株主総会運営統括withコロナ

6月終盤、株主総会集中日に開催された、当社の株主総会も無事終わった。

株主総会は法務の管掌という区分けで、私と上司の2人しかいない法務に、株主総会の運営統括という重い役割がのしかかってきた。入社して1年も経っていないので、前年の事は分からず、前年の統括も退職済みなので、足りない情報も多く、なかなかイメージが沸かず苦労した。

勿論、例年の資料は残っていたので、実際手を動かすことはあまりないだろうと予想していたが、その見積もりは甘かった。蓋を開けてみれば、前年の資料にない検討事項が多数あることに気づき、更に今年はコロナウイルス対策についても考える必要があった。

内部的にも、今年は縮小開催で行くので、リソースも絞って対応すべしというお達しがあり、中継だとかハイブリッド型だとか、検討事項が増えそうな事は対象外にした。

受付

入り口なのでここが一番大事。検温はスタッフ、株主、役員含め全員必須にした。37.5度以上の人は、入場不可にした。

朝、集まった段階で若手社内スタッフの1名が高熱を叩き出したので、帰らそうと思ったが、本人は元気だと言うので、少し日陰で休ませて時間を置いて測ったら問題なかったので参加させた。若者は体温の変動が激しいのかしら…。それはともかく、株主で引っかかる人がいなかったのは良かった。

受付に消毒液を置くのは勿論、受付係はマスク＆白手袋着用にした。6月終盤期は、かなりムードとしても落ち着いてきたこともあり、やりすぎない程度で良いと思ってたら、開始2週間を切った辺りで、信託銀行が「飛沫防止のアクリル板を設置したほうが良い」と言い出したので、悩んだ。高いし手配できるか微妙だった。他方で、フェイスガードを購入する選択肢もあったが、最終的には、受付担当者の機転で、手作りのものが仕上がった。ホームセンターで買える厚手のビニールシート（テーブル敷き用？）に穴を空けて、社内にあるハンガーラックに紐でくくりつけたら、見栄えの悪くないものが出来上がった。商品として売れるんじゃないか。

その他

一番気を使ったのは受付だが、あとはマイク係に、質問が終わる毎に一回一回、消毒液でマイクを拭かせたりしたし、株主席は横2席前後1席空けて座らせて時差退場させたりした。役員席も一列で並べるのを避け、上下二列にして顔が見えるように座席を用意した。

来場者は多くなかったので、スタッフは例年の半分くらいにしても暇なぐらいだった。来場をできるだけ控えるよう、招集通知にも書いたところ、前年の4分の1ぐらいの来場者で落ち着いた。質疑応答では少数精鋭の株主たちが、鋭くレベルの高い質問をバシバシ飛ばしていたが、それでも全体の所要時間は前年の3分の2ぐらいになった。

来場者が少なかった事は大きく、最終的には、なんの問題もなく完遂できた。役割や人ごとにタイムスケジュールとマニュアルを作り込んでおいたおかげで、当日の内部からの問い合わせも最小限だった。私もわりかし暇だったので、各現場に巡回して、担当者の様子を見て回る事ができたのも良かったのだろう。

最後に

こういった準備や各種調整が通常業務の上にのしかかり、通常業務が滞りまくり、各部署からの依頼にレスすらできない状態になり、休日出勤でカバーしたので6月は残業が過労死ラインに届きそうになった。だが、ちゃんと7月に振休を2日入れたので、何とかそのラインを割ることもできた。

株主総会後は、各グループ会社含め、株総議事録や登記の手配をするという仕事があるが、今は、一仕事終えたので、7月は休むぞ！という強い気持ちである。嬉しいことに兼務の方の内部監査業務は、最近、経験豊富な専任者が入ってくれたので、大分軽減されそうな見込みだ。

株主総会担当者の皆様、来年がどうなるかは分かりませんが、次回の会場と、役員の予定を早めに押さえるのを忘れずに！