オフライン大会開催の手引き

きおす

初めまして、きおすと申します。
普段はポケモン剣盾のコミュニティイベントの運営・主催を行っています。今回は自分が「オフライン大会開催の手引き」について話します。主に、
- オフラインで大会を開いてみたい方
- 身の回りのオフライン大会に対して何か協力したい方
に向けて書いていきます。今後何かしらのコミュニティイベントに出る人は一度読んでおくと、そのイベントに参加した際になにかしら有益なアクションができるはずです。

今回のこの記事を書いた経緯ですが
"こみゅリポ Advent Calendar"という企画に参加させていただいた次第です。こちらの企画は普段大会を運営している人たちを中心に、運営のノウハウや心がけを記事にして発信するコーナーとなっています。
リンクはこちらです

こみゅリポAdvent Calendar 2021 Advent Calendar 2021

様々な大会運営に携わっている方の記事が更新中です。是非足を運んでみてください！

オフライン対戦会を開こうとする方へ向けて

オフライン大会は競技の場としては勿論ですが、プレイヤーの交流の場として非常に優れています。
そんなオフライン大会を開く方の参考になるのであれば幸いです。
あとは本記事を読みそうな方に向けてコミュニティの人間からの提案を置いておきます。

・大会を開くか迷っている方へ

大会を開く一番いいタイミングは大会を開くか迷った時です。とはいえ、オフライン大会は準備期間が長かったり、金銭的な責任が伴うケースが多く存在するため、特に経験が無い方は最初はオンラインの大会から開催すると良いでしょう。
さて、ここで苦労するのは人集めかと思います。まずは自身の「発信力」と「信用」を少しずつ積み重ねていってください。
「発信力」とは文字通り、自分の活動や意見をコミュニティに届かせる力の事です。大会を告知する際に誰かを頼るのも良いですが、自分自身の発信力がカギになってくるのもまた事実です。自身でブログを書いたり、配信を行う事で発信力は少しずつ大きくなります。
「信用」は普段の行動や大会の開催実績が該当します。動き始めの場合は何もない状態から始まるかと思います。ここに大きな不安を感じる場合は周りの大会が大会運営を募集していないかを調べてみましょう。もし、募集等しているのであればそこに所属し、そこで信用を積み上げつつ、発信力を付けていき、将来的に自身での大会開催を目標にすることが良いかと思います。

・既に大会を開いたことがあり、初めてオフ大会を開く人へ

オンラインの大会とオフラインの大会は全くの別物です。私自身が何かを申し上げても良いですが、まずはコミュニティ内にオフライン大会を開いたことがある人間が居るかを調べ、コンタクトを取りましょう。
可能であれば相談は必ずしてください。コミュニティ内に居ない場合は今後こみゅリポAdvent Calendar 2021 Advent Calendar 2021 にて”質問等ありましたら是非お気軽にお問合せください”みたいな文章が書かれた記事があるはずです。
聞くのは緊張したり恥ずかしかったりしますがあなたのイベント成功の糧になるはずです。それでは頑張ってください。
私は普段は質問等は軽～くしか返しませんが、しばらくはめちゃくちゃ丁寧に返すかと思います。質問等ありましたらお気軽にお問合せください。

・界隈のインフルエンサーや配信者の方へ

オフライン大会はファンミーティングとして行ってもよいと私自身は感じてします。ただファンミーティングを行うだけでは段取り等慣れていなければイベント自体が間延びしてしまうかもしれません。
もちろん自身が所属している事務所の方にイベント等の開催を依頼するのは勿論ですが、その際に対戦イベントを設けると参加者の誘導をしやすく、参加者のモチベーションにもなります。
・大会運営が未経験の場合
この時は事務所の人間は勿論ですが、界隈・コミュニティの人間を頼る事をお勧めします。自身で大会運営などを行った事が無い場合は、対戦コミュニティに大会運営経験者が居ないか探しましょう。
大会運営は技術職です。出先での配信は家でやる配信とはまた異なった状況ですし、実際に経験している人間がいるのであれば迷わず頼る事をお勧めします。
また、対戦コミュニティの大会運営者を育てることはコミュニティの強化にも繋がります。プレイ人口の増加は対戦ゲームにおいて必要不可欠な成長要素であり、大会はそれに一役も二役も買う事ができます。
加えて、大会運営者へのサポートは非常に大切な事ですが、それ以前に運営する大会が無ければなりません。配信者がコミュニティ大会運営者に依頼をするという事はそれだけでコミュニティを強化し、コミュニティが強化されるという事はあなた自身にとってより良い界隈へと成長していくはずです。
あなた方の依頼を待っている大会運営は多く居ます。私もその一人です。お待ちしております。

