【フリーランスのギモン】電帳法が改正されるらしいけれど、電帳法って何だ？
こんにちは。
メタップスでre:shineと人事労務を担当しているイケダ（@m_ike）です。
2022年1月の電子帳簿保存法の改正で、フリーランスや副業・複業をされている方が、どんな対応をしないとならないのかをまとめてみました。
電子帳簿保存法はどんな法律？
原則、紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件により電子データでの保存を認めますといったことや、電子的に行った取引情報の保存義務等を定めた法律です。
電子データの保存は、次の３種類に区分され、それぞれ保存方法が決まっています。
①電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、PCを使って作成したデータを保存する方法です。DVDやハードディスクといったメディアでの保管の他、クラウドシステムに保管したデータもあてはまります。
②スキャナ保存
スキャナ保存とは、紙の書類をスキャンまたは写真撮影することで電子データに変換し、電子文書として保存する方法です。
これまでスキャナ保存を行うにはタイムスタンプの付与が必要でしたが、約70日以内に訂正や削除履歴の残るクラウドシステム上に保存するときは、タイムスタンプ自体が不要となります。
尚、紙のまま保存する場合は、スキャナ保存を行う必要はありません。
③電子取引
電子取引では、電子データが原本となりますので、今回の改正で紙で印刷して保存することが不可となりました。
例えば、Amazonでプリンターを購入し、その領収書がデータで送られてきた場合は、紙ではなくデータで保存を行う必要があります。ECサイト等で購入することが多い場合は、csvデータをダウンロードして保存する方法もあります。また、請求書がメールに添付され発行された場合も同様にデータ保存が必要です。
②と③の保存方法では「検索要件」の義務づけがありますので、税務調査の際にダウンロードの求めに応じる場合は、ファイル名を【取引年月日_取引金額_取引先名】にしておけば大丈夫です。
尚、基準期間（前々年）の売上高が1000万円以下の場合は、すべての検索要件が不要となりますが、電子データを見返す際に、上記のようなファイル名になっていると、ご自身でも見つけやすいと思いますのでオススメです！
改正の内容は、国税庁ＨＰ、freeeの解説が参考になりますので、併せてご確認ください。
フリーランス、副業・複業はどんな対応を求められる？
まず、今期（2021年12月まで）は改正前ですので、来春の確定申告には影響がありません。
また、市販の会計システムを利用して経理処理を行っている場合も、会計システムが電帳法の改正に対応をしていれば、大きく何か対応をしないとならないこともないと思われます。
経理書類をご自身で作成している場合や、会計システムを一部しか利用していない場合は、電帳法に則った保存を行わないと、該当の領収書が経費として認められないなど修正申告が必要となったり、その結果、過少申告加算税や延滞税などを払わなくてはならなくなる事態が予測されます。
電帳法に則った保存方法とは？
Ａ：タイムスタンプの利用
Ｂ：データの訂正・削除が確認できるシステム、または訂正・削除が行うことができないシステムを利用
C：訂正・削除を防止するための事務処理規程の作成と運用
ＡとＢは市販の会計システムを利用することで対応可能です。
でも、経理処理にそんなに費用はかけられない！そんな場合はＣになります。
個人事業者の場合の例
・国税庁の事務処理規程サンプルを参考に規程を作成
・データの電子保存を行う
・電子データの管理をする
・検索要件を備える
・Excelでリスト化する
・ファイル名を【取引年月日_取引金額_取引先名】にする
・取引情報の訂正・削除について、上記のExcelリストに追記を行い管理
主な留意点
・前々年の売上高が1000万円以下の場合は検索要件を満たしてなくてもOKですが、データの電子保存を行うこと、取引情報の訂正・削除については事務処理規程に則って管理を行う必要があります。
・パソコンや使用システムのマニュアル等を設置する必要があります。
・電子データの管理方法として、フォルダを会計年度に分ける必要があります。更に月ごとに分けると管理が楽になります。
・データの保存にはクラウドシステムを使用したり、バックアップデータを保存して、データの紛失に備えることをオススメします。
記載した内容以外にも、多くの質問に国税庁が回答を掲載しています。
膨大な量ではありますが、気になる項目がありましたら参照してください。
今回の法改正と確定申告の関係
2022年度（2023年春）の確定申告時に、青色申告者が青色申告特別控除を最大の65万円受ける為には、次のいずれかに該当していることが要件となります。
１．優良な電子帳簿の要件を満たして電子データによる備付け及び保存を行い、一定の事項を記載した届出書を提出する。
２．確定申告をe-TAXを使用して行う。
優良な電子帳簿の要件は、残念ながら個人で作成したデータで満たすことは難しいので、保存方法でCを選んだ方は、e-Taxで確定申告を行って控除満額をGetしましょう。
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今回の改正は、フリーランスや副業・複業をされている個人事業者（青色・白色問わず）も、法人事業者にも適用となります。3月決算の法人の場合、年度途中の1月分から改正後の対応が必要ですので、ご準備ください。
また、会計データの電子保存が進むことにより、税務調査において、使用しているPCやスマートフォンの開示を求められる事が多くなりそうです。
フリーランスや副業・複業者の場合、業務用とプライベート用でアカウントを分けるようにしておくことで、むやみにプライベートなデータを見られることも避けられますよ。💪🏻
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