小売マンの会社の課題を実装できるレベルまで掘る

内勤小売マン、主に需要予測やら在庫管理などを行ってます。
最近はプログラミングや新しいDX関連の技術に触れることが多く、それらを使うことで業務課題を改善することができないか？と考えるようになりました。今回は以前に深堀りしたネタを絞り込み、ヒアリングを踏まえて実装に向けて整理してみました。

①「商品が欠品した理由調査を調査することがめんどくさい」を解決したい

どんな業務？

隣のチームで毎日発生する。物流系のデータベース(IBM i)から、Excel形式で商品の欠品データを抽出し、所定の様式へ成形する。各担当者は商品が欠品した理由を、物流系のデータベース画面を用いて確認し、出荷状況等を踏まえ欠品理由を分析しコメントとして記載する。

課題は何？

商品欠品の理由調査がめんどくさい原因は、帳票内のデータだけで調査が終わらず、データベースを参照し手元で計算を行わなければいけないため、作業性が悪い。

どうやって改善する予定？

様式に出荷実績を埋め込むみ、データベースを見に行く作業を削減する。
出荷実績を可視化したツールを作り、欠品理由を調査しやすくする。

実装案を踏まえヒアリングした。

実装案を説明した上で、隣のチームメンバーにヒアリング

Q1:出荷実績が帳票へ反映された場合、どう思いますか。
①あったほうがいいが、出荷実績の変動以外にも理由がはある。
②実績がきちんと表示さていれば良い、データが増えることで帳票が重くなることは困る。

Q2:出荷実績が可視化されるようなツールは必要ですか？
①担当者がパッと見て使えるならいいと思う。
②昨年の季節商品の出荷実績が見れるとありがたい。

解決案の有用性の確認

ヒアリング結果から、簡単にサクサク使えることが第一要件として考えられた、出荷実績の変動以外でも商品が欠品がする要素はあるが、データベースを確認しにいく頻度を下げることで、面倒くさいは解消できそうだ。またデータを蓄積していくことで昨年の出荷実績との比較などの有効なデータとして使用できることが確認できた。

②「マスタに正しくITFコードが登録されてない時に起きる手動でマスタを変更する作業」を解決したい

どんな業務？

うちのチームで毎日発生する、物流センター(RDC)への商品入荷時、物流センターのWMS(倉庫管理システム)に登録されたITFコード(商品識別に使うバーコード)と入荷された商品のITFコードが一致しない場合、物流センターよりITFコードの変更依頼がFAXで送付される。データベース(IBM i)のITFコードを手動で修正し、修正データをWMS(倉庫管理システム)へ送信することで、商品の入荷が可能となる。

課題は何？

ITFのコード変更作業が面倒くさい理由としては、センターからの変更依頼がFAXで送信され、直接コピーペーストができず、手動でシステムに入力していることで作業性が悪いことが課題。

どうやって改善する予定？

FAXでの変更から、スプレッドシート等へデータを記入してもらう方式に変更し、RPAを利用して特定時間でデータ取り込み、マスタ変更、マスタ送信をRPAで行う。

実装案を踏まえヒアリングした。

実装案を説明した上で、同じチームメンバーに聴いてみました。

Q1:ITFでコードは入力された内容が自動反映されてしまいます。センター側で正しく記入してもらうことはできると思いますか。

①自動化じゃなくて一回チェックしたほうがいいと思う。
②センターに対し、グループ会社を通じて業務指示しなきゃいけないから、やるかやれないか以前に合意形成することが難しい。

Q2:もし記入された内容が誤っていた場合どのような対応が必要になると思いますか。
①作業エラーの内容をセンターに対し、逆回しで配信する必要がある。
②間違っていた場合のリスクの要件も考慮する必要がある。チェック機構が必要。

解決案の有用性の確認

技術的な問題はなく実装も可能だが、やはり他の会社との合意形成の話につながった。自動でデータ入力される側面は理解してもらったが、エラー発生した場合の連絡ルートなども視野にいれる必要があった。

まとめ

今回はヒアリングすることで別の視点から意見をもらうことができた。
もうちょっと深堀りできるような質問を作ることが今後の課題の一つ。
技術的な側面からいずれも実装は可能だと考えられるが。①の課題は有効性もあり、副次的なデータも今後活用できそうなので推進したいと考える。ただ②の課題は別の方からの意見でも他社への合意形成が難しいということが確認できた。