証憑書類③納品書 - 事務職と管理職とIT#24

普段、納められた商品と一緒に入っている書類が「納品書」です。この納品書も取引の証拠となる大切な書類です。今回は納品書についてお話しています。

納品書
仕切り書
入日記
仮伝票
出荷案内書
計算書
などの書類を事務さんであれば目にしたことがあると思います。

普段、いろんな書類を処理されていると思いますが、重要性、それぞれの違いや納品書とはどんなものか、今一度確認をしてみてください。

納品書とは

納品書は発注者に商品やサービスを納品するときに発注者に発行する書類です。特に、義務的なものでもなく法律に定められた形式があるわけでもありません。

ではなぜ、発行するのかと言いますと、発注者に取引の内容・条件を今一度確認してもらうためです。

仮伝

概ね見積書と同じ内容になるはずなんですが、価格に変更が生じる場合など、価格が入っていない納品書が発行されることがあります。それを「仮納品書」または「仮伝票」と言います。

仮伝（かりでん）は金額が入った正式な本伝票（本伝）が届いたら差し替えられます。

金額が入った納品書が大切

金額のほかに発行日付（計上日）、商品名や規格、型番、数量、単位（入り数）も重要です。

納品書＝納めた証拠として扱われますので、企業間の取引で主に取引されている”合算請求”において納品書は必ず必要になります。納品書は発行と同時に自社管理用の”控え”も必要です。

【合算請求】
取引先と定めた期間分に納品した金額をまとめて請求するやり方。納品の度に請求して入金してもらうのはお互い大変です。だいたいは一カ月ごとに合算請求書を発行します。

請求する側は納品書の控えや売上データを合算して一か月分の金額を請求しますし、請求される側は手元の納品書と照らし合わせて金額を確認します。

また、納品書は複写やセットになっていることが多く、代金の請求書や受領書と一緒になっている場合があります。納品したときに相手に受領のサインをもらったりすることもあります。この複写セットを「仕切り書」と言います。

”今回限り”の取引には仕切り書を用いることがあります。

受領書

仕切り書に限らず、納品書と一緒に受領書が送られてくる場合があります。納品内容を確認した証拠となりますので、受領書は先方に返信しましょう。
返信用封筒が入っていればそれを使用したり、FAXや直接の手渡しでも良いです。

頻繁にやり取りがある場合は、一定数まとめて返信すると受け取る側も助かります。

納品書は基本的には「納品内容の明細確認」のための書類です。
たまに「納品書兼請求書」もありますが、お金の請求や、支払いに用いる伝票ではないので、受け取った側は、購入した商品（仕入）、金額、数量に間違いがないか点検して、チェック印を押して、経理などにこの伝票を回してください。請求書が届いたら、代金を支払いますので、その際に納品書と照合してください。

納品書は会社によって違う呼び名がある

その他に納品書と似た役割の、「入日記（内容明細）」「出荷案内書」「計算書」という表記のものもあります。

企業によって呼び方が違いますので、役割としては同じ場合や異なる場合もあります。肝心なのは証憑としての役割です。

取引先の事務さんに伝票が欲しいときに、「納品書」で伝わらない場合も稀にありますので、伝票が欲しい場合は、

”「明細（商品・数量）に金額と日付」が入った伝票をください”

と伝えると相手の様式で伝票がもらえるはずです。

まとめ

事務のお仕事では常識とされる納品書ですが、企業や業界によって呼び名や管理が異なる場合があります。ただ、原則的なものは変わりません。

・納品書は納めた内容（商品、条件）を表すもの
・日付や金額が入ったものが正式な伝票
・納品書だけでは請求や支払いは発生しない
・控えの管理が必要
・受領書は返信する

慣習に沿った処理だけではなく、証憑として正しく扱う事を心がけるとお仕事の質がより良くなっていきます。

以上、最後まで読んでいただきましてありがとうございました。

次回もよろしくお願いします。

次回は請求書についてのお話です。

前回は見積もりについてお話しています。
興味がありましたぜひ読んでください。