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Backlog World 2020 の運営に携わったまとめ

まっきぃ

2020年2月29日(土)に開催予定であったBacklog World 2020の運営メンバとして、2019年7月から活動を開始していました。
私の担当は、広報・集客チームのリーダー(恐縮)です。

イベントは中止

イベント自体は昨今の情勢から中止となりました。

この事実はもう仕方ない。中止後も、その後の方針を運営委員会としては今も検討が継続されています。(2020年3月16日現在)

当日開催の経験はできませんでしたが、運営に携わることでたくさんの経験を培えました。手を挙げなければ経験できませんでした。

至らないことも多々ありましたが、この半年間の後悔は全くありません！！
心残りは開催中止になってしまったことだけ。。。(来年こそ・・・)

役割

広報・集客の役割として、運営ブログがありました。
このエントリをご覧の方には一番わかりやすいアウトプットです。

最初のエントリは以下からどうぞ！
運営ブログ開始！

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もちろん、私だけではなく運営メンバーでそれぞれの色を出しながらブログを掲載してきました。

キャプチャ

振り返り

これだけの規模の運営委員として携われたこと。
その結果、たくさんの経験(成功, 失敗, 悩み・・・)ができました。

加えて、私はJBUG札幌として運営リーダーを担っており(そんな大層なものではありませんがｗ)、拠点としては地方となるものの、各地方(東京, 福岡, 宮古島, 岡山, 大阪・・・)のJBUG erとコミュニケーションできたことが嬉しかったです。

Typetalkで「札幌の雪事情」を投稿し「雪だ！！」みたいなリアクションが面白かったｗ

キャプチャ_

学んだこと

ほぼ「初体験」のことばかり。
なんとなく知ったつもりになってたプロモーションの知識が「無知の知」であること。大きかった。継続してJBUG札幌でも役立てていきたい考えです。

また、コミュニケーションの大事さを痛感。
今更ですが「見た・聞いた・考えた」をアウトプットすることが大事で、簡単のようで自身や相手の状況や立場によって複雑で難易度の高い課題になると実感しました。これは、日々の仕事にも活かされます。

割合として大きかったのは、前述した「運営ブログ」です。
ここはもっとまとめたエントリにしたいと考えています。

運営中にツール利用で工夫したこと

Backlog のユーザーグループですので、使うコラボレーションツールはもちろんBacklog&Typetalk(とGoogleDoc)です。

今回までにプロジェクト管理で利用してきた機能とは違う使い方を体験しながら覚えることができました。

ざっくり箇条書きにしてみます。

・BacklogとTypetalkのスマホアプリを活用できたこと
・Integromatで公式TwitterのツイートをTypetalkにボット通知した
・運営メンバ向けの通知をTypetalkのまとめ機能を使ってまとめた
・多数の課題をカテゴリ/フィルタ/ウォッチ/最近見た項目をフル活用した

特に、私は今回の非同期コミュニケーションはほとんどアプリ上でした。
Wikiや棚卸しなど、まとまった時間で取り組むときはPCでしたが、移動中等、休暇中のちょっとした空き時間でアプリを活用しました。

「時間がないなら作ろう」と思えるようなアプリケーションだと思います。

もっと改善したいこと

すでに来年も広報・集客を担当したい意気込みですので、今からそのつもりで考えたい。

細かい話は色々あるのですが、一番の改善点は一つ。

「甘く見ていた」ことです。
「前年の経験値があるから」「前年と同じでいいんだろうな」という「甘さ」がありました。

もちろん、過去の経緯とかがあるので、活用できることは多いです。
ですが、そこは本質ではない！と(今更ですが)気づきました。

「Backlog World 2020をどうしたいか」が大事。ホント。
それに気づいて行動に移せて来たのが今年に入って1月～2月。

Backlog World が毎年開催されるのです。
もう今日からその意識で行こう。そう思います。
(JBUG札幌ももちろん継続します。そのためにも早くこの自粛ムードが前向きに変わることを強く望んでいます。)

ざっくり箇条書きにしてみます。

・「昨年と同等の広報/集客活動」という認識が「運営ブログ」にしか意識が行ってなかった
・昨年と同等で、コンテンツも同じだし・・・という気持ちが安易だった
・昨年がどうこう、よりも今年どうするか(どうしたいか)を最初に方針として掲げれれば良かった
・Wikiにしっかり残して次に生かせるよう、今後は改善が必要
・メディア誘致は課題認識していたものの、後回しにしてしまった
・最初から、つながりを持っている方にアサインし、活動できれば良かった
　→プロジェクトが炎上するアンチパターンなので、今後は改善が必要
・広報集客のWiki整理をきっちりやろうとして逆にやりきれずに中途半端になった
・必要なことを必要なだけシンプルに書き出す程度でまとめられればよかった
・細かい性格が仇になったので「まとめたい」欲を抑えて、読む人にレビューしてもらいなが作る、今後の改善が必要
・Wikiは最後にまとめるのがつらいので、少しづつ整理すること自体は良かった

今後

Backlog World 2020 中止後の経過報告 でも公開いたしましたが、
今後の代替開催の実現可能性を含めBacklog World 2020 運営委員会にて引き続き検討中です！

その時は是非よろしくお願いいたします！


ありがとうございます😊