【共同編集】YYYYMMDD

成果物のファイルには、一定のルールで名前を付けよう。

ファイル名を見ただけで、プロジェクト・メンバーがその内容を分かること、ファイルを受取った人が分かること、記憶が薄れた頃の自分が振り返って分かることが重要だ。

ファイル名のルール

ファイル名ルールは、そのプロジェクトの性質に合わせて適切なものを考えるのがよい。
一例として、以下のような形式がある。

[プロジェクト略称]-[文書名]-YYYYMMDD.[拡張子]

ファイル名ルールの例

ファイル単体で、やりとりしたときに、そのファイルが何のプロジェクトの何の成果物で、いつの物か分かるのがよい。

YYYYMMDDは、年月日である。
これを付けていると、いつの版のファイルであるか分かる。

提出タイミング

YYYYMMDDをいつの日付にするのかが、意外と悩ましい問題になることが多い。

お奨めは、提出タイミングの日付にすることだ。

週に一度の定例会に提出する資料であれば、その開催日にする。
クライアントに提出する〆切があるのであれば、その期日にする。

そうすれば、後から振り返って、その時点での版であることが分かる。

クラウドストレージの更新履歴機能

最近のクラウドストレージでは、ファイルの更新履歴を残してくれる。
保存するたびにバージョンを付けてくれる。
特定のバージョンを取り出したり、その時点まで戻ったりできる。

この機能を使えば、YYYYMMDDと付けなくとも版管理は可能であるが、長い期間に更新を繰り返すファイルでは、バージョン番号が大きくなり、特定のバージョンに戻るのことが煩雑で難しくなる。

よって、提出タイミングでYYYYMMDDのファイルを作成し、提出と提出の間の期間はクラウドストレージの更新履歴に頼るのがお奨めの使い方だ。

一人で編集するファイルも、複数のメンバーで編集するファイルも、一定のルールを設けるのがお奨めである。

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