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デキる人になる仕事術3選

こんにちは。
今日は「デキる人になる仕事術3選」というテーマでお話しします。

今回はズバリ
①「ケモノミチ」を作る
②デスクトップをスッキリさせる
③ショートカットキーを5つ覚える

この3つをお伝えします。

皆さん,仕事いつもお疲れさまです。
「自分はなんでこんなに仕事ができないんだろう・・・。」と思ったことはありませんか?
何か失敗をしてしまったとき,叱られたとき,なんとなく気分が乗らないとき,
なんとなく気分がマイナスになってしまって,「仕事がデキない。」と自分を責めてしまうこと,
誰しもあります。
そういう私もです。

今回はそんなあなたに送るテーマです。
周りの人から「この人,デキる!」と思ってもらえるネタを3つ紹介します。
今回紹介する3つは,一時的なものではなく一生使えるスキルです。
これを実践しはじめた時には,意識して動かないとできないかもしれませんが,
1週間も続けると,「やらないと気持ち悪い!」という状態になり,
いつの間にか自然とできるようになってきます。
そしてその時が,「デキる!」と思われるときなのです。

あなたの仕事がよりスムーズに進み,心と時間の余裕が生まれることを願って,本題へいきましょう。

①「ケモノミチ」を作る
『ルーティン』という言葉がすっかり定着しました。
元メジャーリーガーのイチロー選手の打席に入る前の一連の動き
ラグビー 五郎丸選手のコンバージョンキック前の拝むような動きを含めた流れ
等が有名ですね。
ルーティンを作ることは,自分の気持ちを整えます。
ルーティンを作ることは,余計なことにエネルギーをとられません。
ルーティンを作ることは,集中力を高めます。
ルーティンを作ることは,毎日(毎回)行うことで自分の様子を計るバロメーターを作ることです。
プロスポーツ選手は,ルーティンを行って気持ちを整え,
高いパフォーマンスを発揮しているのです。

そんなメリットしかないルーティンは,社会人も使わない理由がないです。
ルーティンを作って仕事のパフォーマンスを上げましょう!

「いや,そんなこと言っても・・・・kishさん,毎日違う仕事があるんだから,ルーティンなんで無理でしょ。」
「スポーツの世界だからできるんですよ。」
と思われるでしょう。

でも,全員と言ってもいいぐらい,毎日決まった動きがある時間帯があります。
それは・・・・
『出勤したとき』です!

朝出勤したら,何をしていますか?
ロッカーに行って荷物を下ろす。
鍵を開ける。
窓を開ける。
ICカードをかざす。
パソコンの電源を入れる。

いろいろとあるでしょう。
これを,ルーティン化するのです。
それが,1つ目の「ケモノミチを作る」です。
※ケモノミチ(獣道)・・・獣の通り道。野生の動物が通ることによって自然にできる山中の道。
[デジタル大辞泉]
朝,出勤したら,目に付いたこと,気付いたことから取りかかっていませんか?
それは,考えて判断をしてしまっているので,100点とは言えません。
朝はできるだけ,考えることと判断することは取り除くことに徹します。

なぜか。朝は寝起き数時間しか経っていないため,体は目覚めていても,脳は完全には目覚めていません。その状態で考えて判断して行動しても,よい結果は生みにくいのです。
朝出勤したら,考えずに動き,体を動かします。
そしてそうやって体を先に完全に目覚めさせ,その過程で脳を目覚めさせていきます。
すると,朝の早い時間から体も脳も目覚めている状態にもっていけるので,
仕事の効率がアップするんです。

「じゃあどうすればいいの?」
その答えはこうです。
出勤した時の動きを決めましょう。
毎日,出勤したら「これだけは絶対やる。それが終わるまでは他のことに手をつけない。」と決めるんです。
ただそれだけ。たったそれだけです。
例えば私の例で言うと
①入り口の鍵を開ける
②パソコンの電源を入れる
③コーヒーメーカーをセット
④うがいをする
⑤パソコンにログイン
⑥コーヒーを入れる
⑦今日の会議の予定をチェック
⑧メールをチェック
という具合です。

人によってはこれほど多くないでしょう。または多いでしょう。
数は自分の状況によって調節してください。最低でも3つは欲しいですね。
脳を目覚めさせるために3つの動作をして,体を動かしてください。

コツは,「どんなことがあっても,絶対にこれ以外は朝やらない。」ということです。
このルーティンの中に,他のタスクを入れないでください。
リズムが崩れます。
リズムが崩れると,気持ちが整いません。
気持ちが整わないと,仕事のパフォーマンスが向上しません。

「やらないと気持ち悪い。」というレベルになるまでは,絶対に他のルーティンアクションを入れないでください。
人にもよりますが1週間程で慣れてきます。
そのときが,「デキる」人になったときです。

