卒園式・謝恩会のタスク管理にBacklogを使ってみた
こんにちは、Marthaです。
小学校の入学準備と並行して発生するタスク、卒園式・謝恩会。今回は神奈川県のとある保育園でやったことの記録と、タスク管理にBacklogを使った感想をお送りします。
卒園式・謝恩会に向けてやったこと
粒度はさまざまですが、やったことはだいたいこんなかんじです。他にも謝恩会に関しては、「式次第を決める」とか「レイアウトを決める」とか結構こまごまとしたタスクがあります。
担任の先生への手作りアルバムの制作
担任の先生へのプレゼントの用意
担任以外の先生へのプレゼントの用意
保育園への贈呈品の用意
謝恩会で流す動画の制作
謝恩会で実施するクイズ大会の準備
謝恩会の飲食の手配
事前準備：担当を決める・やることをざっくり決める
保育園によっては役員が決まっているところもあると思います。うちの園はそういう役員や係というものは存在せず、ある意味保護者の裁量に任されまくっているという状態でした。どこまでやるか？どの程度やるか？誰が何をやるか？というところからなので、これはこれで大変です。
人数は多くないので、全員で保護者懇談会（土曜日）の終わりに集まって、担当とやることを決めました。が、結果的には、統括（全体進行管理）、アルバム・会計係（私）、動画制作係、の3人がなんとなく事務局みたいな感じで動きまくり、必要に応じてそれ以外のママに連絡を取る、という形で進行していきました。
幸い、うちの代は皆さんとても優しく協力的で、お願いすれば快く協力してくださるんですが、正直なところ全体をグイっと引っ張る人がいないとなかなか進行しないです。今回は私も含めた3人がドンドン進めるタイプだったので、うまくいったと思います。
無理はしない。できる範囲でやれることをやろう
そういうタイプのママがいない、とか、自分もあまりやりたくない…という場合は、準備すること・やることのハードルを思い切って下げるのも手です。言い方は悪いですが、保育園に感謝していることがきちんと伝われば問題ないわけで、クオリティの高みを目指す必要は全くないです。
LINEグループとBacklogを使い分ける
基本連絡はLINEグループ（全体／事務局）
いきなり「Backlogでタスク管理しましょう！」というのは、ややハードルが高いです。基本的な連絡はLINEグループでおこない、必要に応じてノート機能に記録を残していきました。
一方で、事務局3人だけのLINEグループもフル活用しました。むしろこちらの連絡量の方が多かったと思います。こまごまとしたことの取り決めや、進捗状況の確認など、3人で意思決定してから全員に確認する、というやり方をしていました。
タスクは備忘録も含めてBacklogで管理
自分でフリープランを登録し、卒園準備用のプロジェクトを作成しました。「これが例の“まっさらな状態のBacklog”かぁ…」なんて思いながらも、設定は簡単にできました。
とりあえず招待リンクは全員に共有したものの、登録したのは事務局の3人と、会計サポートのママだけでした（笑）事務局3人の共通認識が取れていれば問題ないと思っていたため、ある意味想定の範囲内でした。
理想は全員がBacklogでやり取りして、履歴を残すこと
とはいえ、やっぱりLINEでのやり取りは流れて行ってしまって、「あれ？式次第ってどういう話してたっけ…」「確か前に〇〇さんがこういう意見を言ってたような気がしたんだけどな…」「結局何に決まったんだっけ？」みたいなことがポツポツと出てきました。確認事項とか、返信してほしいこととか、アナウンスとか、いろいろなやり取りがされるので、トークの流れるスピードがめちゃくちゃ速いです。
そのたびにLINEのやり取りを遡ったり、検索したり、全体グループと事務局グループのトークを行ったり来たりしたり、結構な手間がかかりました。
単発的かつ短期間のプロジェクト（しかも、業務ではなくボランティアみたいなもの）なので、保護者全員が参加してBacklogでタスク管理をするのは、残念ながらハードルが高いように思います。
ただ…！やってみた感想としては、Backlogで全部管理して履歴残せたらめっちゃ楽だったな～～～！！！ということです。履歴を残して次年度に引き継ぐ、なんてこともできたらみんなHAPPYだな、と考えたりします。
基本的に全部自分で登録して自分で管理していました
すごく頑張ったらすごく大変だったけど、満足度は高かった（はず）
ここからはBacklogは全然関係ないお話です（笑）いかに卒園準備・謝恩会準備を頑張ったか、結果、どういう会が催されたのかという自己満記録です（頑張ったから褒めて！）。来年卒園という方の参考になれば！
担任の先生への手作りアルバム
先生2名分を制作。A4サイズ、貼ってはがせる、台紙が外せるタイプのアルバムを購入し、各家庭に1枚ずつ配布しました。両面を使って自由に作成してもらい、後日担当者（私）に渡してもらえればOK。各家庭で2枚分作成すればいいので、負担はそこまで大きくないです。
もちろんそれだけでも素敵なアルバムが完成するのですが、表紙や全員の顔写真と名前一覧みたいな共通のページが欲しいな・・と思った私は、自ら共通ページを作成することに決めました。
