時間をかけずにレビューする

思い立って「気になること」を集め、整理して見通しを立てたとしても時が経てばどうしても現状とのズレが出てきます。ズレが生じればその仕組みだけでは用が足りなくなってしまいます。そのため仕組みを再び最新の状態にするために行うのが「レビュー」といわれるものいわゆるタスク管理のメンテナンス作業です。

簡潔にまとめるとレビューの役割は、
1.「それぞれの項目を最新の状態にすること」
2.「次のレビューのタイミングまでの全体を把握し見通せているという確信を持つこと」
になります。

さて、ここでレビューにどのくらい時間をかけるかということになりますが、自分としては、1回のレビューに「時間をかけない」というのが良いと思っています。

そもそも1回のレビューに時間がかかるというのはどういう状態なのだろうと考えた時、それは「今使っている仕組み(タスク管理ツールetc)が既に現状から大きく乖離してしまっている」ということではないでしょうか。乖離が大きければ大きいほどに行う作業も多くなってしまうのは当然のことです。

また、全体の見通しがつくほどに情報が揃っていないもしくは現状把握ができていないということかも知れません。この場合、最新状態にするための現状を理解することが必要となり確かにそこにも時間がかかります。

これらは、レビューの間隔が空きすぎていることが原因かも知れません。大掃除するまでちょっとした掃除をしていないのと同じ状態です。

ちょっとした時間にサッとレビューを行う。ついでのタイミングでサッとレビューする。こうすることで週次レビューを行うとしても最新状態にするための時間は最小限になります。

時間がかかってしまうレビューではなく、時間をかけずにレビューすることが長く続ける方法の一つでもあります。