どのくらいの資料が届いた？スキャンセンター、初めての繁忙期の裏側とこれからの挑戦
こんにちは、会計事務所のファブレス化を目指している、株式会社クラビスの坂井です。記帳代行資料回収とスキャンの代行サービス「スキャンセンター for STREAMED（以下、スキャンセンター）」の事業責任者をしています。
2023年6月にリリースしたスキャンセンターは、ありがたいことに今では200を超える事務所様にご導入いただいています。
今回は、そんな1年目のサービスが、初めて迎えた確定申告シーズンの裏側や今日までのサービスの進化、そしてこれから考えていることを改めてお伝えしたいと思います！
サービスについて詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。
不安で迎えた確定申告時期の実態
スキャンセンターでは資料の送付時の事前連絡を不要としているため、どれだけの量が届くか予測が難しい実情がありました。1月の中旬を迎えると、突如それまでと比較し、毎日2倍近くの資料が届くようになりました（汗）
当然レターパックには入りきらないので、ダンボールや袋で届くことも多かったです。
実際の数字を公開すると、1日に届いた資料が最大で5万枚超・194顧問先分の資料が届きました！想像がしづらいですね（笑）
なかには、1顧問先で5,000枚を超えるケースも何件かありましたが、無事遅延をすることなく納品することができました。
1日に5万枚がどのくらいの量なのかを試算してみると、よく使われている高速スキャナ（ScanSnap ix1400）を利用しても、1人のスタッフさんが寝ず食わず、24時間スキャンし続けてやっと終わるくらいの量になります（笑）
ただ、実際のスキャン作業では、スキャンの前にシワを伸ばしたり、ホチキスを取ったりするので、その1.5倍近くの時間がかかるかもしれません。
スキャンセンターでは、上述のスキャン準備はもちろんですが、逆さまになっていたり、折れていたりしないかなどのスキャン時の確認と、納品前に品質管理のために行っている検品作業、そして個別の返送作業などを毎日対応しています。
なかでも意外と大変なのが、スキャナに巻き込まれてしまうくらい小さい紙のスキャンや、印字が見えづらいときの画像調整です。また、この時期は会計事務所様も急いでいるため、突発的な対応もたびたび発生しました。
ピーク時には、休日出勤なども調整しながら、なんとか対応スピードを落とさずに乗り切ることができ、今はホッとしています。
サービスとしてはまだまだ満足していないですが、スキャンセンターがなければこの紙の束を会計事務所の方がスキャンや入力をしていたはずです。
そう思うと、会計事務所の皆様のこれだけ多くの時間を生み出すことができたことが純粋に嬉しいです！「お願いしてよかった」というご感想や「資料が積み上がっていくことへの心理的なストレスが減った」などのお声をいただき、とても励みになりました。
これからも「スキャンのプロフェッショナル」として、信頼してもらえるように頑張ります！
リリースから今日までの進化
スキャンセンターはまだサービスとしては未熟ながら、改善もできた1年目でした。こちらに反響のあったアップデートを4つ挙げてみましたが、いずれもお客様の直接のお声から改善しているものでした！いつも貴重なご意見をいただけるお客様には本当に感謝しています。
①返却サイクルの短縮
もともとは納品の翌月中旬に原本を返却するサイクルでしたが、多くの要望をいただき、納品から2週間後の返却へ変更しました。
②返却時のご連絡開始
返却時に追跡番号がわかると安心するというお声をいただき、現在は、返却時に顧問先名と追跡番号を通知しています。
③対応する分類の数の増加
もともと5つの大分類まで対応するルールとしていましたが、8分類までの対応を実現し、より使いやすくなりました。
④ファイル作成代行サービスのリリース
送付用のファイル等を準備することが手間だという要望をいただき、送付用のセットをお送りするサービスを始めました（β版先行申込み受付中・6月リリース予定）。詳しくはこちらから！
また、当たり前のことですが、セミナーの種類やマニュアル等も増えました。特に、顧問先様へスキャンセンターの説明をする際の資料は、事務所様にもご意見をいただきながら作成したこともあり、ご好評いただいております。
その他のアップデートはこちらのヘルプページからもご確認いただけます。
これからやりたいこと
とはいえ、サービスとしてはまだまだ課題だらけです。現時点で、活用しづらいと感じるお客様も少なからずいると思います。
サービスが目指すところは、会計事務所様やその顧問先様が、”何も考えずに”資料を送れるようになるくらい楽なサービスになることです。
そのためには、STREAMEDへのアップロードをもっと楽にしたり、分類など何も考えずに資料を送れるようになったり、顧問様の資料の回収状況をもっと可視化されたりなど、やりたいことがたくさんあります。
そして最終的には、STREAMEDと組み合わせることで、会計事務所様の記帳代行業務をまるっと任せてもらえるような世界を目指して、着実に開発を進めていきたいと思います。
まだ見えていない課題まで解決する
実は昨年、実務経営様に、ユーザーであるステラリンクス税理士事務所様と対談形式で取材をしていただいたのですが、実際の導入効果や具体的な活用方法は、私が考えが及んでいなかった点などもあり、非常に勉強になりました。
サービスを提供しながら感じたのは、まだ気づけていないお客様の課題は山程あり、そしてそれはお客様と向き合うことでしかわからないものがたくさんあるということです。
これからも皆様と一緒に最高のサービスに育てていき、できる限りたくさんの会計事務所様や顧問先様の働き方まで変えていけるよう邁進します！
最後におしらせ
導入200事務所突破の記念として、新規契約事務所様向けのキャンペーンを実施しています。
詳細はお問い合わせいただけますと幸いです。
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