ドタキャンについて

こんにちは、藤井このみです。

先日、私が趣味で開催している交流の場に招待した友人が、当日直前のキャンセルに。いわゆるドタキャンです。

人それぞれ事情はつきものなので、ドタキャンは仕方のないことだと思うのですが、私はこういう時に人の本質が出るなと正直感じています。

私の友人の場合、直前のキャンセルをお詫びした上で事情を伝えてくれた上に、キャンセル料を請求してほしいと友人の方から申し出てくれました。
しかし、その時は、ドタキャンの理由が理由だったため、私もキャンセル料をとるのもどうかなと考えた末、「今回は事情を考慮してキャンセル料は頂かないよ」と伝えました。
すると、後日友人から改めてお詫びの連絡があり、スタバのeチケットが添えられた素敵なメッセージを頂きました。
ドタキャンした側も、された側も、一番気持ちの良いやり取りだったので、お互いの関係性がそのやり取りでさらに良くなったと感じています。

私は、このように何かを企画して、自分が主催者となることもあれば、逆にお呼ばれした会で私が参加者の一人となることもあるので、どちらの場合も気を付けていることを、ここに記載しておこうと思います。

まず、参加者側の視点で、ドタキャンをどうしてもしなければならない時は、当然ながら最短で連絡を入れます。
連絡なしのキャンセルは、一番失礼だと思っています。万が一、何かの事情でどうしても連絡できず、仮に約束の時間や日程が過ぎてしまった後だとしても、一度でも参加表明をしたのであれば、連絡は必ずすることが大切ですよね。

なぜなら、連絡がとれない、音信不通は相手に心配もかけますし、
場合によっては早めの連絡があれば調整できたかもしれないことが、調整できずにさらに迷惑をかけてしまうことにもなりかねないからです。

そして、参加者には見えないものですが、主催者の方は、必ずその開催日よりかなり前から準備をしてくれているため、そのことに敬意を払うことを私は大事にしています。本来なら、かかるだろう経費や会の進行があっただろうに、一人のキャンセルによって関係各所に連絡をいれる等の余計な手間を増やしてしまうかもしれないのです。その全てを一参加者として想像することは難しいですが、「なにかしら迷惑をかけているはず」という意識が大事なのではないでしょうか。
たまに、この意識が全くなく、「ちょっと気が乗らないから行かないことにするわ」という気分で参加状況を変え、悪びれもしない人を見かけることがありますが、そんな方が人に信頼されることはないかなと思ってしまいます。

さて、一方主催者の視点で大事にしていることは、ドタキャンはつきものなので、最初から想定して準備を進めるということです。
それによって少しのドタキャンがあっても、心に余裕を持って対応できます。また、突然の事故や仕事の都合でどうしても予定が変わってしまうことは私もあるので、その人の理解に努めるということも大事にしています。あまりにもルールに縛られた対応をされると、柔軟性がない人なのかなと私も感じますし、「私も同じような立場だったらドタキャンしちゃうかもなぁ」と思うことも、よくあります。人は完璧ではないので、いざという時にどう対応するか。それが主催者の手腕ですね。どんな状況でもどんと構えていられるように、そして他の参加者には当日のハプニングは一切感じさせず、楽しんで帰ってもらうためにも、主催者は対応力・判断力を普段から磨いておけるといいですよね。

今日は、最近あった出来事から感じたことをつらつらと書いてみました。
次回も、お楽しみに！