【3】司法書士を使わずに、自分で代表変更をする

こんにちは。
Malake株式会社の清川です。

前回の記事「【2】司法書士を使わずに、自分で代表変更をする」の続きです。

法務局の手続き

前回の記事でご紹介の通り弊社は、代表の変更方法を「定款で定めた通り、取締の互選で決定する」としています。

この場合、必要な書類はこれだけです。

提出する書類@法務局

1. 辞任届

2. 互選書

3. 変更登記申請書

4. 定款のコピー

5. 新代表個人の印鑑証明書

6. 印鑑届（改印）書

法務局に行く際は、新代表の個人印（提出した印鑑証明書の印）も忘れずに持っていきましょう。当社は、印を持って行くのを忘れ、再提出となりました。。。

提出すべきか迷った。でも結局、提出不要だった書類はこれ。

色々と情報を見ていると必要そうな書類が出てきて、当社に必要なのか不要なのか悩みました。当社には提出不要だった書類の情報を載せておきます。

1. 株主総会議事録

2. 株主リスト

3. 就任承諾書

それぞれ、何故不要だったのかは以下の通りです。

株主総会議事録は何故要らない？

当社の代表変更方法は、定款に記載の通り、「取締の互選」としています。
聞き慣れない言葉ですが、取締役の互選とは・・・

• 取締役が2名以上いる場合の代表取締役の選定方法です。

• 話し合いを行い、代表取締役を選定するものです。

つまり。
株主総会で代表変更の話をする必要がないのです。
というよりも、株主総会で代表を変更することは出来ません。

その為、株主総会を開催する必要すらなく、議事録の証跡は提出不要です。

参考：定款に記載した代表選定の記述について

参考までに。会社設立の際に作成した当社の定款に、代表取締役の選定方法を以下の通り定めています。

当 会 社 に 取 締 役 を 複 数 置 く 場 合 に は、 代 表 取 締 役 １ 名 を 置 き、 取 締 役 の 互 選 に より 定 め る。

当社の代表選定方法について定款より抜粋

さて、次に。

株主リストは何故要らない？

株主リストは、株主総会議事録とセットで提出するものなので、自ずとこちらも提出不要となるのです。

そして。新代表が就任したことを承諾する書類が不要なの何故か？については、以下の通りです。

就任承諾書は何故要らない？

新旧代表者が同席する場で新代表を決めた場合、新代表は自分自身が新たな代表者になることを知っていて、それを了承していますよね。

その場合、「就任承諾書」の作成は不要とのことです。
但し、「取締の互選の際に同席して了承してるよ」という一筆を書き残さないといけません。具体的には法務局に提出する「変更登記申請書」の表紙の就任承諾書の添付書類欄に「就任承諾書は互選書の記載援用する」と記載をします。

就任承諾書は、添付する互選書の記載と同様なので割愛するよという内容です。

参考までに「就任承諾書の書き方」の画像を貼っておきます。

就任承諾書は「互選書の記載を援用する」と一筆書けばOK

当社の様な小規模法人にとって、法人運営に伴う各種手続きを行うことは、自社を法的な側面から詳しく知ることが出来ますし、コスト削減にも繋がりますので、面倒なことも多々ありますが・・・司法書士に頼らずに多少の変更手続きは、自分の手で対応してみるのも良いのかなと思います。

次回（【4】司法書士を使わずに、自分で代表変更をする）は、提出書類の「辞任届」の書き方を詳しくお伝えします。