一日を管理する

・・やっぱり毎日投稿って厳しいですね。目標を決めたのに😅

私は幸運なことに、リモートワークができる職種です。そのため、外に出ることはありません。刺激がないです。

外に出ていても、あまり良いネタは思い浮かんだことはないので、関係ないでしょうが・・。曜日ごとにテーマを決めるという進め方をされている方もいるようですが、無尽蔵に書けるものではない限り難しいだろうな・・と思って採用していません。

さて、本題の雑談にお付き合いください（「本題の雑談」とは・・）。

今日は、私がやっている仕事の工夫の一つをまとめたいと思います。
つまり、「仕事の一日を管理する」ことに関してです。

仕方ないけれど・・

リモートワークであっても、出社をしていても。
複数人で作業をしている限り、割り込み作業というのは発生します。

そういう場面は勤続年数を重ねていくと増えていっている印象ですね。

慣れていなかった頃は、割り込みに割り込みが重なり、やらなきゃいけない作業をやり忘れる・・ということもありました。

その反省を踏まえ、今やっている工夫を簡潔にまとめたいと思います。

必要なモノ

たった3つです。

1. カレンダー(時間になったら教えてくれるものがBEST）
2. TODO管理ツール
3. 作業ボード

※ 業務は、スプリント形式で進むためスプリントボードと呼ばれる、
「やらなきゃいけない作業が現在どういう状態か？」を把握するためのツールを利用しています。「作業ボード」というのは、これからやらなきゃいけない作業の一覧を管理しているものと捉えてください。

※ 作業ボードには、それぞれ「いつまでに終わらせるべきか」も管理されています。

※ TODO管理ツールは勉強のために自作したものですので、具体的なツールの紹介ができません・・。ご了承ください。

毎日のルーティーン

原則、こういう進め方をしています。

① 作業ボードの作業をどんどん進めていく
② それ以外の作業が発生したら、TODO管理ツールにメモしておく
　⇒ ①の作業が区切り良くなったらメモした内容を片付けていく
③ 業務終了の1時間前に、TODO管理ツールを確認する
　⇒ やり忘れた作業ですぐに終わるもの
　　⇒ 業務終了までの1時間のうちにやる
　⇒ すぐに終わらないもの
　　⇒ 次の日のカレンダーに作業予定として書く

つまり、
「作業ボード」を基準に、メモとして「TODOツール」と「カレンダー」を使うというやり方です。これに落ち着きました。

※「TODOツール」と「カレンダー」の使い方は、付箋に書いて貼るのと同じと言うと、イメージが伝わりやすいでしょうか・・。

挫折した管理方法

この進め方になる前。

TODO管理ツールにその日やるべき作業の全てを書いていました。
そのリストアップしていた時間は、始業直後です。

結果、途中でやらなくなりました・・。理由は単純で、
「毎朝TODO書いていくのが辛くなった」からです。また、
「割り込み作業で本来やろうとしていたことが終わらなくて落ち込む」からです。

「TODO書いている時間があれば、いくつか作業仕上げられるのでは・・」と思った瞬間から、TODO管理ツールってどういう目的で使うべきだろう？
と考え始めました。その結果が、今に至ります。

まとめ

ツールはあくまでもツールであって、それをどういう風に利用するかは、
そのユーザー次第だと思っています。

慣例的に使っているツールも、「本当にこの使い方で良いのかな？」と一度考えてみると、新たな発見があるかもしれません。
その兆候は、

めんどくさい

です。「かったるい」でも良いですｗ

ここまで読んでみて、
日々の作業を見直すためのヒントが、感じられたらうれしいです。

ここまで読んでいただき、ありがとうございます。

機会がありましたら、別の記事でお会いしましょう。