短くても伝わる文章のコツ

■書籍情報

書籍名：短くても伝わる文章のコツ
著者：ひきたよしあき
レポート作成者：白井優衣

■選定理由

私は今、自分の考えを正しく相手に伝えるトレーニングとして「自分の好きなものプレゼン」に取り組んでいます。
毎週水曜日に康太さんに提出してFBをいただいています。

取り組んでいる中で、前回の読書レポートで選定した「説明力があがるコツ」にあった、
・相手の基準に合わせる
・目的、目標、ゴールの３点セットで書くこと
・言いたいことを1つに絞る

以上のように、わかりやすい説明について学び、実行していました。
しかし、それをどう文章で表していくのか、相手がストレスを感じず、短い文章でも伝えたいことを正しく伝えるためにはどうするべきなのかという疑問を抱きました。

せっかく内容がまとまっていても、文章で書いたときに読みにくかったり、文字がつらつら書かれていて、結果的にあまり伝わらないのではないかと考えました。

従って、相手に読みやすいと感じてもらう文章とはどのようなものかを学び、好きなものプレゼンに活かすため、この本を選定しました。

■「接続詞」は方向指示器

意識的に「接続詞」をつけることが大切です。
「しかし」「つまり」などの接続詞は文章の方向指示器。どちらの方向に進んでいるのかを示すシグナルです。

「例えば」の後に例がこない。「なぜなら」ときて説明がない。「さらに」の後に何一つ付け足されていない。
接続詞の役割を果たしていない文章があまりにも多いのです。

「また」と「それから」。「なぜなら」と「つまり」。「一方」と「それに対して」などをなんとなく使っていた。そのまま大人になって文章がわかりにくいと言われると悩んでいる人が実に多いのです。
一気に書くために、接続詞を有効活用するポイントを教えます。

「接続詞」を使うコツは「`が`禁止」と「定型文」
接続詞を上手く使うコツ。それは「`が`禁止」と「定型文」を覚えることです。まずは文書を長く、わかりづらくする「`が`禁止」から説明しましょう。
「あまり時間がないですが、挑戦してみます」などと、簡単に「～が」で繋げてしまうことを禁止とします。

「あまり時間がありません。でも挑戦してみます」
「あまり時間がありません。だから挑戦してみます」
「あまり時間がありません。それゆえ挑戦してみます」

接続する言葉を換えるだけで、あなたの挑戦する本意がより伝わるようになります。
自分の文章を読んで「～が」と書いてある箇所があったら文書を2つに切って、適切な接続詞を探すようにしましょう。

次に、接続詞を使った定型文です。
「たしかに高額な商品ではあります。しかし、希少な素材をふんだんに使用しているため商品価値は高いと言えます」
「そもそも、なぜ彼はそこに行ったのか。実は、彼の出生に謎を解く鍵がある」
「かつて、日本人は我慢強いといわれてきた。しかし、今は子供ばかりか老人までもが我慢を忘れてしまったようだ」

「たしかに～しかし」「そもそも～じつは」「かつて～しかし」といった形を覚えておくだけで、しっかりと方向指示器の出た文章を書けるようになります。

■相手本意の順番で書く

ツイッターや商品販促のPOPなど、字数が極端に少ない文章の場合、最も強調したい言葉を最初に持ってくることが有効です。
強い調子の文章や演説で、人の注目を集め行動を起こすように仕向ける。

たとえば、こういう文章がツイッターに上がったとします。
○○地方警備局より、高速道路の雪道制限がかかりました。必ずタイヤにチェーンを巻いて走行してください。

内容を見ると、人身事故につながりかねない緊急を要するものです。
通常の文章よりも警告の度合いを強くして伝える必要があります。

最初の文で「あ、これは私に必要な情報だな」と思わせることが大切。
従って、先の文章では、ただの報告文になってしまいます。

必ずタイヤにチェーンを巻いて走行してください。○○地方警備局より、高速道路の雪道制限がでました。

と、相手本意の順番で書きます。
大切なのは「1人でも多くのドライバーにタイヤにチェーンを巻いてほしい」ということ。
まず、読み手が得する情報を先に伝える。これが大切です。

■相手が「何を得するか」で文章を組み立てる

私たちは相手のことを考えると言いながらも、つい自分のことを語ってしまいがちです。
「これを購入すると、あなたにどんなメリットがあるのか」を語るのではなく、「この製品がいかに優れているのか」を先に語ってしまう。
失敗する広告の多くが、「相手より先に自分を語ってしまう」ものなのです。

自己主張をぐっと抑えて、相手のメリットを考える

私たち広告マンは「相手のメリットを考える」事を徹底的に鍛えられます。
「ミカン食べない？」と相手に言っても、相手が食べたいと思っていなければ「おいしい」「とれたての」と、いくら言葉を並べても振り向いてもらえないでしょう。

そこで、「風邪を引かないように、ビタミンCをとりませんか？」といってみる。
ミカンを食べることで相手が最も得することを考え、それを言葉にします。
相手思いの文を書く。これがコピー作法の原点なのです。

これだけものと情報があふれ、無駄な情報を捨てることに躍起になっている今の世の中では、人の自慢話を聞いてくれるお人好しはいないと心得てください。

商品のPR文や提案書から飲み会のお誘いまで。これはありとあらゆる文章に言えることです。

「で、私に何のメリットがあるの？」という相手の問いに、はっきりとすっきりと答える。
それが手に入ったときの姿を、相手の頭上に絵を描くかのようにリアルに想像させる。

