第３回 共同編集を大人も使ってみよう！
●冷や汗たらり……
「やばいッ……！」
５月上旬のこと。新天地での仕事に少しずつ慣れてきた私に、事件が起きました。その日、いつも通り出勤するも、職場のパソコンがうんともすんとも起動しなかったのです。
背中に冷たいものが流れるのを感じながら焦る私……。
それもそのはずです。パソコンのデスクトップにはたくさんのファイルが保存してあったからです。
もし、このままパソコンが立ち上がらないと、これまで作成したファイルがすべて水の泡に……。
それだけは避けようといろいろ試行錯誤していると、なんとかパソコンが立ち上がり、ひと安心。どうやら電源ケーブルの接触不良だったようです。
このとき、私は前回の記事の最後に書いたことを思い出しました。
職場のパソコンのデスクトップに、いろいろなファイルが散乱していませんか。
以前のファイルを探すときに、すぐに見つけられますか。
はい、申し訳ありません。
こう言ったにも関わらず、自分のデスクトップには、たくさんのファイルが散乱しておりました。
反省した私はこの日以降、職場の共有フォルダの中にデータをきちんと保存していくことにしています。
すぐには無理でも、せめて毎日の仕事の終わりなど、定期的に共有フォルダに保存するようにしています。
●クラウド活用のメリットとは
これまでは共有のサーバーがあり、その中に共有フォルダがあるケースが多かったでしょうか。
GIGAスクール構想の環境を活かしてさらに一歩踏み込むと、クラウドにデータを保存することが可能です。
その際、以下のようなソフトが活用できます。
Google ClassroomやMicrosoft Teamsは学習支援ソフトですが、教職員同士でも有効に活用できます。
このようなソフトを活用してクラウドでファイルを管理することには、たくさんのメリットがあります。その中の２つを紹介します。
１つ目は、仕事の「見える化」です。
クラウドにデータを保存することで、他の人もそのデータを見ることができるようになります（＊もちろん、他の人に見られては困るデータ〈人事に関することなど〉は保存する場所に気をつけないといけません）。
共有することが望ましいデータの一例として、校務分掌の仕事に関するものが挙げられます。
校務分掌の仕事は、学校全体に関わるものばかりです。担当者が自分だけで仕事を抱えていてはいけません。クラウドにデータを保存することで、他の人がファイルをいつでも見られるようになり、進捗状況を気にかけることもできます。
また、クラウド上にデータがあることで、これまでのデータもすぐに確認することができ、引き継ぎもスムーズに行うことができます。
このように、クラウドにファイルを保存することで、お互いの仕事の「見える化」につながります。「見える化」は教職員同士の協働の第一歩です。
メリットの２つ目は、みんなで同時にファイルを編集できることです。
今まで、こんな経験はありませんでしたか。
担当者から「○○のファイルにそれぞれが入力してください」と依頼され、いざファイルを開けてみるも、他の人が作業中で「読み取り専用」になってしまう。仕方なく後からファイルを合体するなどして手間と時間がかかっていた。
このような経験は誰にでもあるのではないでしょうか。これがクラウドならば、みんなで同時に編集できるので、そんな悩みも解決です。
ファイルをメールなどに添付する必要もなく、クラウドの場所（URL）を共有するだけで、みんなですぐに編集できるようになります。
このようにクラウドを活用し、みんなで一つのファイルを編集していくことを共同編集と言います。
子どもたちがそれぞれの考えを一つのファイルに入力し、お互いに参照して学ぶなど、授業でもどんどん活用できる方法です。
ぜひ、私たち大人もクラウドで共同編集を活用していきましょう！
文部科学省ホームページにも、たくさんの事例が掲載されています。
共同編集のようなクラウド活動が当たり前になれば、冒頭の私のような冷や汗もなくなるはずです。
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