監査指導業務のＤＸ

監査指導業務のＤＸ
<東京都デジタル技術を活用した指導検査プロジェクトの考え方を基本として加筆・修正>　松井　
２０２４年２月２９日

◎改善すべき点
・調査書やその他事前資料の提出の仕組みが整備されておらず、郵送されてきた資料を職員が振り分けて管理している。
・業務システムによって情報が一元管理されておらず、業務の振り返りや状況把握におけるデータの活用が不十分。
・施設等が都に提出する書類が多く複雑で分量が多く、作業負担が大きい。
・指導検査業務で作成する書類はせっかく作成しても、そのデータの施設等における活用ができていない。
・都は紙媒体を印刷して施設等に持参しているため、紙媒体の整理、印刷に時間がかかる他、紙媒体に記したメモ内容等を帰庁後データ化するなどの負担がある。

◎方向性を見極めるためのキーポイント
・アナログなデータ(紙ベースの処理)が無駄なデータ入力作業(デジタル化)を生むとともに、データの検索や分析を不能としている。
・施設等においても、データがアナログで存在することにより、業務やその改善ポイントを容易に振り返ることができない。

◎改善の方向性
・都職員間、都組織間、都と施設等の間で、監査指導情報を共有するＤＢ基盤を設ける。
・上記各者がデータを活用できるためのデータ検索・分析基盤を設ける。
・アナログな記述を無くすためのデジタルによる入力を行うデバイスを用意する。

◎期待される成果のまとめ
・施設等の負担軽減。
・(１件当たりの)業務時間削減。
・指導検査数の増加によるサービスの質の向上。

◎課題
・施設等のデジタル化がなされていることが前提となる。
(新たな負担が生じないよう、既存のケータイ電話等の活用を期待)