意味のあるMTGのために心がけてること

お仕事で私がMTGを開くときに気を付けていることをまとめておきます。

誰かの時間を奪ってることを念頭に置く

MTGは同じ時間に人を数人集めることになります。
「自分が何のために呼ばれたのか分からない」と参加者に思われては意味がありませんし、その人はその時間に別の仕事をしていたほうが有意義かもしれません。

とりわけ多くの人を集めたいときは無駄に人を呼んでいないか確認します。

目的を明確にする

そもそも、わざわざ時間を取ってMTGにする必要がない場合もあります。
私はMTGの目的を以下の2つに分けています。

1. 議題に対して決定案を出す

2. 情報を共有する

1.も2.もテキストチャットで非同期にコミュニケーションすれば解決できることが多いです。
それでもMTGにしたい場合は以下の条件を満たしたときのみとしてます。

1. 議題に対して決定案を出す

   • 会話による意思疎通のほうが決定速度を上げられる場合

   • 意思決定に速度を必要とする（数分~当日以内）なら選びます

2. 情報を共有する

   • ほとんど使わない

基本的には迅速な意思決定が求められるときにしか使いません。
あとは共通して「参加者がテキスト以外のコミュニケーションを望んでいる場合」になります。

アジェンダを作る

MTGの目的を定めたらアジェンダを作成します。
明瞭にアジェンダが作れないなーと思ったらMTGを開かずにチャットで進めます。

アジェンダを作成する目的は以下のとおりです。

• 参加者が事前に準備できる

  • 議論するトピックを把握できるとMTGを素早く終えるための材料が揃えやすくなる

• MTG中に時間配分を考えられる

  • 議論に時間を掛けすぎている場合にファシリテーションしやすくなる

  • 時間内に目的を達成しやすくなる

最後の5分はMTGのまとめに使う

MTGに対する振り返りを設定します。
主に以下の点を参加者と確認します。

• このMTGで何を議論したのか

• 何を決定したのか

• 次に誰が何をいつまでにやるべきなのか

まとめの時間以外すべて議論が発散してると、この5分だけでまとめるのはなかなか大変です。
アジェンダのトピックごとや数十分ごとに中間整理時間を挟むのもおすすめです。

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ざっくりのまとめですが、どなたかのお役に立てればと。