戦慄の永田町GRID～RPA勉強＆LT会！vol.17の受付チームの知られざる戦い
この記事はRPACommunity運営メンバーからの・・・ Advent Calendar 2020の１２月３日の記事として書かれています。ＲＰＡコミュニティでは今年はこのアドベントカレンダー企画をやっています。
運営メンバー主体のカレンダー：RPACommunity運営メンバーからの・・・ Advent Calendar 2020
誰でも参加できるカレンダー：RPACommunity：RPAに関するよもやま話 Advent Calendar 2020
プロローグ～オフラインイベントの座席案内
・・・・・予感は確かにありました
・・・・・しかし、あそこまでの事が起きるとは
誰も思っていなかったでしょう。
コミュニティの通常イベントとしてはRPACommunity「本体」と言われていた東京のRPA LTはたくさんの人があつまる勉強会イベントです。２０１９年に開催された「本体」では１月のSoftbank汐留キャンパスで行われた１月のvol6がconnpass申込者総数で１３１人、２月のInspired.Labでのvol7が１２８人、３月のウィングアーク１ｓｔでのvol8が１５０人、４月のCOFFICE門前仲町のvol9が１１６人、５月から４連続で開催された丸の内バカンスでの開催が１４４人、１３１人、１５３人、１０１人と常時申し込み人数が100人を超えていました、その次とその次が１００人を切りましたが、平均して１００人を超えるオフラインイベントというのはなかなかありません。そんな大きな勉強会イベントを行うには会場確保がものすごく大変だと思いますが、会場準備や受付を行うほうもまぁまぁ大変です。
RPACommunityの受付は比較的簡便な方式を使っていますが、それでも参加費を徴収し、お菓子と飲み物を参加者に渡し、座席に案内するという作業は意外にたいへんだったりします。開始直前の大行列をスムーズに受付・案内するのはもちろんのこと、開始後に遅れて参加された参加者たちを空いている座席に案内することも必要で、これがそれなりに大変です。だいたいはほぼ満席になるので、空いている席を探して、参加者が常連っぽいのか、初参加っぽいのか、女性なのか男性なのか、若いのかそうでないのか、そういった個々のパーソナリティーを見分けながら、気持ちよく座関に座れるように案内するのはとても大切な事です。懇親会までの２時間を立ったまま過ごさせるわけにはいかないのです。
Load to 永田町GRID
そんな毎回毎回大人数が参加してくれるRPA LTなのですが、ぞの状況がさらに加速したのは２０１９年１２月１７日に大手町のパソナさんの会場TRAVEL HUB MIXで開催されたvol１６でした。この時は直前に新たに発表され話題となっていたMicrosoftさんのRPA、PowerAutomateが発表された中でのPowerAutomate特別企画です。久しぶりに１５０人近い参加申込がありました。
この時のパソナさんの会場はいつもと違って縦長の配置でした。会場設営では申込者よりもちょっと少ない１２０人くらいの座席を用意しました。
これって実は大事な事で、あまり余裕をもってたくさんすぎる座席を用意すると、日本人の恥ずかしがり屋の特性のせいなのか、イベントが開始しても前のほうの座席が空席になってしまうという少々さみしい現象が起きてしまいます。ですから最初は少し少なめに席を用意して、まずは前のほうの席から満席にして、前のほうの席まで満席にしてから不足したzぶんだけ後ろに座席を追加する・・・・というのが大事なのです。
・・・・このVol16がいつものRPA LTと違ったのは、当日キャンセルの少なさでした。実際の参加者は申込者数よりも１～２割くらい少ないのが通常なのですが、この時はほぼ欠席者はいなかったで、座席追加や、会場の横にあったソファー席に案内したりして不足分を補いました。あのときのPowerAutomateの注目度合いはそれくらい高かったのです。
・・・・・そして次の開催であるRPA LT Vol17もPowerAutomateの特別企画、しかもメインスピーカーはPowerBI王子のセカンドファクトリー清水さんです。今回もたくさんの参加者であふれかえることを考えると、ますます期待が高まります。
・・・そして会場は自分が何回か参加させてもらっているGiaxさんの会場「永田町GRID」の会場に決まり、connpassです。わくわくしないわけにはいきません。
開催直前まで～予感
Giaxさんのイベントスペース永田町GRIDには複数の会場スペースがあります。自分がいつも参加していたイベント会場は地下にある５０人規模くらいの会場でしたが当日の会場はビルの６階にある２５０人まで収容可能な大きなスペース「ATTiC」です。（普通に借りたら３５万円です）。１時間くらい前に会場入りして準備を始めました。大手町バカンスと同じような横長の形をしたとってもかｋっこいい会場ですが、全体的にひとまわり大きな感じです。
会場は上の平面図のようになっていて、右側がセミナールーム、左側は休憩ゾーンのようになっています。当日は左右の部屋のパーテーションはは外していて一体的に使えるようにしていました。セミナールームにはテーブルをつきで１００人少しくらいの収容人数になり、テーブルを取り除いて椅子だけ並べると２００人といった感じになります。参加者はエレベーターから廊下に出て右下のドアからセミナールームに入ることになります。左の部屋にソファーやテーブルなどのほかにモニターがありセミナーの内容を見ることが出来るようになっています。そして奥（図の左下）には倉庫があって追加用のパイプ椅子なんかが収められています。かなり充実した設備です。
当日のイベント参加申込数は約２００人。２００人と言えば２０１８年の９月に代官山近くのCARATO71の螺旋階段会場で行われた伝説のvol５以来の大人数です。PowerAutomate人気おそるべしです。
