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Microsoft 365のExcelで進化を遂げるCopilotの実践活用ガイド


CopilotがExcelに搭載された背景と概要

ここ数年で急激に普及が進んだ生成系AIの波は、ビジネスアプリケーションの世界にも大きなインパクトを与えている。特にMicrosoft 365のようなビジネス向けソフトウェアは、多くの企業や個人が利用し、大量のデータや文書を取り扱う中枢として位置づけられてきた。そんな中、Microsoftが社内向けサービスを中心に提供してきたCopilotというAIアシスタントは、近年の大幅な性能向上を背景にExcelやWord、PowerPointなどへの統合が進み、ついにExcelで標準的に使えるようになった。このCopilotは、かつての単純なマクロや自動化ツールの延長線上にとどまらず、自然言語を理解し、ユーザーの意図を推定しながら多角的に作業をサポートしてくれるのが最大の特長である。

従来、Excelを使いこなすには関数やマクロ、ピボットテーブルなどの機能を学ぶ必要があったが、これらをすべて実践的に使いこなすにはかなりの学習コストがかかった。Copilotの導入により、ユーザーは「これを実行したい」「この値を計算して比較したい」といった指示を自然言語ベースで伝えられるようになり、従来の操作手順を頭に入れなくても、AIが適切な手順や関数を提案してくれるようになっている。

CopilotがExcelに搭載された背景には、OpenAIのモデルを支える最新技術の進歩と、Microsoftが持つクラウド基盤のAzureとの連携がある。Microsoftは大規模言語モデルの運用に必要な計算資源を提供するとともに、ビジネスユーザーのデータ保護やセキュリティに配慮した仕組みを整備した。これにより、企業でも安心してCopilotを活用し、社内データを分析・報告などに役立てられる環境が整ったと言える。

また、料金形態としてはMicrosoft 365の通常サブスクリプションに上乗せされる形となる場合もあるが、最新のプランではCopilotが標準搭載される形に移行しつつあるため、既存ユーザーからすれば自然なアップグレードとなる。一方で、Copilotがデフォルトで利用可能になったことで、AIによる分析支援に馴染みのない利用者でも簡単に試す機会が増え、データの扱いが容易になる点に注目が集まっている。

そもそもCopilotは「業務の作業時間を短縮する」「より深い分析を手軽に行う」ことを狙いとして設計されているため、これまで煩雑だった統合レポートの作成や、複数シートにまたがるデータの処理、さらには複雑な関数の利用などが対話型のUI(ユーザーインターフェイス)によって簡単になる。これからデータ活用を始めたい人はもちろん、すでにExcelに精通している人にとっても新たなワークフローを得る絶好の機会と言えるだろう。

Copilotのベースには、OpenAIの高度な言語モデルが搭載されているとされているが、Excel内での利用はMicrosoft 365環境と密接に連動しているため、プライバシーやセキュリティ面も一元的に管理される。これにより、「内部資料を取り扱う場合も外部にデータが流出しづらい」「企業のセキュリティポリシーに合わせた運用ができる」といったメリットが生まれつつある。Excelという既存のプラットフォームに追加された便利なツールというだけでなく、企業の情報資産を安全に扱うための仕組みが同時に提供されているわけだ。

次項では、実際にCopilotを導入するときの具体的な準備方法や、基本的な初期設定の流れについて解説していく。

Copilot導入の準備と初期設定

Microsoft 365へのサインアップやライセンスの確認は、Copilot導入にあたって最初に押さえておきたいステップである。現在のプランでCopilotが利用可能かどうかは、Microsoft 365管理センターや公式サイトでのプラン比較ページを参照することで確認できる。また、新しくMicrosoft 365のビジネスプランを契約する場合にも、Copilotが含まれるプランをあらかじめ選択しておくとスムーズだ。企業によってはIT管理部門がライセンスを一括管理しているため、導入前に社内の担当者と連携を取る必要がある。

次に、実際にExcel上でCopilotを有効化する手順だが、多くの場合はExcelを最新版に更新するだけで自動的にCopilotがリボンや右上のアイコンなどに表示されるようになる。もし表示されない場合は、Microsoft 365アプリの更新設定を見直したり、一度サインアウトして再度サインインし直すことで解決するケースもある。クラウド版Excel(Web版)を使っている場合でも、同様にMicrosoftアカウントでサインインすれば、右側のサイドバーにCopilotのアイコンが出現する可能性が高い。

初回起動時には、Copilotから「データにアクセスする許可」などいくつかの承認を求められることがある。これらは、AIにデータを読み込ませる際に必要な手続きであり、データの範囲をどこまで扱ってよいのかをユーザーがコントロールできる仕組みになっている。また、企業や組織内で利用する場合は、情報保護ポリシーやコンプライアンスに関する追加の規定がある場合もあるため、担当部署との連携を図っておくと安心だ。

