説明力があがるコツ

■書籍情報

書籍名：どんな時でもバッチリ伝わる！説明力があがるコツ
著者：佐々木　恵
レポート作成者：白井優衣

■選定理由

私は、期末テストを振り返ってみて
・集めた情報から何を伝えたいのか
以上の課題が浮き彫りになりました。

そこで、8月では、発想力を鍛えるためのトレーニングを行っていましたが、9月に入り次のステップにいくために何をするべきなのか、康太さんに相談しました。

そして、康太さんと話し合った結果「自分の伝えたいことを正しく伝える」トレーニングをしていこうと決まりました。
自分の頭の中にある考えをどういう形で伝えたら相手に伝わるのか。
この力をつけるために、康太さんとトレーニングをしていきます。

そのためにどのような伝え方なら、相手に伝わるのかを理解するために、この本を選定しました。

■はじめに

説明には様々な種類があります。
自分の意見を説明することもあれば、自社の商品・サービスについての説明など、、

いい説明とは、どんな説明なのか？
一言でいうと、二つの意味で優しい説明だと思います。
一つは、理解しやすいという意味の優しい説明。どんなに一生懸命説明したって、相手が理解できなかったり、誤解してしまったらリソースの無駄遣いです。誤解のない表現になっているか、相手の頭にすっと入っていく言葉になっているのか。
わかりやすい説明とは、相手の頭にすっと入り、新しい情報を得ることを支援します。

そしてもう一つは「優しい」説明。わかりやすい説明ができる人はとても優しい人です。なぜならこの言葉は難しすぎないだろうか？この言葉で相手を傷つけないだろうか？と、常に視線を相手に向けながら説明することができるのです。
自分のエゴで伝えるのではなく、相手のために伝える。自分の持つ知識を贈り物として伝えること。

説明の技術は、知識を贈るための包装紙のようなものです。ラッピングが素敵だと、贈り物の価値は何倍にもなります。

■全体→部分→全体の順に話す

説明には様々な種類があります。
現状を説明する、スキルについて説明して覚えてもらうなど。いかなる説明であっても「わかりやすい」と言ってもらえる、一つの法則があります。それは「全体→部分→全体」の順番で伝えること。

説明が苦手だと言われしまう人は、どちらかに終始していることが多いのが特徴です。「話が抽象的過ぎてわかりにくい」と言われる人は、部分の情報が足りません。
「A社はうちとは合わないようです」と言われたらどう思いますか？「どういうこと？」と思いませんか。
「で、何が言いたいの？」と言われてしまう人は、全体の情報が足りません。
「今日A社に伺いました。部長がでてきたのですが、難色を示していました。パンフレットをお渡ししたところ、検討しておきますとだけ言いました」これは説明というより、状況の描写です。

A社の契約に関してですが、現状ではまだ契約の段階ではないと思います。（全体）
部長にパンフレットをお渡ししましたが、検討しておくとだけ言われ、具体的な話はありませんでした。（部分）
現状はまだ検討の段階かと思います。時機を見てまた訪問します（全体）

どちらかに偏っていないか、気をつけてみてください。

■説明で考えておきたい項目3つ

説明では、必ず伝えないといけないことが３つあります。
目的、目標、ゴールの３点セット。

ゴールは「どこに向かうのか」ナビに例えれば、最終到達点です。その説明の結論は何なのか？説明を終えた後、どのような状態になっていてほしいのか、終着点のことです。

目標は、「ゴールに向かうまでの道標、目当て」です。
ナビに例えると、経由地点です。

目的は「何のためにするのか」それをする意味やメリットです。そこへ行って何をしたいのか。どうなれるのか。どんな意味があるのかが、目的に当たります。

相手が納得し、人が動いてくれる説明には、この３点セットが欠かせません。
なぜ、その説明をするのか。相手にどうなってほしいのかを明らかにして、意識しながら話を進めてみてください。

■具体的な行動

どんな説明であっても、最終的な目標は「相手に何かしらの行動をしてもらう」ことではないでしょうか。商品を購入してもらう、同意してもらう、など多かれ少なかれ、何かしらの行動を求めているはずです。
もし、説明の目的が「相手に行動をとってもらうこと」なら、どんな行動をとってほしいのか明確かつ具体的に示しましょう。

契約してほしいなら「こちらにサインを」とはっきり言ったほうがいい。アドバイスが欲しいなら「ご意見をください」
示さない限り相手は動き出しません。説明が終わっても「それで？」と終ってしまいます。
具体的に何をしてほしいのか。はっきり伝えるのは勇気のいることではありますが、説明を成功させるためにも、ぜひ具体的な行動を示してみてください。