②デスクトップをスッキリさせる
2つ目は,パソコンでの仕事術です。
主にパソコンを使って仕事をする人向けです。
さらに私がwindowsを使っているので、windowsの話になりますが、
Macの方もさほど本質的な話は変わりません。

パソコンを使って仕事をしているあなた,
デスクトップはきれいな状態ですか?
ここでいう,きれいな状態というのは,
「ファイルは置いていない。」
という状態です。
あなたのファイルはきれいな状態でしょうか。

ワードやエクセル,パワーポイント等のソフトのショートカットはいいのですが,
そのファイルをデスクトップに保存していませんか?
例えば「○月定例会議議事録」等。
ファイルをデスクトップに置いているのは,整理整頓できている状態とは言えません。

なぜか。
システム上のトラブルが起きるから。そもそもダサいから,という理由もあるのですが今回は省きます。
私が言いたいのは,「必要な情報を取り出しにくいから。」ということです。
デスクトップにファイルがびっしりと並んでいる人。あなたの会社にもいないでしょうか。
いかにも仕事ができそうな人という感じですが,
実際のところはどうでしょうか。

その人は,
「○○の資料,見せてください。」と言われて,すぐ探し出せるでしょうか。
「ええと,どこにやったかな。」と一言。「ちょっと待ってね。」とさらに一言。
「今出せないから,探して後でフォルダに入れておくよ。」と結局後回しにされてしまう。

このような経験,ないでしょうか?
ゆっくりできる仕事ならいいでしょうが,ビジネスの世界は「速さが命」です。
「後で出す」なんて悠長なことを言っていては,ライバル会社にチャンスを奪われてしまうかもしれません。
そもそも,今見たい,今欲しいから聞いているんです。
後回しにされたら,頼んだ人の仕事が止まってしまいます。

探し物をしている時間は,何も産み出しません。生産性ゼロの時間です。

ではどのようなことをポイントにデスクトップを整理していけばいいのでしょうか。
まず,いかに情報を整理するか,という観点ではなく,
「いかに取り出しやすいか。」という観点でファイルをまとめてフォルダを作ります。
保存先はデスクトップ以外ならどこでも構いません。
スタートメニューを開くと「ドキュメント」フォルダがすぐにあるので,とりあえずはそこでいいでしょう。
もしくは,会社で共通のフォルダがあるなら,そこにしてください。

「フォルダはどのぐらいのまとまりで作ればいいの?」
答えははっきりとは言えないのですが,1つポイントをあげるとすると.
『自分以外の誰かが探しやすいまとまり』でフォルダを作るとよいでしょう。

例えばあなたが,「月別」にフォルダを作ったとします。
最終的に年度や決算終わりには,
4月 5月 6月 7月
と月だけ書かれたフォルダが残るわけです。

あなたは,ここから「夏のイベントに向けた企画書の下書き」を探そうと思います。
どこのフォルダに入っているか,即答できるでしょうか。
保存した自分自身が,分かりにくいまとめ方になっているのではないでしょうか。
夏のイベントだから7月でしょうか。それとも企画書なので6月でしょうか。下書き段階なのだから4月か5月かもしれません。もうこうなると,各フォルダを探していくしかありません。
あなた自信が分かりにくいのですから,そのフォルダを使って次に仕事をする人は,余計に分かりません。

例えば,「夏のイベント」や「企画書下書き」などと大きいフォルダを作り,その中に「○月」と小フォルダを作っていけばいいのです。
プロジェクトや行事,企画単位でフォルダを作ると分かりやすいと思います。
ここでやってはいけないことは,「ファイルを単体で保管すること」です。
「どこのフォルダにも入らないから,フォルダに入れなくていいや。」はやめてください。
そのうち,そのような迷子ファイルがフォルダからあふれて増えていき,結局たくさんのファイルの中から探し出すことになります。
また,「その他」フォルダを作ることもやめましょう。
これも同じ理由で,どこにも入らないファイルがその他フォルダにあふれ,探す作業が必要になります。

「検索ですぐ分かるからいいでしょう。」
という声が聞こえてきそうです。
確かに検索は便利ですし,それでほとんどの問題が解決するでしょう。
しかし,仕事を進めていくうちに.
「あれ? あのファイルはどんな名前で保存したっけ?」という状態になることがあります。
あれやこれや検索ワードを入れて探してもヒットしない。きっとこのフォルダのどこかにあるのになあ。
お気づきですか,その時間も「探している」時間なのです。

とにかくファイルはフォルダを作って入れる。
フォルダを作ったはいいけど,ファイルが1つしかない。
それでもいいんです。フォルダは人に見せるために作るものではありません。
自分が情報を探しやすいように,フォルダは作るんです。