開催の手順

ではさっそくオフ大会運営には何があるかを確認していきます。

1.運営を集める

まずは大会を一緒に運営する仲間を集めましょう。オフライン大会はオンラインの大会と違って実際に参加者の対応を行ったり、自分の用事（トイレや買い物）が出来た時に会場に他に頼れる人が会場に居なければいけません。
人選は友人や知り合い、ストリーマーなどで構いません。一緒に大会を運営する人を探すのが第一歩です。

・役割分担
運営を集めるメリットにはみんなで仕事ができる事があげられます。きちんと誰がどの仕事をやるかを割り振り、効率良く仕事を進めていきましょう。

2.参加者を決める

大まかな大会の方針や大きさを決める最初のステップです。僕がいつも考えている事としてはめちゃくちゃ大まかな参加者のステータスとかなり細かい参加者のステータスを考えています。
以下の例は自分がオフ大会をやった時の物です。

・おおまかな参加者象
ポケモンシングルバトルが好きな人
・細かい参加者象
シングルバトルの順位は大体上位10%~20%くらい、普段から自分の放送を見てたり自分の大会に参加してくれてて、都内に住んでいる学生。最近ポケモンバトルを始めたため知り合いが少なく、オフ大会も初めてだから勝手があまりわかっていない。

どういった人間を対象に大会を開くかを考えます。「大まかな参加者象」は無意識に考えるとは思うのですが、細かい参加者まで考えるのは多分意識しなければやってる人はそんなにいないのかなと思います。
ここまで考えるともし「大会に一工夫加えたいな」とか、具体的にどういう物が参加者にとってあったら嬉しいだろうと悩んだ時にこの「細かい参加者象」に合う物をデザインするといった事が回答になってきます。

ここらへんを考えつつ規模もやんわりと考えていきます。
（会場の大きさに左右されることもあるので固め過ぎない事もだいじだったりします）

3.ルールを決める

ルールを決めます。先ほど考えた参加者に合うルールを決めましょう。
ここは扱うゲームによって変わってきそうです。

4.スケジュールを決める

大会までの日程表を作りましょう。まずは大まかにいつ頃大会を行うかを考えます。大会開催日から逆算してどの業務をいつまでに行えばよいかを考えます。

※会場の都合にも左右される
会場を使うためには会場責任者と連絡を取り、打ち合わせを行う必要があります。使用する会場によってはこの項目は5の後に来ます。

集める人数にもよりますが、準備期間は長ければ長いほど良いです。
基本的に学生アルバイトや仕事の休みを一か月前に入れることを考えると大会開催一か月前までには告知、告知前までには大会の準備のほとんどを終えている事が理想ですので三か月スパンくらいで考えるようにしています。
会場もそれなりの所であれば三か月前くらいから予約が開始される公民館が多い気はしますね。

5.会場を決める

会場を決めましょう。
選択肢としては
・ゲーミングスペース
・区市町村で運営しているホール、区民間
・会議室
など色々あります。基本的には速ければ速い方が望ましいです。
ただし予約は3か月前からなどの規則があったりもするのでここはきちんとリサーチを行うべきでしょう。
2,3,4で決めた参加者、ルール、スケジュールも考慮しながら会場を決めます。
・ゲーミングスペース
ちょっと値段は高めだけど設備がちゃんとしてて良い
・区市町村で運営～
めちゃくちゃ安いです。ただし、設備が充実していないため必要であれば、パソコンやポケットWi-Fiなどが必要となってきます。
あとその地域の人しか借りられないなどの誓約があったりもします。注意が必要です。
・会議室
値段の幅は広いですが基本的には少人数向けです。