Copilotを使う上で重要なのは、エクセルファイルの構造をある程度整理しておくことだ。とりあえずデータを入れてみるだけでもAIはある程度の推定を行ってくれるが、列名やシート名、テーブル化された範囲がわかりやすく設定されているほど、Copilotの提案はより的確になる傾向がある。例えば「売上データ」として明確にテーブル指定されている範囲と「商品マスター」と名付けられた別のテーブルが存在すれば、Copilotは両者を関連づけて計算や集計を提案してくれる。

Excelの機能である「テーブルの作成」は非常に便利で、範囲指定の際にヘッダー行を認識し、データを一括管理してくれる。これを活用すれば、列名やテーブル名をキーワードとして自然言語で指示するだけで、「この列と別の列の情報を結合してほしい」「マスターにある単価情報を参照して金額を計算してほしい」と伝えるだけで自動的に対応する式を生成してくれる。これまでVLOOKUPやXLOOKUPなどの関数を手動で組んでいた作業が、Copilotの提案機能を使えばほぼワンクリックで完結するのが魅力だ。

さらに、会社のロゴ入りテンプレートを利用していたり、複雑なマクロが組み込まれたファイルなどを運用している場合でも、基本的にはCopilotが自動的に影響を加えることはない。過去の構造はそのまま保持しつつ、ユーザーが必要に応じてAIのサポートを受けられるという設計のため、大規模なシステム再構築の必要はないことが多い。次の段階では、実際にCopilotの基本機能を使ってみることで、具体的にどのようなサポートが得られるのかを見ていく。

Copilotを活用した基本機能の活用方法

Copilotは主に「AIチャットボックス」として画面の右側に表示され、ユーザーの自然言語の問いかけや指示に対してリアルタイムで応答を返す仕組みになっている。例えば「このデータをまとめて日別の売上推移を教えて」と入力すると、Copilotは該当データの範囲を自動で解析し、ピボットテーブルを作成したり、日別合計を算出してグラフ化する方法を提案したりする。

従来であれば、ピボットテーブルを自力で設定する際に、行ラベルや列ラベルを指定したり、値の集計方法を選択したりと複数のステップが必要だった。Copilotの助けを借りれば、これらのステップをほとんど意識することなく、簡潔な指示を与えるだけで必要なピボットテーブルが作成される。さらに「この表の合計売上が一定金額を超えたらセルの色を変えて強調したい」といった条件付き書式の設定も、Copilotが自動で式やルールを考案し、ユーザーに提案してくれる。

また、Excelに慣れていないユーザーが苦労しがちな関数の引数やエラーの原因をCopilotが即座に指摘してくれるのは大きなメリットだ。例えば「VLOOKUPで#N/Aエラーが出るんだけど、何が原因なの?」と質問するだけで、よくある間違い(検索範囲が左端の列に含まれていない、検索値がソートされていない等)を列挙してくれ、具体的な解決手段をガイドしてくれる。ツールチップやヘルプを読んでもピンと来なかったポイントを、対話型で教えてくれるため、初心者の学習コストを大幅に下げられるのが特徴だ。

さらには「売上データと商品マスターを組み合わせて単価やカテゴリ情報を自動で転記して」「在庫数がゼロのものは赤色で示して」「月別の売上推移グラフを自動生成して、タイトルを◯◯にしてほしい」といった具体的な指示を1ステップで伝えられる。Copilotが想定する作業内容が複雑な場合には複数の提案をまとめて行い、ユーザーがどれを採用するかを選択できる点も便利である。さらに対話の履歴を参照しながら作業を進めるため、「さっきのグラフを円グラフに変えて」など、連続した命令もカンタンに処理できる。

もちろん、あくまでAIの提案であるため、「この関数は違う」「この計算式では正確な集計ができない」といったケースもときには生じる。そういった場合でもCopilotの提案を採用せず、自力で訂正を加えることもできるし、再度AIに修正を依頼することも可能だ。Excel本体の構造やデータはいつでもユーザーが管理できる点が、クラウド型のオンラインツールや他のジェネレーティブAIツールとの差別化ポイントとも言える。

次の段階では、Copilotをさらに高度に使いこなすための応用機能や、エラーが出たときの対策など、もう少し踏み込んだトピックを解説していく。

応用機能やトラブルシューティング

Copilotの利便性をさらに高めるのが、データクリーニングや高度な関数提案といった機能である。ExcelのWeb版では、誤ったスペルや全角・半角のゆらぎ、余計なスペースが入った文字列などをまとめて修正するデータクリーニング機能が存在し、Copilotとの組み合わせで各種候補を一括で処理できる。発見されたゆらぎをユーザーが目視でチェックし、正しい表記に統一するといったステップを繰り返すことで、大量のデータを短時間で整形できるのだ。

