【送別会幹事業務の決定版】

送別会幹事業務のチェックリスト

今回、職場にて””大変ありがたく””送別会幹事を任命されたことを受け、
今後似た機会が訪れた際に、再度「何やったっけ？？」とならないように、要点を纏めたいと思う。

主に抑えるべきポイントは以下内容と思慮。
①実施日
②お店の選定
③事前周知
④会の進行

①実施日について

これはもちろん主役が不参加はあり得ないのだから、最も先に確認すべき
である。
送別ということで、異動に伴うものであれば、業務の引継ぎ・引き渡しや
引っ越しを伴うものであれば、その日程も踏まえたい。
（近場の異動や引っ越し作業で戻ってきているのであれば、異動後の日程
も選択肢に入ろうものと考える。）

その上で送る側の代表として、直属の上司の参加もマストであろう。
この２名が参加可能な日程を踏まえ、担務内で日程調整をかける。
（基本的には水曜以降の実施の方が、気が軽いと感じる。）

②お店の選定について

これは主役の要望を反映させるパターンもあれば、特段主役に聞くこと
なく、幹事が主体的に決定するパターンもあろうと思う。
今回、後者のパターンで決定することとしたが、とはいえ自分は飲み屋に
明るくないことが悩みのタネであった。

そこで、飲み歩くのが趣味？の先輩から、職場近辺の飲み屋リストを
いただき、その中から決めることとした。

お店の選定に関しては、以下のような項目を検討した。
・食べ物の豊富さ
・お酒の豊富さ
・値段
・職場および駅からの距離
・座席の形態
上記の項目をそれぞれ「５・３・１」点で分け、それらを掛け合わせ、
そこに喫煙可否で「１・０」点を乗じて、最終的な点数が最も高い店
が会場に決定した。

いわゆる、「データドリブンな居酒屋決定」である。
各項目の点数配点は極めて独断と変形が混じった主観的なものではあるが、
定性的に順位付けすることで、「やっぱりあっちの方がイイかな？」と
のらりくらりと迷うことがない。
つまり、感情に左右されず無駄な時間を費やさない。

お店が決定したら、後は予約するだけである。
定時後の３０分～１時間後スタートで人数分予約するだけである。
万が一予約がいっぱいとなっていたら、第二候補のお店に決定する。

③事前周知について

あとは参加者へ実施日・開始時間・集金の連絡をする。
これに加えて、当然お店の名前とウェブサイトのリンクを添付する。
こうすることで期待感を付与することを忘れてはならない。
また、お店の立地（駅から徒歩何分か）も記載すると気が利くだろう。

ここで、面倒なのが集金である。
ここでは、主役からはもちろん集金しないということ、
職位に応じて金額に傾斜をつけることに忘れてはならない。
また、集金のしやすさの観点から１０００円単位で分けるのが
ベストだが、次点で５００円単位でもよいだろう。
送別会実施までに全員から徴収しておくのが理想だ。

また、当日の送別会進行に際して、役職者および主役から、
一言挨拶をいただくタイミングがあろうと考えられるので、
あらかじめ、その旨を連絡しておくことで、当日グダることを
防げるだろうと考える。

その他、開催の２～３日前にお店側に再度予約内容が正しいか
確認することも忘れてはならないと考える。

④会の進行について

残すは本番だけである。
一般的には以下のような流れで進行するらしい。
・開始の挨拶：幹事
・乾杯の音頭：一番上の役職者
・食事の案内：幹事

・送る側の挨拶：直属の役職者
・送られる側の挨拶：主役

・締めの挨拶：幹事
・終わりの言葉：上から二番目の役職者
・一本締め：幹事
※場合によっては二次会へ

上記で送る側の挨拶は、ラストオーダーの３０分前くらいが
ちょうど良いらしい。
また、幹事として周りに気を配り、食事やお酒を注文して
皆が盛り上がれるようにサポートするのも非常に重要であろうと
考える。

会計に関しては、ラストオーダーが終わったタイミングを
見計らって、ささっと済ませておき、速やかに解散or二次会
の流れを構築させる（グダらせない）。
会計後の程よいタイミングを見計らって全員分のお冷も準備
しておくと、スマートであるらしい。

その後、最終的に退店したならば、一本締めでキリよく終わらせるのが
理想と考えている。
後は流れで有志が二次会に行く、という形になろう。
（二次会先まで用意していれば完璧だろうが、ここまでは求めないこと
とする。）

その他

後日、参加者全員に感謝メールを送り、会計報告を済ませれば
ようやく任務完了となり、重責から解放されることとなろう。

以上の流れで今後も準備しようと思う。
まだこれを書いている次点で本番を迎えてはいないが、
失敗事項等あればＰＤＣＡを回して次は間違えない、
という気概で挑みたい。
（できればそう何度もやりたくないが）