地域工務店のデジタル化

前回に続き地域工務店のデジタル化について考えてみました。今回は『基本に立ち返ってみよう』『進め方とポイント』という観点からお伝えしようと思います。

1．『基本に立ち返ってみよう』

デジタル化と言っても、仕事は人がするものです。どれだけ良いデジタルツールを導入しても情報入力が出来ていなかったり正確な情報が入っていなければ意味がありません。例えば施工管理ソフトに最新版の図面を入れ忘れて手直し工事が出てしまったなどがそうです。まず最新版の図面どれかを社内の誰もが理解しておかなければいけません。この場合はデジタル化の前に完全着工（図面がすべて確定してから着工する）の状態をつくる事や変更工事があった場合のルールを決めておく必要があります。ミスを最小限に抑えるために確認したりダブルチェックする習慣を持つ事や、アラートが出る組織・仕組づくりなどの基本が出来て初めて有効に機能する事もあるのです。つまりデジタル化によって魔法のようにすべての問題がクリアするわけではないのです。

デジタル化はゲームチェンジの手法ではありますが、最初にそもそものゲームのルール（ここでは業務の進め方）を明確にしておく必要があります。デジタル化によって効率化できる事はたくさんあると思いますが、すべてが解決する訳ではありません。ですので、まずは基本に立ち返り、どのような事をしていけば良いかを考えてみましょう。

2．『進め方とポイント』

◎自社の業務整理：現在どのような流れで業務が進んでいるかをまとめたものがない中小工務店は意外に多いです。ありきたりですが、まずは自社の業務整理から始めてみるのをお薦めします。現状の業務の進め方や社内ルールを体系的に書き出し、その後ムダ・ムラを省いたりチェック機能を付け加えたりして今後業務改善出来そうな点を考え、改めてまとめてみましょう。少し時間がかかるかもしれませんが、基本の部分なので必ず実施された方が良いでしょう。そのうえで、どのようなデジタルツールを活用するのが最適かという判断をする順序です。ここでは世に出ている多くのSaaSツールなどが導入の対象になります。SaaSは業界の課題を理解しそれに対応した機能を持たせていると思うのですが、工務店の業態や組織立てによっては機能の過不足が生まれてきますし、それに対するカスタマイズも難しいケースもあるでしょう。場合によっては工務店側がSaaSのルールに合わせるという事もあるでしょう。

『業務整理＆ルール化➡改善ポイント抽出➡デジタル化』

◎デジタルマップを作ろう：業務整理＆ルール化と改善ポイントが見えてきたら、どこでどのようなシステムを使っていくかを明確にする事も大切です。最終的にはデジタル化を推し進め社内業務デジタルマップを作る事をお薦めしていますが、業務フロー表と照らし合わせた形で着実なデジタル化が進められると良いと思います。ここで注意したいのは、デジタル化という言葉に踊らされて何のためにその業務をデジタル化するのかという事を忘れてしまう事です。急に何でもかんでも提案を受けたソフトウェアなどを導入してしまっては本末転倒です。同じ情報を何度も入力したり、入力作業で業務が忙しくなったり、誤入力を誘発したりして、かえって生産性が落ちる場合もあるので、気を付けましょう。

◎SaaSは最低限でOK：このように考えていくと、工務店業務に関しては実はほとんどがGoogleで出来てしまう可能性があります。思うにCADソフト・労務管理・会計部分のみ専用のSaaSを活用すれば、顧客管理・積算見積・工程管理・契約書・発注書関連・画像整理・その他業務管理・スケジュール管理などはほぼGoogleで出来ます。中小工務店で構築に手間や費用のかかるソフトウェアを使うよりは、馴染みのある既存のスプレッドシートなどを加工編集してしまうと業務管理が出来たりします。スプレッドシートの制作については費用が掛かる場合もありますが、セキュリティ性も高くカスタマイズしやすい、費用も抑えられる、何より既存のエクセルなどを転用できる点でメリットが多くあります。

◎デジタル人財育成は必須：とは言え、世の中の流れについていける体制づくりは企業規模の大小を問わず必要です。私は中長期的に見ても業種関係なく社内にデジタルチームをつくった方が良いと考えています。外注業者ばかりに任せるのではなく、本気でデジタル化に取り組むべきです。もう『知らない』では済まされない状況ですので、少なくとも2023年末までには一定のリテラシーを備えた工務店として遜色ないようにしていたいものです（コロナ鎮静化反動の着工減が見込まれると考えているので、生産性を上げておいた方が良いと考えています）。今後、他の職種以上にデジタル人財は不足するでしょう。工務店業界で言えば現場監督がプレミア化していますが、現場管理も手法を変えればデジタル化で解消できる可能性があるので、デジタル人財はそれ以上の価値があると言えるでしょう。またさらにその先の将来では、工務店から異業種への参入や業態変革の時代が来るかもしれません。その時に必要になるのがデジタル人財です。

以上、中小工務店は上記のようなことを検討しながらデジタル化を推進していかれることをお薦めします。