特に個別の集計をすることなく、データを貼り付けるだけで欲しい情報が確認できる仕組みです。
毎週の定点レポートの工数も減らせますし、似た仕組みで業績を一瞬で可視化できるので、業績を占めるタイミングでのマネージャー陣の数日間にもわたる作業も、これで数分で終えられるようになりました。

3．依頼を受けて個別のレポートを作成する

上記のような汎用的なレポートの他に、必要に応じて細々とした分析をしたり、レポートを作ったりすることも業務の中では結構あります。
最近あったのが「自分で1時間かけてもうまく関数が組めなくて、ちょっと見てもらえませんか？」と同僚から依頼をもらって知りたいことを詳しく聞いたところ、vlookup等をうまく使うだけで5分で終わる作業でした。
他にも、特定の条件でどれぐらいの結果に結びついているのか、このプロジェクトの収支はどのような結果になるか、など、いろいろな集計を手伝いましたが、どれも30分もかからない内容でした。
「この情報を得るにはどんな計算をしたらいいか」が分かれば関数は組めます。どんなものであれ、具体的な計算の内容が分かれば、それを実現するための関数は大体Excelにあり、分からなくてもGoogle先生に聞けば大体やり方が分かるものです。

まとめ

データアナリストのような専門職になれば、統計学を用いて結果を出すためにデータ設計など色々やるのだと思いますが、営業の現場で必要になるようなデータならそこまで複雑な手法は必要ないと思います。
Excelの基礎的な関数までは、基本的なスキルとしてあると重宝するなと思います。