【先生は早く帰りたい】事務処理

「報告書」「提案書」などなど教員の事務処理という仕事は意外とあります。
ためてしまう、苦手という人はいるだろうと思います。
私、事務処理はとても苦手でした。
提出を忘れるし、なかなか手を出さないうちに期間が来てしまう。日が経ってしまって書く内容を忘れるなど散々な方法で作っていました。
本をいろいろ読んで今の形はだいぶ良くなったと思うのでいくつかそのポイントを紹介します。

①期日を無視して作る

教員は必ず作る書類が何種類かあります。
学校によると思いますが授業に関する書類や学級に関する書類など様々あるでしょう。
しかもそれを作って提出する時期は決まっています。
今の学校が何年目かによりますが2年目以降ならば昨年度作った時期が近付いたらその書類を作ります。
１年目の場合は仕事が早そうな先生に「今、作っておいたらいいものはなんですか？」と聞けば答えてくれると思います。私はとても仕事が早い先輩と同学年のことがあり、その先輩のその時期作っている書類を真似して仕事をスピードアップさせました。
理想は「○○の作成」の提案がされた後すぐに出せることですね。

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②報告書は出先で作る

よくある報告書は研修報告書ですね。
フォーマットは色々あると思いますが、報告書の書式をもって研修に行くことが一番早いですね。ちょっと推敲したいなら紙ベースで持って行って、まとめたものをデータにする方がいいかもしれません。
私はnotionを使って研修を勝手にデータベース化しています。
学びが多い研修に行ったときはそのデータベースをまとめて勝手にレポート化して、実践記録も入れたらどこかに出せそうかなと企んでいますね。

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③ショートカットキーを覚える

同僚にパソコンのことを聞かれることが多いのですが、本題からそれて違う部分が気になることがよくあります。
それはパソコン操作のスピード。
その大きな原因は「コピー＆ペースト」です。
コピペがめっちゃ遅い！
「右クリック・コピーをマウス選択・右クリック・貼り付けを選択」
「あ、間違えた、戻るボタンを押す」
「Ctrl＋C」コピー、「Ctrl＋V」貼り付け、「Ctrl＋Z」１つ前に戻すを覚えよう。
それを覚えている人はよくやる操作がショートカットでできないかを調べてみると作業が早くなる可能性があります。
私が後よく使うのは
・「Ctrl＋A」　全選択
・「Ctrl＋D」　ウインドウをすべて閉じる
・「Ctrl＋P」　印刷
・「Ctrl＋R」　コマンドから開く

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まとめ

今回は事務処理を早くする方法を紹介しました。内容を思い出しながら書くというのは「思い出す」「文章にする」という２つのことをやっているので遅くなりますね。適切な時に書く、できるだけ早く書くことが大事です。
操作自体のスピードを上げることも重要です。特にショートカットキーは他の作業のスピードアップにつながるのでぜひ実践してみてください。