Asanaマイタスク活用法－海外受賞事例のご紹介
2021年8月に日本で企画・開催された「マイタスク選手権」が大変盛り上がったことを受け、翌月にはグローバルに展開されていました（日本発の企画が世界に広がるのはうれしいですね）
さすがにユーザーのすそ野が広い海外の活用法はとても興味深く、参考になる点も多いのですが、英語のフォーラム記事だけなので、なかなか日本の皆さんにまで届いていないのでは、と思います。
そこで、本記事では「グローバル版マイタスク選手権」で受賞した活用法をご紹介したいと思います。
翻訳に際してAsanaのローカライゼーションにも携わっているプロフェッショナル Shunさん @work-graph にご協力いただきました（感謝です！）が、あくまでも私の勝手翻訳＋解釈になります。文責・訳責は私にありますので、不備がありましたら萩原までご連絡ください。
それでは、いってみましょう！
栄えあるグローバル1位に選ばれたのは、ニューヨーク州バッファロー在住の認定プロ Alexさんです🎉
第1位 認定プロ Alexさんの活用法
私はボードビューを使って、日々のタスク管理をしています。そして、そのセクションをわかりやすくするために絵文字を活用しています
萩原：ちなみに ”Emoji” はもはやグローバルに通用する英語になってるんですよ🙂（たいてい Emojis と複数形になります）
期日になったら「Later（後日）」や「Upcoming（近日）」のセクションから「To Do (Ready)」のセクションに移動させると同時に、自分宛てに「メンション」が飛ぶように、ルールを設定しています。
また、タスクを完了したら「Completed（完了）」セクションに移動するようルールを設定し、ごちゃごちゃしないようにしています。
萩原：これは私も同じルールを設定しています。実際にはあまりにも数が多いので「すべてのタスク」を表示することはほとんどないんですけどね
日々もっとも気をつけていることは、「Recently assigned（最近の割り当て）」に入ってきたタスクをちゃんと適切なセクション（ToDo/Active/Pending/Snoozed のどれか）に移動させることと、「Snoozed（一旦停止）」においてあるタスクを週1くらいで確認することです。
それから、数日おきに「マイタスクを整理（トリアージ）する」という繰り返しタスクを設定しておき、常に状況を把握できているように気をつけています。実際には、毎朝マイタスクを整理するようにしてはいますが。
萩原：Asanaのマイタスクを整理する際は “triage” という単語がよく使われます。「トリアージ」は日本でも医療の世界で使われますね。重症度判定とか緊急時の行動順位決定という意味です。リソース（時間や人数）が限られる中で、どれを優先するか、どれは今は置いておくのか、判断するという意味になります。
マイタスクを活用するうえで、定期的な「トリアージ」は欠かせません。私も「マイタスクを整理する」を毎週の繰り返しタスクにしてます。
続きまして、第2位はオレゴン州ポートランド在住の認定プロ Coryさんです！
第2位 認定プロ Coryさんの活用法
マイタスクはもっぱらリストビューでしか使っていません。いくつかのセクションにはルールを設定して、簡単に整理できるようにしています。私のセクションはこんな感じです。
Focus（集中）：このセクションにはルールは設定していません。「いま」「この1時間」「今日」やっているタスクを置いておきます。集中してやりたいタスクのためのセクションです。
Meetings（打ち合わせ）：ルール無し。カレンダーや Calendly から（Zapier 経由で）飛んでくるタスクを全部 Asana に入れています。タスクが Today のセクションに来たら、それをここに移して、仕事そのものとそれに関連する会話を分けるようにしています。これも仕事に集中するのに役立っています。
Overdue（期限オーバー）：文字通りです！適切に処理します。
Today（今日）：２つのルールで自動化しています。期日が今日と明日のタスクをここに移します。直感には反するかもしれませんが、これがけっこうイイ感じなんです。いつでも、今日明日で集中しなきゃいけないことが分かります。実際には考えなくて良いことは、手動で「Tomorrow（明日）」のセクションに移しています。たいてい、実際に翌日にタスクを完了させようと思うと、ちょっとした準備や何かしらのアクションが必要なことがあるものです。
Tomorrow（明日）：ルール無し。ここには、今日は気にしなくていいことを置いています。どっちみち、そのタスクは夜中に「今日」のセクションに移動されることになります。
Next 5 days（今後5日間）：今から5日以内に期日を迎えるタスク。このセクションで、今後5日で何が出てくるのかを見ることができます（カレンダービューの週間ビューが出てきたら、もしかするとこのセクションは消すかもしれません。さてどうなるでしょう）。それなりの頻度でチェックして、優先度が低いタスクは「Later（後日/あとでやる）」セクションに移すようにしています。これによって、労力を掛ける必要があるタスク、プライオリティが高いタスクだけを残し、そのタスク完了に集中できるようにしています。
Priorities（優先事項）：明確な期日やアクションがないような大局的なことを置いています。このセクションはやめるかもしれません。