Canvaでデザインを作って、ママ友に印刷してもらって（我が家にプリンタがない）、切り貼りして共通ページ2枚分×2人分を作成！個人的には表紙があった方がアルバムっぽくて好きなので、大満足（自己満）でした♪
担任以外の先生へのプレゼント：オリジナルサブレ
サブレ（クッキー）にオリジナルの印刷をしてくれるサービス、ありますよね。そちらを利用しました！たまたま近場のケーキ屋さんがそのサービスをやっていたので、お店に直接オーダーしました。
問題は何を印刷するか？です。全員の顔写真を印刷するのは難しいし、ただのフォントはつまらない。そこで考えたのが、子どもたち一人一人に「文字」を書いてもらって、それを組み合わせてメッセージを作ることでした。
お迎えの時にiPadを持参して、子どもたちに「一文字書いて！」とお願いしまくって文字を集めました。会えなかった人はメモ帳機能で書いた文字をLINEで送ってもらえばOK。
文字を太くしたり背景透過したりして、いい感じの文字を作ったら、Google スライドで配置→スクショして画像化。それをさらに背景透過し、お店にメールで送付しました。我ながら頑張った。笑
最高にエモい（自画自賛）オリジナルサブレができました！
赤ちゃんの頃の写真を使ったクイズは大盛り上がり！
これは単純に私がやりたくて作っただけなのですが、当日予想以上に大盛り上がり（特に子どもたち）でしたので、とってもおすすめです。
保護者の皆さんから、お子さんの小さい頃（できれば赤ちゃん0か月～3か月くらいの方がいい感じに見分けがつかなくておもしろいです）の写真を提供してもらいます。ポイントはLINEで個人宛に送ってもらうこと！グループで送るとネタバレしちゃいます。
加えて、パパやママ、きょうだい、親戚など、赤ちゃんの頃の顔が似ている写真があればぜひこちらも提供してもらいましょう。パパママは写真の画質でバレやすいですが、ネタ的には超おもしろいです。ただし、「実家に帰らないと写真がない」ことが多く、今回私はあまり集められなかったので、もしやるなら早めに声をかけておくと安心です。
子どもたちも読めるようにひらがなで作成しました
クイズ自体は「イベントde投票」という無料サービスを使って作成しました。簡単に投票クイズが作成できるのでおすすめです。スマホで参加して、リアルタイムで投票、正解発表、ランキング発表までできるので、参加している感があります。私は音や背景画像にもこだわって、オー〇スター感〇祭仕様で作成しました（笑）←シンプルなものはすぐ作れます
隣にいるのは次男です笑
余談①：Canvaめっちゃ使いました
他にも、先生方への謝恩会の招待状、謝恩会のお食事内容と式次第を記載したシート、オリジナルサブレに添えるThanksカード、などなど、いくつかの印刷物を用意しました。すべてCanvaで作成しました！デザインセンスがなくても写真素材さえあればかっこよく作成できるので、大変助かりました。普段はフリープランですが、30日間無料トライアルでCanvaプロを使わせていただきました。
余談②：支払いは極力1人に集中！会計はWチェック必須＆清算は電子マネーで
保育園の贈呈品や飲食関連費、備品など、極力私がすべて支払いました。一時的な負担はありますが、あとできちんと清算するので問題ないです。もちろん、私が購入できないもの（実店舗に買いに行ってもらうもの）などは他のママにお願いして、必ずレシートの画像を送ってもらいます。ネットショップで購入した場合も、購入費用がわかる画面のスクリーンショットを撮っておくこと。
あと、会計のWチェック係は絶対に決めておきましょう。大丈夫だと過信していると、思わぬところでミスが発生します。購入品と金額はスプレッドシートにまとめて、レシートやスクショ画像をすべて共有して、Wチェックしてもらうことをおすすめします。
清算はほぼ全員Paypayでおこないました。請求リンクを送る手間はありますが、確実に履歴が残るので安心ですし、端数の面倒な計算も不要。1人だけPaypayを使っていないママがいたので、その方だけ後日現金で清算しました。
楽しい！を共有できることが大切
私は企画やイベントが大好きなので、タスクは多かったもののとても楽しい準備期間でした。当日、予想以上に大盛り上がりだったことも嬉しくて、頑張ってよかったな～と思います。
ただ、一人ではできません。チーム戦です。そして、残念ながらチームメンバーのやる気やポテンシャルにも左右されます。一人で無理して「私ばっかり」と思うくらいなら、やらなくていいと思います。みんな平等な立場のはずなので、タスクや負担は手分けをすること。子どもたちや先生が楽しい時間を過ごせることが一番ですが、何よりも自分が楽しむことを忘れないようにしましょう。
そのためにもタスクを洗い出し、なにをどこまでやるのか？誰がやるのか？を可視化することは大切です。それを保護者全員で共有し、共通認識をもってから進めるといいと思います。
謝恩会なんてイマドキやらないわ、という保育園も多いと聞きます。私も最初は「え？そんなんあるの？」って思いました。でも、終わってみたら「やってよかった」です。先生たちと子どもたちとの様子も見れたし、なにより楽しんでもらえた。卒園は寂しいけれど、楽しい思い出がまた一つ増えてよかったな、と思います。
たった一度の経験談ですが、どなたかのご参考になれば幸いです。