初任、教員一年目に送る　④タスクとスケジュール管理法〜Notion~　#10

続きです。

Notionは2021年から導入したので使用歴２年です。
それまではEver noteやGoogle keep ワードエクセルなどで管理していました。がいまいちデータが散開してしまいモヤモヤする日々。そんな時にTwitterでNotionという言葉をよく見かけるようになるではありませんか。
自転車と一緒ではじめはなんだかよく分からんのですが、慣れてくると非常に便利なツールであることに気がつきました。
日記や習慣、分掌の仕事、ノート、サイト、メモ帳、ブックマークリンク集など全てを記録できる第二の脳として大活躍中です。活用事例を紹介します。

仕事の内容の括りを分掌（プロジェクト）とタスクに分類する　

お仕事って色々あります。担任だって仕事だし、席替えだって仕事だし、授業だって仕事です。
まず仕事は「分掌（プロジェクト）」と「タスク」に分けて考えられるようになると良いです。
無学だった初任の頃はとりあえず目の前の仕事をこなすことに追われ、全体像を捉えることができておらず、優先順位の選び方が下手で、期日の管理ができず、期日に追われそれで毎日夜遅くまで残業をしていました。

分掌（プロジェクト）の例

ちなみに自分の校務分掌はこんな感じ。データベースに分掌片っ端から入れます。自分の役割を明確にする感じですね。それにしてもよく働いている。

タスクの例

タスクはその分掌の仕事として実際に取り組むことをデータベースに突っ込みます。分掌の中にタスクのデータベースがあり、それがリレーションで紐づいている感じです。
そうするとあら不思議、今年度その文章でやったことの一覧が自然と蓄積されるわけです。

長期的な視点で記録を残す

　タスクをとりあえずデータベースに突っ込みます。２０２２年度は今の所４３４のタスクをやったそうです。これでも細々としたことは記録していないので本来はもっとやってる。よく働いたなぁ。

　よくその場しのぎで机に付箋でTo doを書いたりして、終わったら捨ててますが、データとして残っていないと次の年、あれ、昨年度何やったっけ？と振り出しに戻ってしまいます。
　年度末反省の頃にはよほど意識して記録しておかないと、困ったことはあっても忘れてしまい、来年度また同じことでこまるわけで、これではいつまで経っても働き方は改善されないわけです。
　自分が次年度同じ分掌をやるにせよ、引き継ぐにせよ、しっかりデータを残すことが好ましいです。車輪の再発明良くない。
　Notionに記録を残すことで、来年度以降はこれを元にスケジュールを改善していけるわけです。

タスクだけでなく会議データベースも

スケジュールの管理として、「タスク」だけではなく、「会議」のデータベースも作っておくと、この日会議だから資料はこの日までに作っておかなきゃなという考えに至り、よりスケジューリングがうまくなりました。

Notionスキルがないとハードル高めかもしれませんが、この方がシートの作り方を一から説明してくれています。見ようみまねで一緒に作っていく中でNotionの仕組みが勉強になり、自分の好みにカスタマイズできるようになりました。
何事も「守・破・離」ですね。まずはまねぶ所から。

初任、教師一年目に送る　次回予告

⑤教師便利アイテム

4月からの新生活に不安を抱えている人の一助になれば…。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。