そうしてできたフォルダは,ショートカットを作ります。
ショートカットならフォルダ本体ではないので,容量も軽いです。
右クリック→ショートカットの作成 をクリックすると,同じフォルダ内にショートカットができます。
それを「切り取り」して,デスクトップに貼り付けます。

この作業をしておくと,次ファイルを探そうと思ったら,
ショートカットキーをダブルクリックして,そのフォルダにとべばいいのです。

デスクトップはとにかく見た目少なく。
ショートカットも8個ぐらいまでに絞って作ってください。
情報をすぐに探し出せるスピートを体感できると思います。

ちなみに私は,「探し物は10秒以内」を自分ルールとしています。
自分がファイルを見たい時,
人に情報を求められた時,
10秒以内に探し出すことができると,
自分の仕事がスムーズに進むだけではなく,
「はやっ!」と驚かれて信用があがります。
情報を早く出せる人=情報の整理整頓をしている人
という一般常識があるからでしょう。その一般常識を大いに自分の印象アップのために利用しましょう。

でもここまでお話しした通り,やることはシンプル。
『自分以外の誰かが探しやすいまとまり』でフォルダを作るだけです。
ちまちまとした作業になりますが,そのちまちまをコツコツと積み重ねるだけで,
情報を探す時間が大幅に減ります。
これもまずは1週間,フォルダ整理をしてみてください。


③ショートカットキーを5つ覚える
最後に「ショートカットキーを5つ覚える。」です。

このブログをパソコンで読んでいる方,目線をキーボード左手前に落としてください。

CTRL(コントロール)キーがありますね。
そのCTRLキ―と周りのアルファベットを覚えましょう。

このCTRLの周り5つを制することが,あなたの仕事のスピードを大幅に短縮させます。

では紹介していきますが,体感しながら読めるよう,ワードやエクセルを立ち上げておくといいですよ

①CTRL と Z 
これは「戻る」です。文書を打ち間違えた時はBACKSPACEで消しますが,
戻りすぎて余計なところまで消してしまうこと,ありませんか? 
そんな時,このショートカットを押すと1つ前の動作に戻ることができます。
CTRLキーは押しながら,Zを押せば押すほど戻るので,好きなところで止めてください。

②CTRL と Y 
これは「進む」です。あまり使うことがないように思いますが,上の①Zとセットで覚えましょう。
「戻る」を調子よく使っていると,「戻りすぎてしまった・・・」ということがあります。それを1つ前に進めるのがCTRLとYです。①と②はセットで覚えてください。

③CTRL と C
これは「コピー」です。マウスを右クリックしてもできますが,ショートカットキーの方が圧倒的に速いです。
マウスを触る前に,CTRLとCを押しましょう。

④CTRL と V
これは「ペースト(貼り付け)」です。これも同じく③とセットで覚えてください。
コピーしてマウスだと5~6クリック必要なところが,ショートカットキーだと3つのボタンで済みます。
大量に作業をする時には,効果を大いに発揮します。

⑤CTRL と D
これは「コピー&ペースト」です。
意外と知られていないのがこのショートカット。
これは図を挿入した際に,大きな力を発揮します。
図を書いた後,同じものがほしい時,図を選択してCTRLとDを押します。
すると,図がちょっとずれてコピー&ペーストされています。
たったこれだけしか押していないのにです。
そして,このショートカットは,もう1つすごいところがあります。
1つコピー&ペーストした後,もう一度CTRLとDを押すと,
「1回目のコピー&ペーストの規則もコピーする」のです。
3つ目以降はCTRLとDを押すだけで,
コピー,ペースト,等間隔に並べる
までやってくれるのです。
これをマウスを使って手作業でしようと思うと,結構な労力ですよね。

以上,最低これだけ覚えておくと,仕事が速くなるショートカット5つでした。

他にもCTRL周りだけでもたくさんのショートカットがあります。
全て覚えるのは大変です。
私も全て覚えて全て使っているわけではありません。

使う頻度が多いのは,CTRLキ―周りのものばかりです。

ショートカットキーを覚えることで,あなたの仕事が必ず効率アップします。

ということで,今日は「デキる人になる仕事術3選」ということで
①「ケモノミチ」を作る
②デスクトップをスッキリさせる
③ショートカットキーを5つ覚える
を紹介しました。

ぜひやってみてくださいね。

そして,周りの人から「デキる」と思われるよう,まずは1週間続けてみてください。

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道徳の研究が好きです。     大学卒業→小規模校5年→中規模校7年→大規模校1年目。13年経験しても、道徳って難しいなと日々感じています。 700時間以上の道徳授業・講演。 「道徳がオモロイ!」をテーマに、授業づくりについて発信。 全国の先生に道徳を伝えることが使命です。