時短化・効率化の基本ルール

🔵仕事時間を減らす｢効率化｣の超基本ルール


⏺️紙を扱う際4つのポイントを意識するといい


⏺️仕事を効率化するうえで、基本となる「書類（紙、電子）」の扱い方について


【会社を辞め、独立し税理士業を始めた例】


①1日16時間以上仕事


②スタッフを雇って会社の規模を大きくしようと頑張った。


③人を増やしたら人件費を稼ぐために顧客を増やした。


④いつまでたっても一向に儲からない。


⑤会社や仕事の規模が大きくなると、出ていくお金も増えるため、利益が出ないから。


⑥更に、仕事は増える一方。


⑦一気に会社の規模を縮小する方向転換。


⑧それと同時に自分の仕事のやり方を大きく見直した。


⑨とにかくムダなコト（やらなくても問題ない仕事や人間関係など）を捨て、業務の効率化を徹底的に追求。


無駄を排除するには、どのようなことに注意を向け改善すれば良いか。


ここから詳しく説明します。



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⬛️仕事時間を8割減にした


1日16時間働いても間に合わなかった。

⬇️

1日のうちに実質3～4時間も働けば、十分に業務をこなせるようになった。


⭕️仕事時間を8割減らすことに成功。


⭕️むしろ利益率は大幅に向上。



⏹️仕事を効率化するうえで、基本となるとともに、最も効果が出やすい「書類（紙、電子）」の扱い方について。


⚠️書類を扱う際は次の4つのルールを設ける。


①「毎日捨てる」を習慣にする。


❌収納場所を設けない


②読んだらすぐにスキャンして捨てる。


③プリントアウトとコピーを禁止する。


④あらゆる書類はA4 1枚にまとめる。


➡️順を追って説明する。


①「毎日捨てる」「収納場所を設けない」


デスクワーク➡️どうしても書類がたまる。


❌社内・社外の人から資料やら企画書などが届くため、自分が書類を作らなくても勝手に紙が増えていく。


❌机の上に積みっ放しにしてしまうと、気づいたときには机が書類の山になる。


❌集中して仕事をすることなどできない。


❌必要なものを探し出すのにも時間がかかり非効率。



・毎日時間を設けて書類を捨てる。


・引き出しなど収納できる場所を無くす。


・書類やモノは自然と必要最小限の量にする。


②読んだらすぐにスキャンして捨てる


必要になる可能性がある重要な書類は、読んだらすぐにスキャンしてから、捨てる。


会議で配られた資料などはスキャンしてすぐに捨てる。


⏹️PDF化してクラウドに保存。


・パソコン

・スマホ

➡️いつでも見られ、紙として持っている意味はない。


⭕️PDF化するときに重要になるのが、ファイル名のつけ方。


⭕️ファイルが必要になったときに検索しやすいように、法則性のある名前をつける。


例、


「○○社営業書類20181118」など



③プリントアウトとコピーを禁止する


⏹️「紙を増やさない」ということ。


書類や資料の紙は、プリントアウトしたりコピーしたりしなければ発生しない。

⭕️発生源を絶つ


習慣から気軽にプリントアウトやコピーをしているが、それをやめれば紙が増えることはない。


プリントアウトやコピーをやめることで、これまでとは仕事のやり方が変わる。


⏹️紙で読んでいた書類

➡️PCやタブレット

➡️スマホの画面上で読むことに慣れる


❌プリントアウトしてチェックをしたり、書き込みをしていたりしたのをやめる。


⭕️画面上で同じ作業ができるようにする必要がある。


⏹️押印について


最近は電子的なハンコで済ませられるケースも増えている。


④あらゆる書類はA4 1枚にまとめる


・書類を日常的に捨てる習慣

・プリントアウトやコピーをしない習慣


パソコン

スマホ

クラウド

➡️これらに保存している書類（ファイル）を見直す。


⚠️ファイルも油断しているとどんどん増えていく。


⚠️データが増えすぎると、探すのが大変になり、肝心なときに見られないということになる。


⭕️わかりづらいファイル名を避ける。


⭕️保存先のフォルダの階層を深くし
ない。

⭕️デスクトップから浅い階層に入れる。


⭕️ファイルの内容自体も最初からできる限りシンプルなものにする。


⬛️いい書類を作ろうと力む必要はない


⏹️お薦めしたい事


資料や企画書などあらゆる書類をA4 1枚（1ページ）にまとめる。


➡️どんな内容の仕事であっても、A4 1枚にまとめることは可能。

⭕️要点を箇条書きにする。


➡️「いい書類を作ろう」を力む必要はありませんし、書く順番にもこだわる必要はない。


⬛️とにかく書き始めることが大切。


★【まとめ】


①伝えたいことや、今後のために残しておきたい内容を思いつく順番でどんどん書いていく。


②書いているうちに、自然と必要なことが追加されていきます。


③書類ができたら、内容と日付がわかるファイル名をつけて保存。


④ほかの人にその書類を配布するときも、プリントアウトはせずに、メールで送ったり、共有フォルダなどに入れたりする。


⬛️「書類を作らない」という選択肢


例、


⏺️前任の部長が作るように指示したものの、仕事のやり方が変わって必要なくなったうえ、当の部長がすでにいない。


⚠️書類を作る前に「この書類を作ることは本当に必要なのか？」


➡️このようなスタンスで臨めば、ムダな書類が増えることはなくなり、時間の節約になる。


「本当にこの仕事は必要か？」

「本当にこの人と付き合うべきか？」


➡️自分に問うことで、ムダを手放すことができ、自分のために使える有意義な時間が増えることは間違いない。



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