#23 続々・マニュアルを作りたいわたし｜思考の練習帖

推進力を高める仕組みは考えた。
（前回の #思考の練習帖 👇）

#22 推進力を高めるわたし｜思考の練習帖｜sae｜note

次に取り組むのは、二つ目の目標である。

次年度の目標

◎毎月の「タスクの割り振り」を継続して、計画を確実に推進する
◎業務マニュアルの土台を完成させて、毎月見直しをする👈イマココ
◎（後輩に）敬語NG

マニュアル作りについては、少し前に業務の洗い出しをしたときのnoteがある。

これをもう一歩進めて、次の二点について取り組み計画を立てていきたい。
第一に、完成に向けたスケジュール感。
第二に、見直しの仕組みづくり。

業務マニュアル完成への道のり

年度内に一冊の分厚いファイルに綴じるのが完成形のイメージ。最終的に目指すべき「あらゆる」業務を網羅するという点については追求せず、あくまでも新人育成を第一義として主要な業務を優先的に記述していく。一冊の形になったあとに、いくらでも項目を増やしていけばよいのだ。

完成に向かう段階としては、こんな感じだろうか。

① 項目（業務）の洗い出し
② 優先順位付け
③ マニュアルのフォーマットをつくる
④ 役割分担
⑤ 原稿執筆
⑥ 原稿チェック・修正

順を追って見ていこう。

① 項目（業務）の洗い出し

前述のように、これはすでに粗方やった。その後現場に立つなかで新たに出てきたものもあるので、それらを集約したら完了。次に進もう。

② 優先順位付け 👈イマココ

①で集約したものの中から、四月に入ってくる後輩たちに真っ先に提示する必要のあるもの、段階的に提示していきたいもの、作成に関わってほしいものをピックアップ。優先順位にしたがって、取り組みのおおまかな時期を確定する。

③ マニュアルのフォーマットをつくる

ごくごくシンプルで見やすいものにしたい（誰でも作れて、誰でも使えるものであることが最優先）。MUJIGRAMに倣って「何」「なぜ」「いつ」「誰が」の四つの問いを最初に掲げ、それぞれの業務についての認識を共有できるようにする。

④ 役割分担

当面の間は、わたしがメインで執筆を行い、同僚たちには書き上げたものをチェックする役割を担ってもらう形になるだろう。わたしが叩き台を書いて持っていき、「こんなふうにしてみました！」「これ確認してもらえますか？」と同僚たちに働きかけてすり合わせをするプロセスを通して、マニュアルの完成形のイメージを共有することが狙いだ。
そのベースが整ったところで、次の段階として「この業務について書いてもらえますか？」と原稿を依頼して巻き込んでいけたらよい。
これは新人の後輩たちについても同様で、最初はマニュアルを受動的に使う立場から始めて、だんだんと一緒に作り上げていく仲間にしていきたい。

⑤ 原稿執筆

④で述べたように、当面はわたしが書く。実務を担いながらの執筆なので少しずつのペースになるが、②で決めたスケジュールに沿って書いていく。このときには完成度にはさほどこだわらず、あくまでも叩き台として位置付ける。

⑥ 原稿チェック・修正

ここがマニュアル作りの肝だと思っている。わたしが提出した草案をもとに、「この業務の目的は別のところにあるのではないか」とか「現状のこのやり方って結構非効率だよね？」という声が上がり共有されることで、わたしたちの間にある知が高まる。検討が必要なものは会議で諮り、統一した見解をマニュアルで明文化する。これで完成。

ここまで書いて、年度内にやることがまだまだあることに気がついて焦りが生じてきた。早く②③を進めて、⑤にも着手しなければ。

マニュアルを活用する仕組みづくり

書き上がったマニュアルの活用法には、二種類ある。
一つが、書かれている通りに業務を遂行すること。もう一つが、書かれている内容を改善することだ。

おまもり的なマニュアル

初めてこの仕事をする新人の後輩たちにとって、マニュアルは仕事を理解するためのものである。そして、すでにこの仕事を何年もしてきているわたしたちにとっても、「あれ、これどうするんだっけ？」というのは珍しいことではなく、そういうときに「マニュアルを見ればいい」と思えるって安心だ。マニュアルは、現場で働く人たちのお守りになる。

これは、マニュアルの静的な側面であるともいえる。いつでも手の届くところに置いておけば、それでいい。

生命体としてのマニュアル

実はわたしの職場には、すでに「手引き書」という書類がある。しかし、年に三回ぐらいしか見ないし、ほしい情報が必ずしも手に入るわけではない。だからその「手引き書」は、戸棚の片隅でひっそりとなりを潜めているありさまである。
これでは、マニュアルとしての真価の半分も発揮できていない。なぜならマニュアルというものは、MUJIGRAM的に言うならば「仕事の本質を見直す」ためのツールなのである。

マニュアルの動的な側面は、ここにある。マニュアルが標準を示してくれることで、わたしたちはその先を考えることができる。マニュアルを絶えず更新していくことでこそ、マニュアルは生きた存在であり続けられる。
そのためには、マニュアルは「時々」手に取るだけでは足りなくて、もう毎日飽きるほど見ていないといけない。定例会議のルーティンとして見直しの場を設けるとか、日常的に「マニュアルのここ、もっとこうした方がよくない？」の会話をするとか、そういう積極的な働きかけが必須なのだ。

義務的なものになってしまうとしんどいので、何か続けたくなる仕掛けがほしいところ…。宿題にしよう。

今日は、ここまで。