Later（後日/あとでやる）：その他すべて。
Complete（完了/実行済み）：完了したタスクは自動的にここへ移ります。
Recurring（繰り返し）：繰り返しタスクが自動生成されるとここに移ります。
萩原：これは設定画面でそのように設定した場合、ですね（下図を参照ください）
萩原：今日のセクションに今日と明日のタスクを入れつつ、明日のセクションを別に設けておく、というアイディアには、審査員から感心と称賛の声が多かったようです。これは私もマネしよう😊
第3位は同率で2名います。まずはひとりめ。Asana界でもっともアクティブな発信者のひとり、フランス在住のアンバサダーでありForum Leaderでもある Bastienさんの活用法です。
第3位 アンバサダー/フォーラムリーダー Bastienさんの活用法
リストビューを使っています。私は以下の内容でマイタスクをつくっています。
通常のセクション
異例のセクション
「Smart（賢い）」セクション
ルール
通常のセクションは、一般的な「To triage（トリアージ対象）」「Soon（もうすぐ）」「Later（あとで）」です。
異例のセクションには、以下が含まれます。
Secondary（2番目の）：期日は近いけれども、重要度がそれほど高くないタスク用
👻（お化け）：すべてが死ぬ場所
Main focus：重要度の高いプロジェクト用（例えば、大口顧客、書籍出版、講座制作など）
―――（セパレーター）：下記の「Smart（賢い）セクション」を分けるため
「Smart（賢い）」セクションにはルールが設定されています。
😴（short snooze）：このセクションに置いたタスクは、3日後の期日が設定された上で、Laterセクションに移動します。
😴 😴 😴 （long snooze）：このセクションに置いたタスクは、10日後の期日が設定され、Laterセクションに移動します。
📆 （meeting）：このセクションに置いたタスクは、Meetingsというプロジェクトにマルチホームされ、期日が5日後に設定された上でLaterセクションに移動します。
さらに、ほかのタスクによるブロックが解除された（どのタスクにも依存しなくなった）タスクを「To triage」セクションに移動するルールも設定しています。依存関係の解消が移動のトリガーになるので、期日なしでタスクを作り、Laterセクションに置いてけば、ほかのタスクが完了したら自動的にタスクが（一番上のセクションに）戻ってきます。それから、期日に応じて自動的に繰り上がってくるルール設定（期日の1週間前に「近日」、当日に「今日」に自動移動していたマイタスクV1の機能）も再現しています。
萩原：ちょっと複雑すぎて初心者には難しいかもしれませんが、いろいろクリエイティブなことを考えるBastienさんらしいですね。
ふたりめの第3位は、ジョージア州にお住いの「赤頭」Kevinさんです。
第3位 アンバサダー Kevinさんの活用法
「今日」「明日」と「今週」に移動するようカスタマイズしています。これによって、目の前にあるのが何かを見る、「今日」セクションのタスクが終わったら明日何があるかをザっと確認する、さらに「明日」までこなす余裕があったら来週何があるのかを確認できます。
さらに「今日」セクションの上に２つのセクションを作って、毎日確認しています。🗻Today's Big Wins（今日の大勝利）と、💥Quick wins（速攻での勝利）です。「今日」セクションのタスクを確認して「Big Wins」に移したり、カレンダーをもとに新しいタスクをそこに作ったりして、その日のプライオリティを確認しています。これが「指示灯」になって、なんとなく緊急なことではなく、本当に大事なことに対して効果的に時間を使えるんです。
Quick winsはミーティングの合間に使うのがいいんです。このセクションを見て、チャチャっといくつかタスクをこなすと、モチベーション高いまま、勢いをキープできるんです。
萩原：Kevinさんの「Today's Big Wins」セクションは、2位のCoryさんの「Focus」セクションに似てますね。「今ココでやるべきこと」に集中するために、皆さん工夫を凝らしてます。
私はたいてい2画面で作業しているので、1画面でマイタスクを開きっぱなしにしておき、今やるべきタスクにカーソルを当てておくというシンプルなやり方です。
以上、グローバルマイタスク選手権の受賞者4名のマイタスク活用法をご紹介しました。
同じマイタスクでも、いろんな使い方があって、おもしろいですね！
ひとつでも皆さんの参考になるポイントがあれば幸いです。
それにしても、みんな絵文字大好きだな🤣
私のマイタスク活用法も、マイタスク活用のポイント解説とともに動画でご紹介してますので、よかったらご覧ください。
本稿は、ワークマネジメントツール Asana のユーザーコミュニティ AsanaTogether 主催のアドベントカレンダー 7日目の記事です。
本来は、14日に1本書いて「ミッション完了～」のつもりだったのですが、２枠だけ空いているのがやけに気になり、「あとでやる/いつかやる」リストに入っていたタスク（本記事の内容を紹介する）を完了させました。
2021年12月7日現在あと１枠空いてますが、さて埋まるでしょうか？
ひとり2回書いてもいいんですよ😏
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