30人超規模のオフ会をやったので覚え書き
6月に「メドクラオフ2024初夏」というニコニコメドレー愛好家を集めたオフ会を執り行いました。その時に感じたことや改善した方がよかったなと思うことのメモ書きです。
コロナ禍を経て、リアルで会うよさというのもやはりあるなぁと感じたので、自分もやってみたいという方の参考になれば。
イベントの告知
Twiplaを作成し、何度か（フォローされている人にとってはしつこいくらい）告知。自分だけだと拡散力に限界があるので、何人か一緒に入ってもらうか、告知して！と参加者に頼むのもありだったのかもしれません。でも、自分一人で面倒見るには今回の規模くらいが限界のような気もします。そう思うとちょうどよかったのか…？
日程
Twiplaの興味ありの方からアンケートを取り、一番参加できる人の多そうな日に設定しました。もっと早めから調整して、あるいは決め打ちで三連休の中日とかにすれば、遠方の人も参加しやすかったのかもなぁと。結構思いつきで立ち上げちゃったので…。
連絡用Discordサーバー
XのDMだと気軽にやり取りができるのは利点ですが、情報をピン留めしたりターゲットを絞って通知を送るなどが難しいため、今回は連絡用にDiscordサーバーを用意しました。各自持ち込みOKとしていたので、準備の時点からワイワイとやりながら当日を迎えられたら楽しいかな〜と。「しりとり」チャンネルを作ったらみんなで遊んでくれていてよかったです。発言ハードルを下げるのにもよかったかも。
開催概要…主に日程や会場などの概要と、レンタルスペースの注意書きなどを掲載
お知らせ…開催概要に更新があったとき、参加者にお知らせしたいことがあるときに使用
自己紹介…その名の通り
雑談…ワイワイやるところ
しりとり…その名の通り。途中で縛りが発生してて面白かった
宣伝と求人…イベント後に作成。「〇〇してくれる人募集しています！」という告知も多かったため、「宣伝と求人」というチャンネル名に
会場
会場は「スペースマーケット」というレンタルスペースサービスで借りました。借りるまでのステップや、人数が増えてからの追加申請も楽で助かりました。お気に入り登録すると、複数のスペースを比較検討できるのもいいですね。
会場自体は35人まで着席OK、ワンフロアまるまる使えると結構広めの場所を借りられたのですが、それでも32人で使うと結構狭く感じました。狭いというか、スペースをうまく区切れないというか。クーラーもガンガンに効かせていたのですが、人の多さに負けてあまり涼しくなっていなかったです。
おそらく、参加人数+10人くらいの規模を借りるとちょうどよく使えるのではないかな〜と感じました。
場所は秋葉原駅から徒歩7分とそこまで遠くもなく、周りもゴミゴミとしておらずいい環境でした。近くにコンビニがあったのですぐ買い出しにも行けました。あと、ゴミ回収プランがあるのも助かりました。絶対持ち帰りたくなかったからさ…。
前述した通りワンフロア使えるので、周囲への騒音も過敏になる必要はなく。今回は交流メインとしたかったため、クラブのような会場は検討しませんでしたが、趣旨によっては選択肢に入れてもよいかもしれません。（ただ、おそらく普通のイベントスペースを借りるより高くつくかと）
集金
当日に現金もしくはPayPay支払いで集金を行いました。数人を除いてほぼ現金支払いでしたね。名前の問題があるしねぇ。
記録をつけるためにも名簿を作成して、受け取る際には顔見知りでも名前を言ってもらうようにしました。名前を確認、お金の受け取り、金額確認…としていると流石に混乱してしまうので、ちゃんと口に出しながら確認することが大事ですね。また、最終的にかかったお金についてはDiscordで共有しました。
名札
今回のイベントは交流をメインとしたかったので、参加者には名札をつけてもらうのをお願いしていました。主催側でも名札セットは用意していたのですが、自前で用意してくださった方も多くて助かりましたね。集金→名札をつけるのをセットで行ってもらいました。
食べ物、飲み物
前日にコストコへ買い出しに行き、お菓子や食料を購入。飲み物は2Lを5本、各自持ち込みもOKとしました。ただ、ゆっくりとご飯を食べる時間はなく、一番最初に飲み物がなくなってしまいました。12時開始だったので、事前にご飯を食べてきてくれた人もいたのだと思います。あと、喋り通しで飲み物が欲しかったんでしょうね…。今回、飲み物は1人で持ち込んだため5本が限界でしたが、2人くらいで手分けして持ち込んだ方がよかったのかもと思いました。
あと、最終的にお菓子が結構余ってしまったので、山分けして持ち帰りになりました。事前に持ち込むなら分けられるお菓子の方がいいかもと伝えておいてよかったです。
お酒
今回はお酒はなしとさせていただきました。お酒がある楽しさもあるんですが、トラブル発生の確率がどうしても上がってしまうので、こういったレンタルスペースを借りている場合はない方が（自分の場合は）いいのかなと感じました。大きなトラブルもなく終わった後の二次会のビールは最高にうまかった！！！！！！！！
催し物
特に主催側から準備したものはなかったのですが、各自PCを繋いでメドレーを流してくれたり、気ままにSwitchで遊んでくれていたりしてよかったですね。最近のレンタルスペースはSwitchを据え置きにしてくれるところも多いので助かります。
タイムテーブルもざっくりと、最後に告知タイムと片付けタイムがあるよというのだけ決めて伝えていました。
告知タイム
最後30分ほど告知タイムを設けたのですが、思った以上にみんな色々告知してくれるな！時間が余ってしまうかなと思っていたのですが、しっかりと時間を設けていてよかったです。イベント後にDiscordに告知チャンネルを作成したのですが、これはイベント前に用意しておいた方がよかったかもしれません。
後片付け
みなさんご協力いただいたおかげで大変スムーズに片付けが終わりました。ちゃんとレンタル終了10分前には退室チェックできました。ありがとうございました。
イベント後の注意
イベントが終わったあと、今回はたまたま新型コロナウイルス感染症を発症する人はおりませんでしたが、イベント後の手洗いうがいは呼びかけておくべきだったなと思います。特に夏と冬は感染リスクも高まりますので、人数的に余裕のある会場を借りておくのも密集を防ぐ一つの対策になるかと思います。
主催として
もっとまんべんなく参加している方に声をかけに行けばよかったなと反省しています！すみません！コミュ障なもんで！スイッチオフになっていた時間もありました…。
自分主催の場合は東京以外での開催は難しいので、大阪とか名古屋、札幌や福岡などでも誰かやってくれないかな〜〜〜と思っています。頼む！！！！！楽しかったからさ！！！！ね！！！！！！！楽しいよ！！！！！！！ね！！！！！！！！
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