【効率化への挑戦】ChatGPT活用で工数を5分の1に！セキュリティ研修の社内告知とFAQ集を作成してみた
こんにちは、ロコアシ運営事務局です！ロコアシは秘書、事務、経理業務、議事録作成、翻訳等を始めとした、デスクワークをオンラインで簡単に依頼できる、AI×リモートアシスタントサービスです。AI活用研修を20時間受講済みの専属ディレクターが、御社の課題を海外在住日本人のプロフェッショナル人材チームと共に解決いたします。
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効率化と情報共有の向上を目指して
お仕事で忙しい中、セキュリティ研修の告知文面やFAQ集を作るのは大変ですよね。そこで、ちょっとしたアイデアとして「効率化」と「情報共有の向上」を目指して、ChatGPTを使ってみることにしました。
ロコアシの運営チームとして、AIとリモートアシスタントサービスの専門知識を活かして、皆さんにスムーズに情報を伝えられるような方法を模索していたんです。これを機に、AIの力を借りられる業務を増やして、ロコアシでご依頼いただく業務だけではなく、社内の業務効率化も図りたいと思っています。今回の試みが、当社のサービス向上や、他の企業様のAI活用事例としても参考になればうれしいです。
ChatGPTを用いた告知文面作成プロセス
さて、ChatGPTってどうやって使うの？と思うかもしれませんが、実はとっても簡単なんです。まずは、研修の告知文面やFAQ集に必要なポイントを整理し、それをもとにChatGPTに指示を出します。例えば、「セキュリティ研修の告知文を作成してください」なんて感じで。
すると、AIがあっという間に文章を生成してくれるんです。もちろん、最初から完璧な文章が出てくるわけじゃないので、適宜修正や調整を行いながら、理想の文章に近づけていきます。このプロセスを繰り返すことで、時短にもなり、スタッフの負担も軽減できるんです。
ChatGPTが出力した告知文を元に、ChatGPTがFAQ集を出力
社内研修の開催告知には、しばしば社員からの質問が届き、質問に回答する必要があります。事前にFAQを作っておくと、社員にとっても、研修を主催する側にとっても、効率的です。今回は、告知文面を元にしたFAQ集の作成を、ChatGPTに依頼しました。
最後に、適切な表現やトーンに修正して完成させましたが、ほぼ修正いらずでした。すさまじいスピードで、告知文面と、FAQ集の作成ができましたね！
AI活用の成功への道のり
AIと一緒に働くって、最初はちょっと戸惑うこともあるんですよね。でも、試行錯誤を繰り返すことで、どんどん上手に使いこなせるようになります。今回のChatGPTを使った告知文面やFAQ集作成でも、いくつかのポイントに気を付けることで、より効果的な活用が可能になりました。
気を付けたポイント
明確な指示：AIには、何を求めているのかを具体的に伝えることが大切です。指示が曖昧だと、思っているものと違う文章が出力されることも。
繰り返しの力：最初は完璧な文章が出てこないこともありますが、何度もやり直して調整することで、理想に近づけます。
人間のチェック：AIが生成した文章には、時々意味が通じない表現や、不適切な言葉が含まれることがあります。最後に人間がしっかりとチェックし、修正することで、完成度を高めましょう。
このように、AI活用の成功への道のりは、試行錯誤やコミュニケーションを大切にすることで、スムーズに進んでいきます。最終的には、AIと人間が協力しながら、より良い成果を生み出すことができます！
労力削減と高品質な情報共有を実現するAI技術
AI技術の進化によって、労力を削減しながら、より高品質な情報共有が実現できるようになってきました。ChatGPTを使った今回の告知文面やFAQ集作成の所要時間を同様のタスクと比較したところ「およそ５分の１」という、圧倒的に短時間で効率的に作業を行うことができました。
※ちなみに、この記事の原稿作成もChatGPTを活用して爆速化しています
さらに、AIが生成した文章を人間がチェックし、ブラッシュアップすることで、より適切で分かりやすい情報を提供することができます。これにより、社内のコミュニケーションがスムーズになり、全体の業務効率が向上するでしょう。
また、AI技術の活用は、当社のリモートアシスタントサービス「ロコアシ」だけでなく、他の企業や業界でも広がっています。今後、さらに多くの企業がAI技術を取り入れることで、働き方の改革や業務効率化が進み、組織全体の成長につながることでしょう。これからも、AI技術を活用して、労力削減と高品質な情報共有の実現に取り組んでいきたいと思います。
組織の成長と展望を見据えて
これからAI技術がどんどん進化していく中で、さまざまな事例が登場し、組織全体の成長に寄与することが期待されます。例えば、マーケティングや営業の分野では、AIを用いて効果的なターゲティングや顧客対応が可能になるでしょう。
また、人事や経理などの管理業務にもAIが導入され、煩雑な作業が効率化されることが予想されます。これにより、従業員がよりクリエイティブな仕事に集中でき、企業の競争力が向上することでしょう。
さらに、今回のように、社内コミュニケーションや研修にもAIを活用することで、従業員のスキル向上やチームワークの強化が期待できます。労力を削減し、効果的な情報共有が実現されることで、組織全体がスムーズに動くようになるでしょう。
今後のAI活用事例には大きな期待が寄せられており、組織の成長と展望についても、ますます明るい未来が広がっていると言えるでしょう。当社も引き続き、AI技術を活用し、より良いサービスの提供と社内の効率化に努めてまいります。
ロコアシ×ChatGPTでコア業務にコミット
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