【しごとのルール】03-05.メールは、「情報共有」「合意事項の連絡」「グッドニュース」以外に使わない

これは、教えてもらって、目から鱗のルールだった。

メールは、「情報共有」「合意事項の連絡」「グッドニュース」以外には使わない。

現代の仕事におけるコミュニケーションは、大半がテキストコミュニケーションとなっている。

メール、チャットツール、LINE・・・

さらに、リモートワークが浸透した今、気づけば、丸1日、誰とも話していない、なんて日もザラになった。

ただ、原則は、前述のルールだと意識した方が、よりコミュニケーションの質が高まる。

一例を上げる。

議論や意見を、メールの方が、整理して伝えられるから、と「よかれと思って」メールで送っていないだろうか？

それ、一番やってはいけない。

「ちょっと打ち合わせしていい？」「オンラインで話せる？」

そう声をかけて、10分話せばたいていの物事は片付く。

メールだと、最初のメールから始まって、何本ものラリーが続いて、相手の時間も奪うし、何より自分の時間がもったいない。

メールを打つより、数分の打ち合わせ。

この方が結果的に、スピードが格段に上がる。

一方，メールで送った方がいいものは、「情報共有」「決定事項」「グッドニュース」。

「情報共有」は、単純に、同時にたくさんの人に送れるから。

「決定事項」は、議論の後戻りを防ぎ、言った言わないのトラブルを回避するため。

「グッドニュース」、これは例えば、「今日の売上、目標クリアしました！」「●●さんの●●の仕事、お客さんから褒められてたよ」など。

後者は、●●さんの上司や同僚も同報することで、エンカレッジや評価の引き上げなど、部下にとって非常に嬉しいこと。

テキストコミュニケーションが大半の今だからこそ、より意識的に、そして戦略的に、コミュニケーション手法の使い分けをしていきましょう。