6.告知をする

会場の予約が無事完了できたら告知を行います。告知の媒体は
・Twitter
・自信の配信活動
・友達が何らかの活動をしてたら協力してもらう
・サークルなどで連絡
などがすぐ思い付きましたが他にも色々ありそうです。

この際にイラストなどがあるといいかもしれません。きちんとした団体であればお金を払ってイラストレーターに頼むと良いかもしれませんが、スタートアップの際には友達に頼むなどでもいいかもしれません。

告知では、
・イベント開催日
・受付日時
・ルール
の発表を行います。

7.参加を受け付ける

参加を受け付ける際には早めに開始することをお勧めします。加えて以下の事を忘れないようにしましょう。
・参加申請締め切り
・キャンセル申請締め切り
以下の2つは明記した上で参加を受け付けます。
また、この際に参加者の管理をする必要がありますが、お勧めとしてはいくつかあるので紹介しておきます。

・Google申請フォーム&スプレッドシート

無難です。自由の幅が効くので結構なんでもできます。

・Tonamel

なんとこちら、参加者の登録は勿論ですが大会のルール告知も可能ですし、戦績の管理も行えます。
大会運営をするにあたって必要な要素が全て詰まっています。
先日こちらのツールを用いてオフライン大会の運営をしましたが非常に便利だったので強くおススメしておきます。

8.前日までの準備をする

ここまで済んだら後は当日に向けて準備をします。なるべく事前に済ませておきます。やる事としては、

・参加者の確認、管理
・当日の進行手順の確認
・当日収集するデータの確認、申請フォームの作成
・当日のタイムテーブルの作成
・対戦カードの決定
・行うのであれば放送手順の確認
・名札を配るのであれば準備、印刷

などがあります。他にもゲームに合わせて必要な物は変わってくるためきちんと確認しておきましょう。

また、オフ大会時間は短いに越したことがありません。準備期間中に時間を短くする工夫を考えたり、当日どのように動くかをイメージしておくのをお勧めします。

9.当日の運営をする

・椅子や机、機材のセッティング
机や椅子、必要であれば機材のセッティングを行います。
大会当日に一番最初にする仕事はこれです。早く来た参加者に手伝ってもらうのも良いでしょう。

・大会が長引かないように
人数が多ければ多いほど大会の時間は長引きます。対策としては以下の方法があります。

・制限時間を守らせる
- 一斉に対戦を始めさせる
主催が声を掛けて一斉に始めさせます。すると全体の時間を測りやすくなります。
- 試合毎の時間を測るようにする
一試合ごとに制限時間を設けておきましょう。事前に周知させておくことで参加者側も時間を意識しながら対戦を進めるようになります。長引いた際の処理を前もって決めるのも忘れずにしましょう。
・出場時間を守らせる
時間が長引けば途中で抜ける人（トイレやコンビニ）も居ます。そういった人が対戦にスムーズに移行しやすいように前もって時間を告知しておきましょう。
- タイムテーブルの告知をしっかり行う
当日はもちろん事前にタイムテーブルを告知しておくのも重要です。
- その場にいる人に先に戦ってもらう
居ない人は後回しで良いと思います。前もって要項に書いておきます。

10.事後処理

・次の大会に繋げる

大会が終わったら後日やっておくと良いことがいくつかあります。

・結果発表
大会の結果を発表します。ゲームのスクリーンショットなどが適しているかもしれません。この結果発表はプレイヤーの為だけでなく、大会そのものの実績となるので次回の参加者を集めやすくなります。
・運営仲間と反省会
良かったところや悪かったところ、準備不足だった点だけでなく、あって良かったものも上げておきましょう。ここだけの話一番最後を見落とさないのがよりよい運営のコツです。
・次回の告知
上手く行ったら早いうちに次回はいつやるかを告知しておきましょう。

以上になります。

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