長いだけの会議

2021.9.29

毎月末に開催される会議。

また上司に詰められる。

また長ったらしい話を聞く。

今日もまたこんな気持ちでほとんどの人が会議に参加する。

生命保険会社の会議とは

生命保険会社の営業成果は毎月の数字として表れる。

当月が終わり、翌月へと切り替わるタイミングで定例的に会議が開催される。

会議の内容は大きく2つ
・当月の顕彰
・次月の対策

毎月このサイクルのもと活動している。

長時間の会議がもたらす実態

本日の会議の所要時間は計5時間。

13時から始まり18時過ぎまでだった。

もちろんタメになる話もあるし

本社からの重要な内容を周知する必要もある。

ただここまで長いと『長かった』という印象が強く残る。

周りを見渡せば

死んだ目をしている人
眠っている人
ポカンと口だけが開いている人ばかりだ。

内容はほとんど浸透されていない。

ただの上の人の自己満会議。これに尽きる。

一方的に自身の考えや方針を伝えることに酔っている。

ぶっちゃけ会議ってそんなもん。

もっと短く端的に話せば双方にとって都合いいのにとも思う。

今後自分が『長』になったとき。

会議の『開催頻度』『議題選択』『所要時間』など

最も慎重に考えるべき要素である。

会議の価値を最大限あげたい。

だから今のうちから客観的に分析する。

トヨタの会議は30分

同じ会議に参加していた30個上の先輩から1冊の本を借りた。

『トヨタの会議は30分』というタイトルの本だ。

タイトルだけですぐにでも読みたくなった。

そして自分の会社とのギャップを見つけていく。

その本にはトヨタの『成功の要因』がぎっちりと記されてあった。

・会議運営のテクニック
・会議参加者のルール
・話し方のテクニック
・上司と部下の関係性
・自身の考え方のテクニック

タイトルにもある会議についてだけでなく

サラリーマンにおいて必要な『思考』や『テクニック』が多く記されていた。

『サラリーマンスキル』『サラリーマンマインド』を高める1冊でもあった。

とにかく無駄を省く

無駄を省くことで時間を生み出すことができる。

会議を開催するにあたっての無駄とは。

『時間の無駄』『参加者の無駄』『内容の無駄』

時　間…30分で終わらす。延長しても+30分。
参加者…所属からの参加は1人でいい。
内　容…事前に提示。次回の議題を提示。

『時間』とはそのままで、とにかく短く。

会議がヒートアップしてオーバーしても30分延長でおわる。

『参加者』については、フィードバックすれば良い。

複数人で同じことを聞くなら、その時間に他の人は別のことができる。

『内容』は会議前に決める。

議題以外は会議内容にはいらない。終わりに次回の議題をその場で決める。

上記3つの無駄を省くだけで

周りの環境や時間も大きく変えることができる。

かなり共感した。

参加者のコンディションがイマイチな時

人間だから気持ちに左右される時はある。

だからこそ会議を始める前に5秒で全体の様子を確認する。

これが最も大切なこと。

参加者の様子や表情、全体の雰囲気をみていきなり議題に入って良いかを判断する。

全員の視線が自分に向き、ピリッとしていたらそのまま開始。もちろん前置きはなし。

しかし、人間だから波はある。

もし少し緩んでいる様子なら参加者に声をかけ、前回のおさらいを少しして、参加者全員のマインドを揃える。

前置き時間は30秒。

狙いは参加者が意識を調整して集中するための時間を取ること。

僕も話し始める時に相手の様子を伺うことは以前からも意識していた。

しかし振り返ると、だらだらと雑談や関係のない話をして、少しずつ相手のマインドを変えていた。

前置きは長くて1分。

そこに時間を費やしてしまったら結局『長かった』が勝ってしまう。

トヨタと生命保険会社の比較

そもそも毎月定例に会議を開くことが間違っている。

会議がルーティンになっていることが違う。

会議が慢性的になっていることが違う。

この本を読んでこれまでに考えなかった別の問題も気づけたと思う。

もちろん会議の存在は組織の方向性を合わせるためには大切。

だが、会議開催が逆効果になることだけは絶対に避けなければならない。

トヨタを見習い僕の会議は30分以内にしよう。

でもまだ2番手だった。

スケジュール表を見ると

来月もまた5時間の会議の予定があった。