たったの３STEPで業務の効率化ができる！

こんにちは、今回は『業務の効率化』の具体的な方法をお教えしたいと思います！

業務時間を短縮して、有意義に時間を使えるよう、この記事を参考していたければ幸いです。

さて、それではさっそく解説していきましょう！

業務の効率化の方法、どのように進めればよいか？

業務の効率化の手順としては３つのステップを踏みます。

STEP１：そもそもこの業務は必要なのかを確認する
STEP２：この業務の成果物の見直しをする
STEP３：成果物作成の過程の見直しをする

STEPの１と２に関しては、みなさんの立場によっては検討、判断が難しいかもしれません。

場合によってはクライアントや上司に相談が必要になるかと思います。

それでは、①から順番に説明していきましょう。

STEP１：そもそもこの業務は必要なのかを確認する

例えば週次の売上報告や日報など、提出先の人が本当に見ているかもわからない、または前任者から引き継いで定例的に行っているけど、実は形骸化してしまっていたりするものなど。

まずは、本当にこの業務が意味をなしているか？形骸化していないかを確認しましょう。

また、もう少し踏み込みますと、この業務は必要ではあるけれど、コストをかけてまで実施するほどではない、というように費用対効果でも判断できるとなお良いです。

実はこのSTEP１が最大の肝となります。

ここでこの業務は必要ないと判断されれば、この段階で業務のムダをゴッソリ省くことができます。

もし必要と判断された場合は次のステップに進みます。

STEP２：この業務の成果物の見直しをする

例えば売上報告書を提出しなければならない時、それが週一の報告でよいのか？月一の報告でよいのか？

週一で作成しているものが実は月一でも問題ないということになれば、この時点でこの業務の４分の３をカットできたことになります。

また報告の内容に関しても、例えば商品別で良いのか？全体合計の数字で良いのか？

今までは商品別で出していたけど、実は全体の数字がつかめればよかったなど、成果物の使用目的をきちんと把握すれば、業務のムダを省くことができます。

その成果物の目的、意図をきちんと把握することが大切です。

STEP３：成果物作成の過程の見直しをする

業務の目的がしっかりと把握でき成果物の内容も確認できたら、あとはその工程にムダがないかの検証です。

このあたりはその業務によって方法は異なるかと思いますが、主に下記を意識しましょう。

１．一回作成した成果物はテンプレ化しておく
２．テンプレ化されたものを定期的に改善する
３．自動化、システム化できないかを検討する
４．マニュアルを作成する

【１】に関しては、日報や週報をレイアウトから都度作成している人はいないかもしれませんが、月一のものや不定期のもにに関しては、テンプレ化していない人も多いようです。一回作成した成果物は、いつでも使い回しできるようテンプレ化しておきましょう。

そして、そのテンプレを定期的に改善することも重要です。より効率良く作成できるようにカスタマイズすることを心がけましょう。

【３】の自動化、システム化についてはなかなか難しいかもしれませんが、例えばエクセルの集計機能を覚えるだけでもかなりの効率化を図ることができます。エクセルというツールは非常に優秀で、業務効率化にはかかせないツールです。エクセルの知識があるかないかでは、業務の効率化に雲泥の差が出てきますので、エクセルを勉強することを強くオススメします。

最後に【４】のマニュアル化、これは複雑な業務ほどその効果は絶大です。
月一の作業など、特に複雑な業務ですと時間が空いてしまうと方法を忘れがちなので、マニュアルを作成しておくことで方法を忘れてしまっていてもスムーズに業務を進めることができます。またマニュアル化の副産物として、業務の属人化を防ぎ業務のシェア化が容易になりますので、組織としての効率化も図ることができます。

以上となりますが、いかかでしたでしょうか？

それでは今回のまとめです。

STEP１：そもそもこの業務は必要なのかを確認する
STEP２：この業務の成果物の見直しをする
STEP３：成果物作成の過程の見直しをする

今日解説させていただいことは、明日からでも簡単に取り組めますので、ぜひみなさんも日常の業務で試してみてください！

それでは今回はここまでとなります！ありがとうございました！