【メンション地獄】Teamsの功罪【チャネルの整備】

私の所属する部署にもTeamsが導入され、チャットやオンライン会議などで活用していましたが、
2021年頃に、チームとチャネルを整備して、2024年現在もうまく活用できているので、
具体的な事例を用いて紹介したいと思います。

Teams機能の話は、公式サイトなどに任せ、実際の整備や運用の話をメインにします。

導入や運用にあたって、いくつも課題がでてきて解決していきましたが、
ここでは少し話を絞って
「メンション地獄」
について紹介します。

前提条件

私の部署は、概ね50名～60名程度です。
平均年齢は40代。
メールやExcel、パワポ程度は業務上大体使える程度のITリテラシーレベルです。

【課題】メンション地獄

よくあるケースとして、メンション地獄に悩まされることがあると思います。　
しょっちゅうピコンピコンとなる、あのメンションです。＠←こんなやつ。

メール地獄が、Teamsメンション地獄に変わっただけ。
むしろしょっちゅう鳴るし、即レスも期待される。
作業中でも会議中でもピコンピコンとメンション通知が鳴る。
なんならお休みの日や夜も鳴ったりする。
Teams使ってるメンバーも、嫌になり、結局電話やチャットに走る。

私の部署も悩まされました。

【たとえば】メンションやめる？Teamsやめる？【Teams続ける】

メンバーと相談しました。

送る側が、例えばお休みの人だけメンションを抜くなど、気を遣った運用は出来ると思うが、
それだけではメンション地獄は回避されないし、
むしろ情報が届かなくなるリスクが高い。

Teamsテキストコミュニケーションは便利なので、
メンション地獄を回避するためだけに、Teamsをやめるのは得策ではない。

メンションの中で、
反応が必要なものと、不要なものを分けられればいいのだが…

【ポイント】反応が必要なものと不要なものとどう分ける？

メールの場合、タイトルや送信者などから、反応要不要を分けていますが、
タイトルや送信者などを見ないといけないので、正直面倒です。
Teamsで、反応要不要が、受け手ですぐわかるように運用するには、と考え、
「チャネルをうまく使おう」
という結論になりました。

チャネルの整備と運用

結論からすると、必要な情報が必要な人に届くようになり、
どれに反応していいか、などのストレスが減り、生産性は爆上げしました。

【チャネル整備のコツ】一般チャネルを使わない

一般チャネルは、デフォルトで作成されており、このチャネルで会議や周知などやりがちですが
便利すぎるチャネルになるので、一般チャネルの使用は禁止しました。

【チャネル整備のコツ】便利なチャネルを作らない

一般チャネルを使わない、というところと同じ理由で、
今回のポイントは、反応要不要をすぐわかる、というものなので
なんでも投稿しやすいような、便利なチャネルは作らないことも意識しました。

【チャネル整備のコツ】業務ごとに専用チャネルを作る

ここが最も重要だと思います。

チャネルを、業務ごとに複数作ります。
作るときに、概ねのグループに分け、通し番号を付与します。

チャネルの通し番号は、
前半は、全体のチームに関わる内容
後半は、それぞれのチームのみに関わる内容とします。

今回、うちのチームで作った具体的なチャネルは、

一般　　（※使わない。デフォルトで作成される）
001　このチームの使い方
002　電話取次連絡
003　総務
004　セキュリティー
005　…
…
101　企画グループ事務連絡用
102　年休、時間外報告
103　予算管理
104　契約管理
105　…
…
201　運用グループ事務連絡用
202　年休、時間外報告
203　…
…
301　××グループ事務連絡用
…

という構成にしました。

【チャネル運用のコツ】チャネルの新規は自由に

新規案件など、チャネルに名前が無いケースが出てきます。

その場合は、その案件の名前に相応しい、新しいチャネルを作るようにしています。
作るのは自由。変なルールは作りません。

【チャネル運用のコツ】チャネルの削除も自由に

いらなくなったらチャネルは削除します。きれいなのが一番。

大体3ヶ月くらい、書き込み無いものは、削除してよいかなと思います。

基本的に、テキストは口頭の代用品だ、という程度。

数ヶ月も放置されるのに、削除されてはこまる！ようなものはteamsチャネルには書かず、
そんな大事なものは、あとからでもいいので、まとめてどこかに書くようにしています。

実際には、突然チャネルを削除して困った経験はありませんが、
チャネル削除しますよ、とアナウンスは一応しています。
もともと使っていないチャネルなので、大体反応はありませんが。

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チャネル整備と運用はここまでです。
私の部署は、これでうまく言ったと思います。

時々、社員の中でも、スレ荒らしやチャネル荒らしが出ますが、
その対応は、また機会があったらお話ししたいと思います。

何かしら、ご参考になればと思います。

長文、読んでいただきありがとうございます。