展示会で1,000枚以上の名刺獲得にLINE WORKSを使った話

◆オフラインの展示会に来場者が戻ってきました

コロナ禍の非対面・非接触の行動が落ち着き、展示会もオフラインから対面、リアルな展示会が復活し始めています。

LINE WORKSが年１回開催しているカンファレンス「LINE WORKS DAY」も、コロナが拡がり始めた2020年を最後に、2021年、2022年はオンラインで開催していましたが、今年はリアルでの開催が復活いたしました。
（レポートはこちら）
 
その流れの中で、東京ビッグサイトで開催された介護・福祉事業者向けの展示会「ケアテックス東京」にLINE WORKSが初めて出展しました。

◆いただいたお名刺、どう管理していますか？

突然ですが、みなさまは展示会で来場者からお名刺をいただくとき、どのようにいただいてデータ化していますか？
　①名刺をいただいて、あとで自社で手入力
　②展示会で貸与されるリーダーをレンタルして後日データ納品
　③名刺をデータ化してくれる専門業者に委託
 
多くの企業は上記のいずれかで名刺を自社のCRMに登録し、フォローコールやサンクスメールを送り、案件化に向けて活動を実行されていくと思います。
 
しかし、上記には一定の課題があります。
①名刺をいただいて、あとで自社で手入力
数枚程度の名刺情報であればそこまで入力の手間はかかりません。
ですが、手作業による入力ミスの発生や、大量の枚数になった場合にかかってくる膨大な入力時間の負担など、社員の貴重な業務リソースを入力作業に時間をとられてしまいます。
さらに、展示会会場から社内まで一定期間、紙の名刺を保管しておかなければならないため、紛失リスクという可能性もつきまといます。
 
②展示会で貸与されるリーダーをレンタルして後日データ納品
最近の規模の大きい展示会では、主催者側からバーコードリーダーを有料（1台あたり約10万）で借りることができます。
来場者パスを読み込むだけで来場者情報をデータ化できるので紙の名刺管理も不要、手入力の手間もなく非常に便利ですが、レンタル代のコスト負担や、データ納品まで1週間以上かかることがあります。
 
③名刺をデータ化してくれる専門業者に委託
名刺管理専門のサービスの利用や、名刺入力代行サービスに委託する方法があります。
しかし多くの名刺管理サービスは展示会のためだけに契約するものではありません。
名刺入力代行サービスも枚数が増えれば増えるほど、料金の負担が増えますし、やはり①同様、紙の名刺を保管する負担もあります。
 
今回の展示会ではリーダーの用意がなかったので、①か③の選択しかありませんでした。
展示会出展の目的がリード獲得でしたので、とにかく大量な名刺情報を処理しなければなりません（当初の獲得目標は３日間で800枚！！！）。
 
①の選択肢はありません。
③も検討しましたがコストを掛けたくないことと、紙の名刺のやりとりは来場者の負担にもなると考え、どう効率的に名刺情報をいただけるか、試行錯誤しました。
 
そのとき、ふと、LINE WORKSの名刺スキャン機能を使ってみよう、とチーム内で意見がでました。

◆LINE WORKSには「アドレス帳」に名刺スキャン機能がある！

LINE WORKSの「アドレス帳」には、同じLINE WORKSのテナントに所属しているメンバー情報（＝社員）が登録されているので、社内連絡帳として使用するユーザーが多いです。
しかし、LINE WORKSのアドレス帳は外部の連絡先も登録することが可能です。
もちろん、任意の項目を選択してエクスポートも可能（有料プランのみの提供）
手入力で登録することはもちろん、「名刺スキャン」を使うと手入力することなく、１，２秒で名刺情報が項目にほぼ間違いなく項目に埋まります！！
 
めちゃくちゃ速いうえに精度が良い！（自社サービスですが自賛します。本当にすごいんです）
 
さらに、スキャンした名刺の画像は端末に残ることなく、連絡先の一部に画像として保存されるので、端末から削除する手間もなく、あとで確認することも容易です。

LINE WORKSは展示会で名刺はいただかずにその場でスマホカメラでスキャンしてLINE WORKSのアドレス帳に登録し、最後にダブルチェックをする、という運用でやってみることにしました。
大型展示会、しかも800枚の名刺をLINE WORKSの名刺スキャン機能で行うというのは初めての試み。
イベント会社の方にも何回か試していただき、これならいけそう！とお墨付きもいただき、本番でいざ実践。

◆1,000件以上の名刺の読み取り、データ精査は約10時間

結果としては、目標を大きく上回る1,000件以上の獲得に成功。

専用の名刺管理システムと違い、人の手入力による補正作業はありませんので、ところどころ誤りがありますが、画像もアドレス帳に残っているので確認できます。精査には社員2名がかりで10時間程度かかりました。
 
手書きの方や画像がブレてしまい判別できないものもありましたが、とても効率的かつ費用も掛からずに名刺情報の管理を実現させました。
 
普段使いしているLINE WORKSでここまでのことができるのって本当に便利ですよ。
 
LINE WORKSはコミュニケーションの円滑化を目的としたチャットツール、グループウェアです。そのツールの機能のひとつにある「アドレス帳」は、実は名刺登録・名刺管理にもなるというお話でした。
 
会社に導入するシステムが複数になるとコストはかさみますし、一部の機能が重複しているケースもあります。
LINE WORKSをご利用中、ご検討中のみなさま、アドレス帳をこのように活用すると、これまでかけていたコストやツールが不要になるかもしれません。
これを機にぜひ見直してみませんか？
 
データのエクスポートはできませんが、フリープランでも名刺スキャンは使えますので、是非その速さと精度を体感いただきたいです。

※名刺を来場パスに差し込みしない展示会もございます。来場パスがどのような様式かは、展示会事務局にご確認ください。

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