・・・とはいえ例の原則もあるので人数分まるまるの座席は用意しません。最初に用意したのは会場の右側のセミナールームに約１５０席くらい・・・・初めから設置されていたテーブルと椅子の後ろ側に追加の椅子席を追加して準備しました。そして受け受付の設営も同時に行います。いつものように受付の横に受け取ったビールやお菓子、そしてノベルティを並べて・・・・それが終わったらまぁいったんは会場準備完了です。
当日の受付は自動受付方式を試していたので受付側も大変そうです。
・・・すこし穏やかな時間をすごしながらもやってくる参加者の人達を待ちました。
受付ピーク～異変のはじまり
受付時間がやってきたので参加者が次々に会場に入ってきました。あたらしい受付方法もまぁまぁこなし始めて、だいたいはうまく受付が流れてゆきました。だんだんと参加者が席につき、少し後ろくらいの席から会場が埋まっていきましした。最初のほうは席にも余裕があるので案内も全く必要がありません。受付場所に置かれたビールやお茶、RPACommunity名物のうまい棒を渡して、いただいたりしたノベルティを案内してから、座席のほうに向かってもらう～これの繰り返しです。
いつもとちょっと違うのは、受付の波があまり途絶えずに、いつもよりも早めに座席が満席に近づいて行ったことです。ふと気が付けば全座席の８割くらいまで埋まってきていました。奥のほうの休憩スペースのほうにも参加者があふれてきました。おおよそ８割埋まると会場の後方からは空いている席が見にくくなってきます。そのままでは案内する先がわからなくなってしまうので、ステージ側のほうに行って会場を俯瞰して空席の場所とおおよその席数を確認します。それで得た情報を元に参加者のタイプを考慮しながら受付で「あちらの前方がまだあきがありまーす」のような案内を行っていました。・・・・・それでもまだまだこれくらいは毎回あることです。
しかしながら開始時間が近くなってくると、さすがに満席になりそうになってきたので、会場の一番奥にある倉庫からもってきたパイプ椅子を並べ始めました。何回か追加しても、次々に埋まる状態だったので奥の休憩スペースにも椅子を並べ始めました。
止まらない参加者の波
しかしながら全然会場に入る参加者の勢いは止まる気配がありません。オープニングが始まった時間あたりには、その席も早々に埋まってしまいました。いつもはなかなか埋まらない最前列の席ですら、残りはあとわずかという感じになってきました。しかたがないので次々に倉庫の奥からさらに椅子を持ち出してならべました。パイプ椅子だけでなくいろんな椅子が並び始めました。
・・・・その結果、新たな問題が発生してしまいました。
それでもまだ、休憩スペースのほうにはわずかながら空きがあったので、会場後方を通ってもらって奥のほうに進んでもらっていたのですが、会場後方に席を置きすぎた関係で通通路が狭くなり、すでに座っている参加者にどけてもらったりしないと左右の部屋の往復が難しくなってしまいました。仕方が無いのでいったん受付を済ませた新たな参加者は、再び廊下に出てもらって、廊下を通って左側の部屋に入ってもらうという「迂回」をしてもらいました。その左側の休憩スペースにあった残り少ない座席もあっという間に埋まってしまい。気が付けばソファーもテーブルもすべて埋まってしまっていました。もう置く椅子もほとんどなくなって、壁際にあった背の高くて座面の狭いバーカウンター用の席とかまで動員し始めました。まさに歯磨き粉のチューブは絞り切った状態になってしまいました。
最後の聖戦
もう残された道は、会場内のほんの少し残された点在する空席を探しまわって、案内するしかなくなってしまいました。空席を見つけて、スムーズに参加者を案内するのはこの状況ではとても難しくなります。しかも受付から遠い奥の休憩スペース側の空き状況は受付をした入り口付近からはわかりません。ここではなっちさんが協力してくれて、奥のほうの状況を手の指で教えてくれるようになりました。さすがバブルを経験した世代の連携です。まるでいにしえの東京証券取引所の「場立ち」のように指で会話して、参加者を的確に空いた席に案内してゆきました。
そうやって巧みなコンビネーションで確実に空席を埋めていきましたが、それでも限界というものはあります。新たに会場に来る参加者のペースも徐々に減ってきているとはいえ、席を探すのにも時間がかかるようになってきました。・・・・もはや終わりの時が見えてきました。
・・・・あぁっ もう立ち見もやむを得ず・・・無念
思わず映画「八甲田山」の高倉健のごとく天を仰ぎました（←嘘）
終焉
・・・ようやく人の動きが止まりました。もう駄目だと思った時くらいに受付の波が完全に途切れました。周囲を見ると「最後の手段」であった座りにくいカウンター席にも何人か座っている人がいました。
・・・・・・本当にギリギリでした。
何とかvol１７では立ち見の人も、座れなくて途中退場する人も出ることなく無事に開催することが出来ました。会場案内ばかりで途切れ途切れにしか聞けていませんでしたが清水さんの話も素晴らしかったです。「２５年の崖は飛び越えられない・・・だって崖だもん！」的なたとえ話もわかりやすくて腹落ちする話でした。きっと会場の皆さんも満足されたと思います。少なくとも懇親会でお話をした人たちの満足度は高かったようです。
自分はこの素晴らしいイベントを企画したわけでも、準備をしてきたわけでもありません。ましてや素晴らしいお話をしたわけでもないです。・・・それでもこのイベント開催のために少しだけでもお役に立てたと思うと誇らしい気持ちでいっぱいでした。
今年はこのイベント以降、RPACommunityとしてはオフラインの大規模のイベント開催はコロナの影響で開かれることはありません。今後も急激にこの状況がなくなることも難しいでしょう。そんな「最後」の大規模開催の小さな思い出を思い起こす年末です。
明けない夜はありません
またこういった素晴らしいイベントが開催されることを心から願っています。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？