自分中心の言動から、相手中心の言動に変わったとき、あなたの文章で人は動きます。

■サンドイッチ文を作る

サンドイッチ文を作る際は、まず書き出しを考え、その次に結びの言葉を考えます。本文を書くのはその後です。
こうすることで文章全体に統一感を与え、読後感をよくすることができます。

ある企業を紹介する文書の書き出しを、

戦後間もない1948年、私たちはここ横浜で創業しました。
としました。2行目以降を考える前に、最後をどう締めくくるかを考えます。
最初の一文は明らかに過去に目が向いています。歴史をひもとこうとしています。
となれば、最後の一文は、全ての歴史を語り終えた後に目線を未来に向ける宇と綺麗に呼応します。

ですから、最後の文章は
70年を機に、100年、200年に向けて私たちは横浜から世界へと羽ばたきます。
としました。
こうすれば、間に挟まれる本文は、企業の歴史、次の100年、200年に繋がる企業の展望などを書けばいい。

出版業界では「最初の一行でこの本を買わせ、最後の一行で次の本を買わせる」と言われてます。
文章の中で最もインパクトのある冒頭と文末を呼応させましょう。

■カギカッコを効果的に使う

選挙のスピーチ原稿を書くときのコツを教えましょう。
それはカギカッコ文、つまり会話を多用することです。
企画書でも論文でも、これを書くにあたりどれだけ多くの人を取材したか、そこで何を感じ、学んだかを書くと、文章はぐっと親近感のわくものに変わります。

これからは、まずますカギカッコ文の時代になる

カギカッコ文がふんだんに入れる文章が受け入れられるのは、インターネットという双方向のメディアが定着し、当たり前になってきた結果でしょう。

私たちは本を買おうか迷ったとき、どこのレストランを予約しようか迷ったとき、どうしているでしょうか。
まず「口コミ」や「カスタマーレビュー」といった生の声を参考にするはずです。
本屋さんで本を選ぶとき、書店の人が直接話しかけているようなPOPの文言を読んでいる。
最近の映画の広告は、監督や俳優、世界何カ国でヒットしたかという情報よりも、先行ロードショーを見た人の「あんな結末になるなんて」「今度は、お母さんときます」といった声が中心になっています。

文書の中にカギカッコ文をいれる。
自分の思いや声を入れることで「あ、私と同じ考えだ」「私のことを言われているみたい」を感じてもらう文章に仕立てる。

その一つ一つに答えていって初めてリードできる文になるのです。

■1週間の取り組み

毎週水曜日に康太さんに提出している「好きなものプレゼン」で以下の取り組みを行う。

・「たしかに～しかし」「そもそも～じつは」「かつて～しかし」といった接続詞を用いて、方向指示器の出た文章を書く
・サンドイッチ文で書く
└冒頭と文末を先に考えて、統一感のある文章にする
・カギカッコを用いて、自分の声を表し相手に共感を得られるように

相手に伝わりやすい文章を書くために、接続詞や統一感、カギカッコなどを用いて文章に強弱をつけます。

■今後の取り組みのプラン

＜ＳＴＥＰ①＞
私は今、講師の方（康太さん）に対して、自分の伝えたいことが正しく伝わっているのかという取り組みを行っています。
・自分の好きなものをドキュメントにまとめて康太さんに伝える
└自分の好きなアニメや食べ物、小説など、自分の頭の中にある考えをまと　めて、康太さんに見てもらう

９月中旬に始めましたので10月中旬のゴールとして
【自分の伝えたいことを正しく伝える】をゴールに置いています。

＜ＳＴＥＰ②＞
ＳＴＥＰ①ができるようになったら、上長であるさやかさんに対して、今の自分の状況を確認されることがないような報告できるようになっていることをゴールに置きます。
・自分の伝えたいことを日報や週報を介して誤ったFBをもらわないようにする
・または、さやかさんが知りたいと思っていることを自らが伝えられるようにする

ＳＴＥＰ②のゴール
【さやかさんに、自分の状況を確認されることがないような報告ができる状態になっている】

＜ＳＴＥＰ③＞
ＳＴＥＰ②ができるようになったら、間接的にも自分の考えが正しく伝わっている状態にするため、華さんに伝えたことがさやかさんにも正しく伝わっていることをゴールに置きます。
・こちらの具体的な取り組みはゆくゆく決めていきます。

ＳＴＥＰ①～③までは社内での取り組みとゴールを置いていましたが、最終的なゴールは以下の内容です。
【自分の提案をクライアントに受け入れてもらう】

しかし、まだ現場に入ったばかりでクライアントワークをどう行っていくのかあまり見えていないので、具体的なゴール設定はゆくゆく決めていきます。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【9月の行動目標】
■青塚さんと何かテーマを決めて、一つの答えだけではなく、別の角度からも情報を集めて網羅できているのか、というトレーニングをする。
・集めた情報からクリシンして主張をする。
・主張したら青塚さんに見てもらい網羅できているのかFBをもらう
・FBをいただいたら、どこの部分を修正すればよかったのか考えて次のテー　　　マで取り組む時に活かす
・青塚さんに修正するところないと言っていただけたらOK
・1週間に1、2回取り組む。

■クリティカルシンキングの問題を解いて康太さんに提出。
FBがなくなるまで解き直して、康太さんが納得したらOK。

■自分の考えを相手に正しく伝えるトレーニングをする
自分の好きなものをドキュメントにまとめて康太さんに伝える
└自分の好きなアニメや食べ物、小説など、自分の頭の中にある考えをまとめて、康太さんに見てもらう
・毎週水曜日に提出
・テーマによってゴールを決めて（食べたくなった、欲しくなったなど）康太さんが、私が考えていたゴールに到達していればOK

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