業務分担ということ

間もなくいろいろなところで「新人」を迎える時期になりました。

私が今いる職場にも４月には新入社員が入ってくるようです。
私がその新人さんたちと接するのはまだだいぶ先のことになりますが、人に仕事を教えたり、業務を分担したりするということについて、意識していることがあります。

人に仕事を教え、覚えてもらうのはとても根気のいることです。
指導する相手によっては「面倒」と感じたり、「自分でやったほうが何倍も時間の節約になるのに」と思ったりしてしまうことがあります。
話がそれますが、私の家の近くのパン屋さんはアルバイトを募集していますが、長く働ける人しか採らないようです。
ですから、辞めることが分かっている学生アルバイトはダメ。
一番の理由は、おそらく、「教える手間」を省くためでしょう。
そのパン屋さんのような個人経営の店では当然のことと思います。

閑話休題。
でも、人を育てることも大切な業務である会社組織でそれをやっていては人は育ちませんし、自分の業務が増えるばかりです。
ですから手間をかけてでも業務を指導し、教育する必要があります。
それは新人に対してだけではなく、今いる社員同士での業務の分担にも言えます。

では、どのくらいの手間をかけるか。
その判断の材料とするために私が意識しているのは、業務量を数値化して考えるということです。
例えば、今、一つの業務をおこなうために自分がかけている量が「１」だとします。
それを人に引き継ぐためには、当然、時間と手間がかかります。
その結果、自分と引き継ぐ相手の業務量が併せてどのくらいになるか。
例えば、それが二人合わせて２倍以上になってしまうのでは引き継ぐ意味はないと考えています。
しかし、「1.５」程度なら、増えた分の「0.５」は組織として負わなければならない当然の負荷だと思うのです。
ですから、「1.５」で済むような引き継ぎ、分担をする。
そうなるようにどのくらいの業務を引き継ぐか、どう指導するかを考えるようにしています。