例えば商品IDが大文字と小文字で混在しているケースや、商品名に余分な空白が混ざっているケースなどをCopilotが自動で発見し、「こちらが正しい形ではないか」と提案してくれる。完全に自動修正するとリスクも伴うが、作業時間を大幅に削減できる点は魅力的だ。間違いが確定している箇所は一括で修正し、曖昧なものはあとで個別に確認するといった柔軟な運用が可能である。

さらに、Copilotは複数の分析結果をまとめて生成する「一括グラフ化機能」も強化している。たとえば「この売上データから、カテゴリ別売上高・日別推移・平均単価をそれぞれグラフ化してまとめてシートに作ってほしい」と指示すると、複数のグラフを自動で挿入したり、関連するピボットテーブルを生成したりといった作業をスピーディーに実行してくれる。後からグラフの色や形式を変えたい場合も、自然言語ベースで「円グラフに切り替えて」「ラベルを追加してほしい」と伝えれば柔軟に修正が可能だ。

トラブルシューティングとしては、「Copilotが突然動かなくなった」「提案が途中で止まってしまう」などのケースが報告されることもある。多くの場合、ネットワーク障害やクラウド側の一時的なメンテナンスが原因となっている。もしCopilotが応答しなくなった場合は、Excelを再起動したり、Microsoft 365のサービスステータスを確認するとよい。あるいは組織内のセキュリティ設定やプロキシの影響で機能がブロックされている場合もあるため、管理者と相談すると解決することが多い。

関数提案やデータ分析を多用していると、「この関数はバージョンが古いExcelでは使用できないのでは?」など、バージョン互換に関する問い合わせも増える傾向がある。Copilotは基本的に最新のMicrosoft 365環境を前提としているため、個人所有の古いExcel 2016などでは一部の提案が動作しない可能性がある。こうした場合もエラーメッセージをCopilotに伝えると対策を提案してくれることがあるため、ぜひ活用してみてほしい。

最後に、近未来のMicrosoft 365全体におけるCopilotの役割や展望を見ながら、今後の働き方の変化について考察していく。

これからのMicrosoft 365とCopilotの展望

CopilotはExcelだけでなく、WordやPowerPoint、Outlookなどとも連携して機能する。たとえばWord上でレポートを作成するときに、Excelから自動取得した集計結果を文章中に埋め込むといった連携も可能になる。これまで人が行ってきた「Excelで集計してグラフをコピーし、Wordにペーストしてから説明文を作成する」といった手順が半自動化され、さらに自然言語での操作が中心となることで、生産性は大幅に向上すると考えられる。

また、Copilotはクラウド上のデータのみならず、ローカルで保存されているファイルにもアクセスできるようになる可能性が指摘されており、オフライン環境やセキュアな閉じたネットワーク内での利用が期待されている。これにより、企業の機密情報や大規模データを扱う場合でも、プライベートな環境でAI分析が実行できるようになり、クラウドへのアップロードリスクを最小限にとどめられる。その結果、大企業だけでなく中小企業や地方公共団体、教育機関などにもCopilot導入のハードルが下がると見られている。

一方で、AIがデータを取り扱うことに対する懸念としては、情報流出のリスクや著作権に関する問題も取り沙汰される。Microsoftはエンタープライズ向けにセキュリティとコンプライアンスの強化を進めており、Copilotが触れることができるデータの範囲や、情報の取り扱いポリシーを厳格に設定できる仕組みを整えている。今後はより細かいアクセス権の設定や操作ログの追跡が可能となり、企業の内部監査やセキュリティ担当者が安心してAIを導入できるようになるだろう。

近い将来、Copilotを使いこなせるかどうかが、ビジネスパーソンの大きなアドバンテージとなる時代が訪れると予想される。単に関数を覚えるだけでなく、より高度な分析やプレゼン資料作成を瞬時に行えるAIスキルは、多くの職種で求められるようになるはずだ。コスト削減や業務効率化の観点だけでなく、新しい価値を生み出すイノベーションのきっかけとしても、Copilotを中心としたデータ利活用の波は加速していくことが期待される。

ExcelにおけるCopilot活用は、Microsoft 365全体のAI統合戦略の一端にすぎないが、その使いやすさと影響力は非常に大きい。これまでExcelを「高度すぎる」と感じて敬遠してきた方々にとっても、AIが課題解決を後押ししてくれる。もう一段上の効率化を目指すなら、試してみる価値は十分にあるだろう。今後もバージョンアップに伴う新機能が続々と追加される見込みのため、最新情報をチェックしながら使いこなしていきたい。

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