おもてなし日程調整URLを作ってみた！

こんにちは、ヒロです。

数多くのnoteがある中、僕のnoteにお立ち寄りいただきありがとうございます。できるだけ難しくないようにサラッと読めるような記事を目指しています。（今日は僕にしてはガッツリと書いていますが💦）

僕のnoteでは、自動化ツールなどでDX化を促進した結果創りだした時間を大切な人との時間、趣味やスキルアップの為の時間などに使っていただきたいという想いで、少しでも何かのお役に立つことを願っています。

日程調整使っていますか？

2020年5月、コロナ禍でライブ配信をスタートし、その後オンラインビジネスに発展。僕の経験と知識を基にしたコンサルティングに価値を感じてくれるクライアントが現れました。

当時はリアルな対面コンサルはほとんどなく、僕はアメリカ西海岸のサンディエゴ在住で、クライアントのほとんどが日本在住でした。
何度もドラえもんのどこでもドアが欲しいと思ったものです（笑）。

日程調整のリンクを送る

日程調整ツールを使ったことがある方はご存知かと思いますが、日程調整のために自分の空き時間を示したカレンダーのリンクを送ります。リンクを受け取った人はその中から自分の都合の良い時間を選んで予約します。

リンク受け取る人の情報！

あなたのプロダクトやサービスを購入してもらうためにメールやブログなどに埋め込むCTA（Call To Action）が重要です。ワンクリックでも行動をしやすくする工夫が求められます。

実際の例

例として日程調整のリンクを送ったところを想定しています。
僕の空き時間枠が表示されているのでそこから選びます。

図１：日程調整用のカレンダー

例えば、
6月24日の10時から10時半を選んだ場合、２つのパターンを比較してみました。

図２：予約の際の入力画面

右側のパターンの方が明らかに良い感じで、予めコメントの記載があるとさらに効果的です。

種明かし（おもてなしURL生成）

僕が2021年10月頃から使用している日程調整ツールはTimeRexです。飲み会の日程調整などに使われる「調整さん」をご存知の方も多いと思いますが、日程調整ツールには多くの選択肢があります。自分の目的や使い勝手、料金を考慮して選ぶと良いでしょう。

TimeRexでは2024年3月18日のアップデートで、事前に設定した情報を含んだ形で日程調整のリンクを送ることができるようになりました。

図３：事前入力項目の種類

<日程調整ページのURL>?guest_name=佐藤太郎&guest_email=example%40co.jp

上のようにURLを生成することで事前入力が可能になります。

更に便利に使うために

今回のアップデートで事前に設定した項目を簡単に入力するために、シートを用意してリンクを合成しています。

図４：おもてなしURL生成シート

セルB5には以下の式を使ってリンクを合成しています：

=CONCATENATE(B1,"?guest_name=",B2,"&guest_email=",B3,"&guest_comment=",B4)

変更するのは以下の4項目です：

1. 日程調整URL　（複数作っている場合）

2. ゲストネーム

3. メルアド

4. ゲストコメント（任意）

この記事を書いている最中に思いついたのですが、この機能、つまり、おもてなしURL生成＆管理ツールも別途記事を書いてみようと思います。

日程調整ツールを使う理由

社会人になってから作業効率を上げることを常に気にしていました。そのため、Zoomミーティングの日程調整で課題を見つけました。それは日程を決める以上に、変更があったときの対処です。もちろん手動で行うこともできますが、TimeRexはこれを自動化します。

TimeRexはGoogleカレンダー、ビデオ会議（Zoom、Google Meet、Teams）と連携します。日程調整用のページを作成し、例えば「Zoom30分ミーティング」を設定すると、以下の利点があります：

• 自動でZoomのリンクが生成され、クライアントに送信される

• ワンクリックでカレンダーに登録可能

• クライアントが自由にキャンセルや変更ができ、Zoomの日程も自動で更新される

重要なのは、自分のGoogleカレンダーを常に最新の状態にしておくことです。Googleカレンダー自体も予約機能が追加され、単体でも多くのことが可能です。Googleカレンダーとの徹底比較はここでは控えますが、ぜひ検討してみてください。

まとめ

日程調整ツールは、オンラインビジネスやリモートワークにおいて非常に重要な役割を果たします。特に、物理的な距離を超えて効率的にコミュニケーションを取るためには不可欠です。この記事では、僕が使っているTimeRexを例に、その便利さと活用方法を紹介しました。

主なポイントとしては：

• 日程調整の簡便さ：自分の空き時間を示すカレンダーリンクを送り、受け取った人が都合の良い時間を選べる。

• リンクに含まれる情報の重要性：メールやブログなどに埋め込むCTA（Call To Action）で行動を促しやすくする。

• TimeRexの利便性：事前に設定した情報を含んだリンクを送る機能や、自動でZoomリンクの生成、カレンダーへの登録、変更やキャンセルの自由さ。

• 効率的な作業環境の実現：Googleカレンダーとの連携や、簡単にリンクを合成するシートの活用で作業効率を上げる。

これからも、より効率的に仕事を進めるためのツールや方法について共有していきます。ぜひ皆さんも、自分に合った日程調整ツールを見つけて活用してみてください。

注）TimeRexに関しては2024年3月18日のアップデートを元に記載しています。