■分かりやすい説明とは何か

人はよく「わかりやすい説明」と言います。わかりやすい説明とは何なのでしょうか？どうすればわかりやすく伝えることができるのでしょうか？

基準をもって情報を伝えられた時、人は「わかりやすい」と感じます。つまり、伝える際には基準をもって分けることが必要です。

基準の分け方はたくさんあります。
・重要なこと、そうでないこと
・相手が得意なこと、そうでないこと
・相手に今必要なこと、そうでないこと

このようにわけることもできます。

【頭の中はクローゼット】
わかりにくい説明は、無造作に服を詰め込んだクローゼットのようなもの。基準がないから、どこに何があるのかわからない状態です。
そこですべきことは、基準をもって分けて保管することです。

わからない状態というのは、基準がなく「とりあえず入れてみた」状態。だから混乱するのです。説明では教える内容に対して、最適な基準を分けていくことがポイントです。
つまり、
・できていること、できていないこと
・できるようになりたいこと、別に重視しないこと
以上が分けられていることがとても重要です。

■分ける基準　相手が何を求めているのか

説明がわかりにくい原因は、話がごちゃごちゃになっちて交通整理ができていない点にあります。
つまり、基準がないのです。基準がないために、自分が思いついた、思い出した順番に、一気にドサッと情報を押し付けてきます。聞いている相手はもちろん混乱します。

・事実と所感
・現状と将来
・用件と背景
話の分かりにくい人は、これらをごちゃごちゃに話していることが多くあります。そのため、相手には話の内容が正確に伝わらないどころか、相手にイライラ感を与えてしまいます。

例えば
・上司が知りたがっているのは、状況と結果
・部下が知りたがっているのは、目的と次にとるべき行動
・顧客が知りたがっているのは、購入メリットと商品の仕様

相手が関心を持つポイントを事前に理解、整理しておけば、情報をわけることができます。必要な情報とそうでない情報に分けることを心がけましょう。

■言いたいことを一つに絞る

わかりやすいとは、シンプル、つまり単純であることです。
最初に重要な一つだけを強調することが大切です。

例えば、１本の太い柱と、8本の細い柱で支えられた建物があるとしましょう。この柱のうち、どの柱が一番重要でしょうか？間違いなく１本の太い柱です。まずはこの柱の１本だけを抜き出して、それだけをしっかり理解してもらえるようにする。これがシンプルです。

説明がわかりにくい人は、すごく真面目です。「大切なことは9個あります」と言って、9本の柱すべてを平等に説明しようとしてしまいます。大切なことは9個と言われてどう思いますか。多すぎていやだな、、と思いませんか。これは、複数のものが絡み合うさま、つまり「複雑」です。
それよりも、「今日は一つだけ覚えてくれればいいので」と言われたほうが、楽な気持ちで聞けるのではないでしょうか。

シンプルにするためには、余計なものをそぎ落とす。基準を決めて基準に合っているものと合わないものを明確にし、その中で重要なものだけを取り出してみる。こうすることで、あなたの話はより伝わりやすくなります。

■今度の取り組み

自分の好きなものをドキュメントにまとめて康太さんに伝える
└自分の好きなアニメや食べ物、小説など、自分の頭の中にある考えをまとめて、康太さんに見てもらう

理由としては、自分の頭の中にある考えをどう伝えたら、正しく伝わるのか、相手は動いてくれるのか、というトレーニングをするためです。

・毎週水曜日に提出
・テーマによってゴールを決めて（食べたくなった、欲しくなったなど）康太さんが、私が考えていたゴールに到達していればOK

■結果目標と9月の行動目標

【結果目標】9月の最終試験で1発でクリアできる状態になっている

【9月の行動目標】
青塚さんと何かテーマを決めて、一つの答えだけではなく、別の角度からも情報を集めて網羅できているのか、というトレーニングをする。
・集めた情報からクリシンして主張をする。
・主張したら青塚さんに見てもらい網羅できているのかFBをもらう
・FBをいただいたら、どこの部分を修正すればよかったのか考えて次のテー　　　マで取り組む時に活かす
・青塚さんに修正するところないと言っていただけたらOK
・1週間に1、2回取り組む。

②１週間に１問、クリティカルシンキングの問題を解いて康太さんに提出。FBがなくなるまで解き直して、康太さんが納得したらOK。
毎週月曜日に提出

③自分の考えを相手に正しく伝えるトレーニングをする
自分の好きなものをドキュメントにまとめて康太さんに伝える
└自分の好きなアニメや食べ物、小説など、自分の頭の中にある考えをまとめて、康太さんに見てもらう

・毎週水曜日に提出
・テーマによってゴールを決めて（食べたくなった、欲しくなったなど）康太さんが、私が考えていたゴールに到達していればOK

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